W projekcie przyjęto zasadę, iż podstawowymi dokumentami, które składa osoba ubiegająca się o dokument paszportowy są wniosek, dowód uiszczenia opłaty oraz fotografia. Określono warunki jakie musi spełniać fotografia składana wraz z wnioskiem o wydanie paszportu. Z racji tego, iż wizerunek twarzy z fotografii jest umieszczony w paszporcie, paszporcie dyplomatycznym i paszporcie służbowym Ministerstwa Spraw Zagranicznych jako element biometryczny pozwalający na dodatkową identyfikacje osoby, koniecznym jest określenie standardów dla fotografii, które muszą ściśle spełniać wymogi określone w dokumencie ICAO 9303 Wersja V cz. III pkt 11.00 do 11.1.7. Dla osób, które ze względów zdrowotnych – np. autyzm, częściowy paraliż lub przykurcz mięśni twarzy, zmiany pourazowe twarzy – nie są w stanie sprostać pełnym wymogom fotografii ,,biometrycznej” i osób małoletnich do ukończenia 5 roku życia wprowadzono możliwość złożenia fotografii spełniającej minimalne wymagania dla fotografii biometrycznej. Wzorem dotychczasowych rozwiązań, dopuszczono możliwość dołączenia do wniosku o wydanie dokumentu paszportowego fotografii przedstawiających osobę w okularach z ciemnymi szkłami – w przypadku osób z wadami wzroku lub w nakryciu głowy, w przypadku, gdy jest ono wymagane zgodnie z zasadami wyznania osoby. Analogiczne rozwiązanie stosowane jest przy wydawaniu polskich dowodów osobistych.
Przyjęte w przedłożonym projekcie rozwiązanie zakłada – co do zasady – nieobciążanie osoby ubiegającej się o paszport lub paszport tymczasowy obowiązkiem przedkładania dodatkowych dokumentów. Aktualnie wszystkie organy paszportowe posiadają dostęp do centralnej ewidencji wydanych i unieważnionych dokumentów paszportowych. Przyjęto zatem, iż tożsamość i obywatelstwo osoby będą ustalane w oparciu o przedłożony paszport lub dowód osobisty. W sytuacji, gdy osoba nie posiada wymienionych powyżej dokumentów jej tożsamość i obywatelstwo organ będzie mógł potwierdzić na podstawie dostępnych ewidencji oraz innych dokumentów zawierających fotografię, albo w organie paszportowym, który wydał ostatnio posiadany paszport lub w organie gminy właściwym dla ostatniego miejsca stałego pobytu osoby w kraju. Jedynie w sytuacjach szczególnych, organ paszportowy będzie mógł żądać od osoby aplikującej o dokument paszportowy dodatkowych dokumentów w szczególności odpisów skróconych i zupełnych polskich aktów stanu cywilnego oraz dokumentów potwierdzających obywatelstwo osoby. Taka konstrukcja zagwarantuje możliwość załatwiania spraw paszportowych skomplikowanych, które w szczególności występują poza granicami kraju np. osób od wielu lat przebywających za granicą, dzieci, które urodziły się za granicą a także osób, które utraciły dokument tożsamości i ubiegają się o paszport tymczasowy na powrót do kraju.
Mając na względzie specyfikę rozpatrywania spraw paszportowych zagranicą, projekt przewiduje możliwość wydania przez konsula paszportu tymczasowego na podstawie odpisów zagranicznych aktów stanu cywilnego. Jednakże taki tryb ma być jednak ograniczony do przypadków szczególnie uzasadnionych np. spraw dzieci, które urodziły się za granicą, osób, które wyjechały z kraju wiele lat temu i nie posiadają numeru PESEL, a także tych, którzy oczekują na wpisanie zagranicznych aktów do polskich ksiąg stanu cywilnego. Projekt rozporządzenia przyjmuje jako zasadę, iż oświadczenie rodziców o wyrażeniu zgody na wydanie paszportu lub paszportu tymczasowego małoletniemu, rodzice będą składali na wniosku paszportowym. Natomiast w przypadkach kiedy wniosek składa jeden z rodziców zgoda drugiego rodzica lub orzeczenie sądu zastępujące tę zgodę będzie dołączane do wniosku. Określono także nieuregulowaną dotychczas kwestię podpisywania wniosku paszportowego. Ustawa o dokumentach paszportowych reguluje jedynie kwestię podpisu zamieszczanego w dokumencie paszportowym, natomiast projekt rozporządzenia zakłada, iż wniosek o wydanie dokumentu paszportowego podpisuje osoba składająca ten wniosek.
W projekcie uregulowany został także tryb postępowania związany z przyjmowaniem wniosku i wydawaniem paszportu tymczasowego, gdy w danym kraju brak jest urzędu konsularnego lub gdy dojazd do niego jest niemożliwy lub utrudniony. Przyjęte rozwiązanie nakłada na osoby aplikujące obowiązek udokumentowania okoliczności uniemożliwiających osobiste złożenie wniosku, natomiast konsula zobowiązuje do informowania osoby o braku przesłanek do zastosowania trybu określonego w art. 13 ust. 5 ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych, w formie pisemnej. Projekt reguluje także sposób odbioru dokumentu paszportowego, z uwzględnieniem wyjątkowych sytuacji, o których mowa w art. 13 ust. 5 i art. 15 ust. 2 ustawy, dających możliwość odstąpienia przez konsula od wymogu osobistego odbioru dokumentu paszportowego. Mając na względzie bezpieczeństwo przekazywanych dokumentów przyjęto, iż konsul będzie w takich przypadkach mógł przesłać dokument paszportowy wyłącznie za pośrednictwem operatora wykonującego usługi pocztowe lub przewozowe.