Już na początku warto zaznaczyć, że pisemne wezwania do zapłaty są w dużej części tak skuteczne, że wierzyciele z powodzeniem realizują swoje roszczenia – ostatecznie zatem, zobowiązania są realizowane. Pamiętajmy jednak, że dobrze skonstruowane wezwanie do zapłaty musi charakteryzować się pewnymi elementami, dzięki którym dłużnik zechce spełnić swoje świadczenie bez konieczności kierowania sprawy do sądu.
Zgodnie z treścią art. 476 Kodeksu cywilnego, dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to wypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Z powyższego wynika zatem, że wezwanie do zapłaty jest jednak czynnością konieczną w dochodzeniu należnego świadczenia od dłużnika. W praktyce, jeżeli dłużnik nie zareaguje w żaden sposób na otrzymane wezwanie do zapłaty (a wiemy, że zostało mu ono doręczone), pismo powinno zostać dołączone do pozwu – sąd ma wówczas wyraźny dowód na to, że wierzyciel próbował rozwiązać spór jeszcze zanim zdecydował się na drogę sądową i uczynił zadość wymaganiom powyższego przepisu. Ciekawostką jest wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 października 2001 r. (sygn. akt I CKN 323/99), w którym to Sąd ten zauważył, iż faktura, w której określony został termin jej płatności, sporządzona przez pracownika wierzyciela, do którego obowiązków należało dokonywanie takich czynności, jest wezwaniem do zapłaty w rozumieniu art. 455 KC.
Zgodnie z powyższym przepisem, jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. W myśl przytoczonej regulacji, termin spełnienia świadczenia wyznacza przede wszystkim treść zobowiązania. Termin ten może też wynikać z właściwości zobowiązania. Jeżeli nie można go oznaczyć według pierwszego lub drugiego kryterium, to wówczas zobowiązanie ma charakter bezterminowy. O przekształceniu takiego zobowiązania w zobowiązanie terminowe decyduje wierzyciel przez wezwanie dłużnika do wykonania.
Należy przy tym pamiętać, iż doręczenie odpisu pozwu stanowi wezwanie przez wierzyciela w rozumieniu art. 476 KC. Czas opóźnienia, za który należą się odsetki rozpoczyna bieg od tej daty, gdy chodzi o roszczenia objęte pozwem. Jeżeli powód rozszerzał lub zmieniał żądanie (przed zamknięciem rozprawy w sądzie pierwszej instancji lub w postępowaniu apelacyjnym wówczas gdy jest to dopuszczalne) czas opóźnienia liczy się odpowiednio od wezwania dłużnika (pozwanego) do spełnienia zmodyfikowanego żądania.
Wezwanie do zapłaty, określane niekiedy także mianem przedsądowego wezwania do zapłaty, należy do kategorii polubownych sposobów rozwiązywania konfliktów na linii wierzyciel – dłużnik, w sytuacji kiedy ten drugi nie chce bądź nie może zrealizować całego lub nawet części zaciągniętego zobowiązania. Nie ma przy tym znaczenia jakiego charakteru było owo zobowiązanie. Wystosowanie właściwego pisma nie jest zadaniem trudnym, w związku z czym nie wymaga posiadania szczególnej wiedzy prawniczej czy też korzystania z pomocy profesjonalnego prawnika. Tym samym polubowna próba zażegnania sporu i uzyskania należnego świadczenia za pomocą wezwania do zapłaty może zaoszczędzić nie tylko nerwów, czy czasu ale przede wszystkim kosztów zbędnego niekiedy postępowania sądowego.
Wezwanie do zapłaty powinno w swej treści zawierać:
- datę i miejsce jego sporządzenia;
- określenie wierzyciela;
- określenie dłużnika;
- tytuł pisma np.: wezwanie do zapłaty, ponaglenie do zapłaty;
- dokładną kwotę zaległości wraz z numerem faktury (lub innego dokumentu potwierdzającego zaciągnięcie zobowiązania), datą wymagalności płatności oraz wartością odsetek jakie zostały naliczone dłużnikowi za opóźnienia w spłacie. Jest to tak naprawdę nic innego jak uzasadnienie wezwania do zapłaty;
- termin, w którym dłużnik powinien zapłacić zaległość oraz formę płatności np. gotówka w kasie firmy, przelew bankowy na wskazany numer konta;
- informacje o konsekwencjach jakie podejmie wierzyciel, jeśli w terminie dłużnik nie ureguluje zaległości;
- podpis osoby wysyłającej pismo wraz z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem pełnionym w firmie, telefonem lub e-mailem kontaktowym.
Na zakończenie powinniśmy pamiętać, że brak reakcji dłużnika na wezwanie do zapłaty może skutkować wniesieniem sprawy do sądu, ważne przy tym aby dłużnik był poinformowany w piśmie o takiej możliwości – możemy przy tym zatytułować nasze pismo jako przedsądowe wezwanie do zapłaty czy też ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jeżeli chcemy, aby nasze pismo nabrało bardziej formalnego charakteru możemy wskazać jako podstawę prawną dochodzonego roszczenia przytoczony na wstępie art. 476 KC. Nie zapomnijmy także, żeby wezwanie zostało wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, tak aby wierzyciel miał zawsze pewność, że pismo zostało doręczone skutecznie do adresata (czyli przez niego odebrane).
