Ogólną zasadą tworzenia zakładowego funduszu socjalnego jest fakt, że każdy pracodawca, który zatrudnia 1 stycznia danego roku kalendarzowego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma obowiązek utworzenia funduszu świadczeń socjalnych. Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy chodzi o pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia zatrudniają mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć fundusz lub wypłacać tzw. świadczenia urlopowe. Mogą oni także podjąć samodzielne decyzje o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczeń urlopowych. W przypadku gdy nie są oni objęci układem zbiorowym pracy lub regulaminem wynagradzania, stosowna informacja powinna zostać przekazana pracownikom do 31 stycznia danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jeśli informacja nie zostanie przekazana przed 31 stycznia, pracodawca nie zwolni się od obowiązku tworzenia funduszu bądź wypłaty świadczenia urlopowego.Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 osób i są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, ale jednocześnie w przeliczeniu na pełne etaty nie zatrudniają więcej niż 20 pracowników (gdy np. część pracowników zatrudniona jest na niepełny etat), również mogą zrezygnować z tworzenia funduszu lub wypłaty świadczeń urlopowych. Stosowne zapisy powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania. Jeżeli pracodawca jest objęty układem, odpowiedni przepis powinien znaleźć się w układzie.
Powyższe zasady nie obowiązują pracodawców z tzw. strefy budżetowej. Nie mogą oni bowiem zrezygnować z tworzenia funduszu i muszą go utworzyć bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Pieniądze zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i rozporządzanie nimi leży w gestii pracodawcy. Jednakże, musi on pamiętać o tym, że nie ma w tej kwestii zupełnie wolnej ręki. Bowiem środki pochodzące z funduszu nie mogą być przeznaczana na całkiem dowolne cele.
W przepisach ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zawarte są reguły, które mogą towarzyszyć tworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 1 ustawy, przeznaczeniem funduszu jest finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do otrzymywania tego rodzaju pomocy oraz dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych.
W rozumieniu art.2 pkt. 1 ustawy, działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:
• różnych form wypoczynku,
• działalności kulturalno-oświatowej,
• działalności sportowo-rekreacyjnej, jak również
• udzielanie pomocy materialno-rzeczowej,
• udzielanie pomocy finansowej,
• udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.
W tym miejscu warto wspomnieć, że jeszcze do niedawna art.8 ust. 2a ustawy dopuszczał finansowanie bądź dofinansowanie pracownikom form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, jeżeli nie miały one miejsca na terenie Polski. Jednakże wyrok TK z 28 marca 2007 ( sygn. akt K 40/04 ) uznał tę regulację za niezgodną z ustawą zasadniczą.
Należy pamiętać, że nie wszyscy jednak mają prawo do korzystania z funduszu. Przyznanie świadczeń bowiem i ich wysokość jest uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z pomocy. Kluczowe znaczenie ma tu więc kryterium materialne. „Fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów; jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, zaś jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach”. Należy więc przyjąć, że rozdzielanie środków z funduszu według zasady „każdemu po równo” pozostaje w sprzeczności z intencją ustawodawcy w tym zakresie. Rzadko ma bowiem miejsce sytuacja, aby dwie osoby uprawnione do otrzymywania świadczeń z funduszu miały identyczną sytuację materialną, życiową i rodzinną, a tylko taka (lub zbliżona) umożliwiałaby przyznanie świadczeń w jednakowej wysokości (wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00).
Za osoby uprawnione do korzystania z funduszu uważa się pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.
Wszelkie zapisy odnośnie zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasad przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny znaleźć swe miejsce w regulaminie, który pracodawca uzgadnia z zakładową organizacją związkową. W sytuacji, gdy na terenie firmy nie działa taka organizacja, pracodawca powinien uzgodnić regulamin w porozumieniu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy).
Pracodawca, którego działania godzą z powyższe zasady, musi liczyć się z odpowiedzialnością. Za działania niezgodne z przepisami ustawy grozi bowiem kara grzywny (art. 12a ust. 1 ustawy).
