Wierzytelność dopisywana do BIG musi istnieć i być wymagalna. To najważniejszy warunek jaki musi spełniać dług, który wierzyciel chce wpisać. Natomiast przepisy nie mówią nic na temat przedawnienia należności. Może być ona przedawniona, bowiem to nie ma wpływu na istnienie i wymagalność długu. Nawet gdy dłużnik podniesie przed sądem zarzut przedawnienia, powoduje to jedynie brak możliwości dochodzenia roszczenia na drodze prawnej. Przedawniony dług staje się tzw. zobowiązaniem naturalnym, którego cechą jest to, że wierzyciel może domagać się od dłużnika zapłaty wyłącznie na drodze dobrowolnej – nie może skorzystać ze środków przymusu państwowego w postaci np. egzekucji komorniczej.
I tutaj pojawia się zadanie dla biur informacji gospodarczej. Biura te, z mocy ustawy są uprawnione do zajmowania się pośrednictwem w udostępnianiu informacji gospodarczych o niespłaconych zobowiązaniach przedsiębiorców i konsumentów, niezależnie od stopnia ich „przeterminowania”. Na rynku funkcjonują aktualnie 3 takie firmy. Dopisanie informacji o zadłużeniu do bazy danych BIG stanowi ostrzeżenie przed nierzetelnym klientem czy kontrahentem dla innych przedsiębiorców korzystających z bazy. W przypadku osób fizycznych mogą one napotkać trudności z uzyskaniem kredytu bankowego, zakupami na raty, podpisaniem umowy z operatorem telewizji kablowej czy dostawcą internetu. W przypadku firm, niezależnie od zachwiania wizerunku dłużnika jako godnego zaufania partnera w interesach, w poważnym stopniu może ograniczyć mu dostęp do kredytu kupieckiego, a także do produktów finansowych oferowanych przez banki.
Okazuje się, że wpisanie dłużnika do systemu biura informacji gospodarczej jest skutecznym narzędziem wspierającym proces odzyskiwania należności. Z doświadczeń i badań rynkowych wynika, że ponad połowa dłużników decyduje się na spłatę należności już po otrzymaniu listu z informacją o zamiarze wpisania ich danych do BIG. Dłużnicy wolą uregulować zaległości, nawet gdy wcześniej odmawiali spłaty powołując się na przedawnienie, w obawie przed problemami finansowymi – mówi Piotr Krupa, Prezes KRUK S.A.
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych, każdy przedsiębiorca może przekazać do BIG informacje o wierzytelności wynikającej z umowy zawartej z innym przedsiębiorcą pod warunkiem, że wierzytelność opiewa na kwotę co najmniej 500 zł, a opóźnienie w zapłacie wynosi co najmniej 60 dni. W przypadku długów konsumentów mogą je przekazywać firmy z branż wymienionych w ustawie, a zobowiązanie musi być wyższe niż 200 zł. Dodatkowym wymogiem jest także obowiązek wysłania do dłużnika listem poleconym wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania danych o zadłużeniu do BIG (z podaniem nazwy i adresu konkretnego biura) oraz odczekanie miesiąca od daty wysłania.
