Takie wyłączenie może mieć miejsce z mocy samego prawa – jest ono niezależne od niczyjej woli lub wniosku, lub na wniosek uprawnionego podmiotu (w tym samego sędziego). Ogólnie rzecz ujmując, instytucja wyłączenia sędziego jest przeznaczona wyłącznie do wyeliminowania od orzekania w danej sprawie osób, które z uwagi na obiektywnie istniejące okoliczności nie powinny wyrokować. Instytucja ta nie może zostać wykorzystywana jako środek przeciwdziałania ewentualnym naruszeniom prawa materialnego lub procesowego, albo przeciwdziałaniu przewlekłości postępowania. W tym celu ustawodawca przewidział inne środki prawne, w tym środki odwoławcze.
Zgodnie z treścią art. 48 Kodeksu postępowania cywilnego, sędzia jest wyłączony z mocy samej ustawy:
- w sprawach, w których jest stroną lub pozostaje zjedna ze stron w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy oddziaływa na jego prawa lub obowiązki;
- w sprawach swego małżonka, krewnych lub powinowatych w linii prostej, krewnych bocznych do czwartego stopnia i powinowatych bocznych do drugiego stopnia;
- w sprawach osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli;
- w sprawach, w których był lub jest jeszcze pełnomocnikiem albo był radcą prawnym jednej ze stron;
- w sprawach, w których w instancji niższej brał udział w wydaniu zaskarżonego orzeczenia, jako też w sprawach o ważność aktu prawnego z jego udziałem sporządzonego lub przez niego rozpoznanego oraz w sprawach, w których występował jako prokurator;
- w sprawach o odszkodowanie z tytułu szkody wyrządzonej przez wydanie prawomocnego orzeczenia niezgodnego z prawem, jeżeli brał udział w wydaniu tego orzeczenia.
Powody wyłączenia trwają także po ustaniu uzasadniającego je małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli. Sędzia, który brał udział w wydaniu orzeczenia objętego skargą o wznowienie, nie może orzekać co do tej skargi.
Z kolei art. 49 KPC przewiduje tzw. wyłączenie na wniosek. Niezależnie bowiem od przyczyn wymienionych w art. 48 omawianej ustawy, sąd wyłącza sędziego na jego żądanie lub na wniosek strony, jeżeli istnieje okoliczność tego rodzaju, że mogłaby wywołać uzasadnioną wątpliwość co do bezstronności sędziego w danej sprawie. Są to tzw. względne przyczyny odwoławcze, w aspekcie których istotne są nie subiektywne wrażenia strony o konieczności wyłączenia sędziego, lecz konkretne fakty, świadczące o różnym traktowaniu stron, nieprzychylności wobec jednej ze stron, co uzasadniać mogłoby subiektywne wątpienie o bezstronności sędziego. Tylko takie traktowanie może u strony (a także u postronnych) wywoływać wątpliwości co do bezstronności sędziego i stać się przyczynkiem do wyłączenia sędziego. Sama zaś potencjalna możliwość takiego zachowania sędziego i stosunku do stron nie stanowi uprawdopodobnienia okoliczności wyłączenia sędziego.
Wniosek o wyłączenie sędziego strona zgłasza na piśmie lub ustnie do protokołu w sądzie, w którym sprawa się toczy, uprawdopodabniając przyczyny wyłączenia. Strona, która przystąpiła do rozprawy, powinna uprawdopodobnić ponadto, że przyczyna wyłączenia dopiero później powstała lub stała się jej znana. Aż do rozstrzygnięcia sprawy o wyłączenie sędzia może spełniać tylko czynności niecierpiące zwłoki.
Wg sądu apelacyjnego w Krakowie, we wniosku o wyłączenie wszystkich sędziów danego sądu strona winna wymienić z imienia i nazwiska tychże sędziów, a nadto podać zindywidualizowane przyczyny ich wyłączenia. Dopiero po spełnieniu przez stronę tych minimalnych wymogów można przyjmować, że dany sędzia objęty jest wnioskiem o wyłączenie, w związku z czym zachodzą ograniczenia co do możliwości jego udziału w danej sprawie. Jakkolwiek aktualne brzmienie art. 49 KPC znacznie poszerza w stosunku do poprzedniego stanu prawnego zakres okoliczności, które mogą uzasadniać wyłączenie sędziego, to jednak przepisu tego nie można interpretować w ten sposób, że każde przyznanie przez sędziego, iż zna osobiście jedną ze stron lub jej pełnomocnika wywołuje wątpliwości co do jego bezstronności. Nie każda bowiem znajomość ze stroną lub jej pełnomocnikiem może rzutować na obiektywizm sędziego. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy znajomość została zawarta dawno temu i nie była w żaden sposób podtrzymywana (por. postanowienie sądu apelacyjnego w Krakowie z 24.01.2013 r. sygn. akt I Acz 2185/12).
