Ze sprzętem elektronicznym takim jak laptopy, czy też prywatne komputery stacjonarne najczęściej związane jest jakiegoś rodzaju oprogramowanie. Mam tutaj na myśli zarówno system operacyjny, jak i poszczególne programy komputerowe wykorzystywane do wykonywania obowiązków pracowniczych. Czy licencje posiadane przez pracowników pozwalają na wykorzystywanie oprogramowania w celach służbowych? Na posiadanym przez pracowników prywatnym sprzęcie komputerowym zainstalowany jest najczęściej system operacyjny w wersji „home edition” lub inny podobny. Tego rodzaju licencja upoważnia do korzystania z oprogramowania jedynie w celach prywatnych (non-commercial use). Podobna sytuacja może mieć miejsce w przypadku pozostałego oprogramowania, np. graficznego. W takim wypadku wykorzystanie prywatnego sprzętu i oprogramowania na nim zainstalowanego w celach służbowych może stanowić naruszenie licencji.
Rozwiązaniem takiego problemy będzie wyposażenie pracownika przez pracodawcę w odpowiednie oprogramowanie, którego licencja upoważnia do wykorzystywania go w celach komercyjnych. Na sprzęcie pracownika można zainstalować osobny system operacyjny, założyć odrębne konto użytkownika i zainstalować odpowiednie oprogramowanie.
W życiu pewne są tylko dwie rzeczy… W przypadku BYOD natomiast często nie myśli się o drugiej z tych rzeczy, czyli o podatkach.
W polskim systemie podatkowym nie ma przepisów dotyczących bezpośrednio systemu BYOD. Wprowadzenie przez pracodawców systemu BYOD, w związku z czerpaniem korzyści z prywatnego sprzętu pracowników, rodzi ryzyko określenia po ich stronie przez organy podatkowe tzw. przychodu z nieodpłatnych świadczeń podlegającego opodatkowaniu. Zasadniczo bowiem, gdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą otrzyma nieodpłatne świadczenie (lub świadczenie częściowo odpłatne) zobowiązany jest wykazać z tego tytułu przychód podatkowy. W ustawach podatkowych brak natomiast definicji nieodpłatnego świadczenia. Sądownictwo administracyjne wypracowało pogląd, że dla celów podatkowych nieodpłatnymi świadczeniami są wszelkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób prawnych, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Dla pracodawców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą aktualny będzie oczywiście podatek PIT, natomiast dla osób prawnych podatek CIT. Jaka będzie wartość przychodów w przypadku BYOD? Jeżeli przedmiotem nieodpłatnego świadczenia jest rzecz lub prawo, wartość przychodu określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.
Jak widać, oparcie się na obowiązujących przepisach, które nie dotykają bezpośrednio problematyki BYOD może rodzić szereg problemów natury praktycznej. Z tego też względu zaleca się, aby zabezpieczyć się przed ryzykiem ustalenia przez organy, że pracodawca otrzymuje nieodpłatne świadczenie w związku z wprowadzeniem systemu BYOD, wprowadzenie do umowy o pracę klauzuli dotyczącej ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy jego własnego sprzętu. Problematyczną kwestią jest niestety nadal ustalenie wartości takiego ekwiwalentu, która powinna odpowiadać wartości zużycia sprzętu w trakcie jego wykorzystywania do celów służbowych. Wydaje się, że wartość taka powinna być ustalana z uwzględnieniem stopnia zużycia sprzętu i udokumentowanych cen rynkowych. Po stronie pracownika wypłata takiego ekwiwalentu nie będzie rodziła skutków podatkowych, ponieważ wypłacony pracownikowi ekwiwalent byłby wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast po stronie pracodawcy brak przeszkód do zaliczenia tego ekwiwalentu do kosztów uzyskania przychodów.
Podsumowując:
Model BYOD z impetem „wkroczył na salony” i jest wykorzystywany na rynku dość powszechnie. Firmy wdrażają to rozwiązanie w całości (pracownik korzysta tylko z własnego sprzętu) lub częściowo. Nie wszędzie natomiast pracodawcy decydują się na odpowiednie uregulowanie zasad funkcjonowania tego modelu, funkcjonując na zasadzie ustnego porozumienia z pracownikami i utartych praktyk, pozostawiając te kwestie jakby w „szarej strefie”. Problemy pojawiają się oczywiście w przypadku nieprawidłowości wykrytych w trakcie kontroli, nieprawidłowości księgowo-podatkowych, czy też sporów z [byłymi]pracownikami. Warto zatem odpowiednio uregulować kwestie funkcjonowania BYOD, mając na uwadze zasygnalizowane wyżej aspekty prawne.
Autor: Jarosław Góra- aplikant adwokacki
Kancelaria Ślązak, Zapiór i Wspólnicy
