Zgodnie z art. 42 ustawy z dnia z dnia 10 kwietnia 1974 roku, o ewidencji ludności i dowodach osobistych, osoba, która utraciła dowód osobisty, jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić o tym najbliższy organ gminy, a jeżeli przebywa poza granicami kraju – właściwą ze względu na miejsce pobytu polską placówkę konsularną. Organy te wydają zaświadczenie o utracie dowodu osobistego, ważne do czasu wydania nowego dokumentu, oraz powiadamiają o tym przy użyciu dostępnych środków, w szczególności telefaksu lub poczty elektronicznej, organ, który wydał dowód osobisty, w celu unieważnienia dokumentu. Organ gminy lub konsul niezwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po dniu zgłoszenia utraty, zawiadamia wystawcę dowodu osobistego o zgłoszeniu utraty. Osoba, która utraciła dowód osobisty, jest obowiązana wystąpić niezwłocznie o wydanie nowego dokumentu do właściwego organu gminy.
Szczegółowo kwestie związane z wydaniem oraz utratą dowodu osobistego, określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 roku, w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty. Zgodnie z Rozporządzeniem, zgłoszenie utraty dowodu osobistego wymaga osobistego stawiennictwa, nie ma zatem możliwości aby fakt utraty zgłosił członek naszej rodziny albo inna osoba. Jedynie w przypadku niemożności osobistego stawiennictwa osoby, która utraciła dowód osobisty z powodu choroby, niepełnosprawności lub innej niedającej się pokonać przeszkody, zawiadomienia może dokonać pełnomocnik, po okazaniu pełnomocnictwa udzielonego na piśmie.
Jeżeli po zgłoszeniu utraty dowodu osobistego, odnajdziemy go należy ten dowód osobisty niezwłocznie zwrócić go organowi, który wydał ten dokument. Nie można się posługiwać tym dokumentem, gdyż figuruje on w systemie informatycznym jako utracony i w razie posługiwania się nim, narażamy się na poważne problemy związane z posługiwaniem się takim dokumentem.
Natomiast w przypadku odnalezienia dowodu osobistego innej osoby, osoba, która znalazła dowód osobisty innej osoby, jest obowiązana niezwłocznie przekazać ten dokument najbliższemu organowi gminy, Policji lub innemu organowi administracji publicznej. Organy te przekazują niezwłocznie dowód osobisty organowi, który go wydał, w celu unieważnienia dokumentu. Oczywiście osoba, która znalazła dowód osobisty innej osoby, może, bez zbędnej zwłoki, przekazać ten dokument posiadaczowi dowodu osobistego. W tym przypadku posiadacz dokumentu może również zawiadomić organy, o których mowa w ust. 1, o utracie dowodu osobistego, w celu jego unieważnienia.
Na koniec warto dodać, że osoba, która utraciła obywatelstwo polskie, jest także obowiązana zwrócić niezwłocznie dowód osobisty organowi, który wydał ten dokument, albo właściwej ze względu na miejsce jej pobytu polskiej placówce konsularnej.
