Zgodnie z treścią art. 174 Kodeksu pracy, na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Urlop bezpłatny jest zatem, jak wskazuje na to jego nazwa, okresem za który pracownikowi nie przysługuje co do zasady żadne wynagrodzenie, nie musi przy tym świadczyć jakiejkolwiek pracy na rzecz swojego pracodawcy – pozostaje jednak nadal w zatrudnieniu. Urlop bezpłatny jest okresem, w którym, mimo trwania stosunku pracy, ulegają zawieszeniu wzajemne obowiązki i uprawnienia stron tego stosunku (świadczenie pracy oraz wypłata wynagrodzenia). Jeżeli zatem pracodawca na wniosek pracownika udzielił mu urlopu bezpłatnego, a jednocześnie strony umówiły się, że pracownik będzie w tym czasie wykonywał część swoich dotychczasowych obowiązków, to nie doszło do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego. Zgodnym zamiarem stron było bowiem dalsze wykonywanie przez pracownika tej samej pracy na rzecz pracodawcy, tyle tylko, że w ograniczonym zakresie.
Z powyższego wynika, że urlop bezpłatny nie może zostać udzielony częściowo, tj. nie może istnieć sytuacja, w której zmniejszamy etat czy wynagrodzenie pracownika w ramach takiego urlopu. Dodatkowo urlop bezpłatny jest udzielany wyłącznie na wniosek zatrudnianej osoby (wniosek w formie pisemnej) – pracodawca nie może postanowić bez wiedzy pracownika o udzieleniu mu omawianego urlopu. Pogląd taki został zaaprobowany przez sąd apelacyjny w Białymstoku, który w wyroku z dnia 12 lutego 2013 r. (sygn. akt III AUa 677/12) stwierdził, że udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego, bez jego wniosku, z przyczyn związanych z trudnościami ekonomicznymi zakładu pracy i jednoczesne świadczenie przez pracownika pracy, choćby w mniejszym wymiarze, skutkuje uznaniem, że w rzeczywistości nie doszło do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego. Wniosek o udzielnie omawianego urlopu nie musi zawierać żadnego uzasadnienia – Kodeks pracy nie przewiduje bowiem, aby taki element był obowiązkowo zawarty w piśmie składanym przez pracownika.
Udzielenie urlopu bezpłatnego nie oznacza jednak, że pracownik nie może w ogóle świadczyć jakiejkolwiek pracy. Treść art. 174[1] KP przewiduje bowiem, że za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. Okres tak udzielonego urlopu bezpłatnego wlicza się przy tym do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.
Tak naprawdę o tym, czy urlop bezpłatny zostanie udzielony wnioskującemu pracownikowi decyduje wyłącznie jego szef. Nie ma on obowiązku uwzględnić składnego wniosku urlopowego. Ważne jest przy tym, że zatrudniony nie korzystać tym zakresie z jakiejkolwiek ochrony prawnej – nie może skutecznie dochodzić swoich praw, jeśli pracodawca nie zechce udzielić mu takiego urlopu (przeciwnie zatem, niż w przypadku odmowy udzielenia urlopu wypoczynkowego, który przysługuje zatrudnionym z mocy samego prawa). Z drugiej strony część przedstawicieli doktryny uważa, iż odmowa udzielenia urlopu bezpłatnego wnioskującemu pracownikowi stanowi naruszenie praw pracowniczych przez pracodawcę, co jest jednoczesnym naruszeniem art. 8 KP.
Na zakończenie ostatnia ważna informacja – okres urlopu bezpłatnego jest ustalany w sposób dowolny. Ustawodawca nie określa ani minimalnego, ani maksymalnego okresu czasu takiego urlopu. Decydująca jest zatem wola wnioskodawcy.
