Wysyłasz świąteczne życzenia swoim pracownikom albo kontrahentom? Sprawdź, czy nie naruszasz RODO

Składanie życzeń  świątecznych jako czynność przetwarzania danych osobowych

Jak wskazuje UODO, podczas składania życzeń świątecznych dochodzi do przetwarzania danych osobowych adresatów (takich jak imię nazwisko, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej), mimo to zachowanie to jest nie tylko akceptowalne, ale również niekiedy wręcz oczekiwane, również w relacjach czysto biznesowych.  Należy przy tym pamiętać, że Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) ma zastosowanie także do osób prowadzących działalność gospodarczą, którym nadaje przymiot administratorów danych osobowych. Utarty zwyczaj przesyłania świątecznych życzeń nie zwalnia przy tym administratora z wywiązywania się z obowiązków wynikających z RODO. Jak podkreśla UODO, proces wysyłania kartek świątecznych oraz prezentów powinien być przez administratorów właściwie przemyślany, a przedsiębiorca musi uwzględnić wymagania przepisów prawa

Wysyłanie świątecznych życzeń w świetle RODO

Zgodność przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem reguluje art. 6 RODO. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Tym samym jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych może być zgoda. Jak podkreśla UODO, zęsto jest ona wyrażona choćby wtedy, gdy klient czy kontrahent zgodził się na otrzymywanie korespondencji pocztą. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z RODO musi być ona: dobrowolna, konkretna, świadoma oraz jednoznacznie okazać wolę, osoby, której dane dotyczą. Może być wyrażona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwalając tym samym na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Jednocześnie, należy poinformować, że zgodę taką można wycofać w każdym dowolnym momencie i musi to być tak samo łatwe jak jej wyrażenie.
Prawnie uzasadniony interes administratora jako podstawa do przetwarzania danych osobowych przy wysyłaniu kartek świątecznych
Inną podstawą do przetwarzania danych osobowych przy wysyłaniu kartek świątecznych może być również prawnie uzasadniony interes administratora. Jak tłumaczy UODO,  przykładowo można wskazać, że tym uzasadnionym interesem będzie utrzymywanie dobrych relacji biznesowych z klientami.

Obowiązek informacyjny wynikający z RODO

Niezależnie od powyższego, przedsiębiorca nie może zapominać o obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 13 RODO. Nie dotyczy to sytuacji, w których te osoby zostały już wcześniej poinformowane o tym, że ich dane będą przetwarzane w tym celu. Jest to jeden z podstawowych obowiązków administratora, który musi być zrealizowany najpóźniej w momencie pozyskiwania tych danych. W kontekście przesłanki uzasadnionego interesu istotne jest, aby w obowiązku informacyjnym zostało wskazane m.in. prawo do wniesienia sprzeciwu. Oznacza to, że w takiej sytuacji, administrator nie będzie mógł przetwarzać danych osobowych do określonych celów, np. wysyłki korespondencji i tym samym kartek świątecznych.

Źródło:
Oficjalna strona UODO.