Jak stanowi art. 125 KP, pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się zgodnie z zasadą pełnej odpowiedzialności za powstałą szkodę. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta na piśmie przez pracowników z pracodawcą – w przypadku jej braku pracodawca nie może egzekwować odpowiedzialności od swoich pracowników. Jak zaznaczył bowiem Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 listopada 2003 r. (sygn. akt I PK 551/02), nie zawarcie nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w razie zmiany składu pracowników objętych taką umową uchyla wspólną odpowiedzialność za powierzone im mienie. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.
O tym jaki kształt powinna przybrać umowa łącząca zatrudniającego z jego pracownikami w zakresie odpowiedzialności za mienie powierzone decyduje Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie. Zgodnie z treścią jego §2, pracownicy mogą przyjąć na podstawie pisemnej umowy zawartej z pracodawcą wspólną odpowiedzialność materialną za szkody spowodowane powstaniem niedoboru w powierzonym im łącznie mieniu, jeżeli liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie przekracza:
- przy pracy na jedną zmianę – 8 osób,
- przy pracy na dwie zmiany – 12 osób,
- przy pracy na trzy zmiany – 16 osób.
Pamiętajmy jednak, że w zakładach usługowych, w zakładach żywienia zbiorowego oraz w sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, jeżeli ich liczba w miejscu powierzenia mienia nie przekracza 24 osób na jedną zmianę. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej może być zawarta, jeżeli na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności materialnej wyrażają zgodę wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia.
Za pisemną zgodą pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną, mogą wykonywać pracę lub określone czynności w miejscu powierzenia mienia:
- osoby wykonujące czynności nie związane z dysponowaniem mieniem,
- osoby wykonujące pracę dorywczo lub przez czas określony,
- osoby nowo przyjęte do pracy obejmującej czynności związane z dysponowaniem mieniem – do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji,
- pracownicy młodociani w okresie odbywania przygotowania zawodowego, a po zakończeniu tego przygotowania – do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji, osoby odbywające praktykę zawodową. Warunkiem ustanowienia wspólnej odpowiedzialności materialnej jest powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom, którzy mają być objęci taką odpowiedzialnością – na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem lub z udziałem osób przez nich wskazanych, oraz zapewnienie im możliwości zgłaszania uwag w związku z przebiegiem i wynikami inwentaryzacji.
