W niektórych sytuacjach pracownik może nie skorzystać z przysługującego mu urlopu – dotyczy to przede wszystkim rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zgodnie z art. 171 KP, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Pamiętajmy, że pracownik przywrócony do pracy orzeczeniem sądu nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego za okres pozostawania bez pracy określony w art. 51 § 1 KP. Po ustaniu stosunku pracy pracownik nie ma interesu prawnego w ustaleniu, że nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w naturze. Może bowiem dochodzić na podstawie art. 171 § 1 KP ekwiwalentu za nie wykorzystany urlop.
Szczegółowe reguły dotyczące sposobu ustalania należnego pracownikowi ekwiwalentu możemy znaleźć w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. – w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z powyższym aktem prawnym, ekwiwalent ustalamy z wyłączeniem jednorazowych lub niepowtarzających się wypłat za spełnienie określonego zadania lub za oznaczone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy, a także za czas niezawinionego przez pracownika postoju w świadczeniu pracy, nagród jubileuszowych, wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej, odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych, wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Pierwszym krokiem do obliczenia ekwiwalentu jest dokładne określenie przysługującego pracownikowi miesięcznego wynagrodzenia. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7 rozporządzenia, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:
- dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik, o którym mowa w § 19 rozporządzenia, a następnie,
- dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
- mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Zgodnie z § 19 rozporządzenia, współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
Jako ciekawostkę warto dodać na zakończenie, że przychód z tytułu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, wypłacony po ustaniu stosunku pracy, będący podstawą wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, uwzględnia się w podstawie wymiaru emerytury w roku, w którym został faktycznie uzyskany (por. wyrok sądu apelacyjnego w Szczecinie z 18.03.2010 r. sygn. akt III AUa 45/10).
