Czy Państwa struktura jest zdrowa? Aby się o tym przekonać niezbędne jest wykonanie badania czyli AUDYTU. Tak jak nie robią Państwo sami przeglądów silnika samochodu ani testów krwi i USG, tak samo audyt należy powierzyć specjalistom. Spojrzą oni zewnętrznym i profesjonalnym okiem na ten organizm.
Obecna sytuacja gospodarcza nie pozwala na skupienie się wyłącznie na codziennych zadaniach. W niepewnych czasach, w których zastanawiamy się nad tym, co będzie jutro, warto spojrzeć na wszystko w kategoriach długookresowych. Solidnie wykonana praca merytoryczna to dziś za mało by osiągnąć sukces. Rynek usług prawnych rządzi się takimi samymi prawami jak rynek usług komercyjnych, dlatego także dotknął go kryzys. Firm, w tym także Kancelarie, zamroziły wszelkie działania poza pracami typowo klienckimi. Jednak stagnacja nie jest dobrym rozwiązaniem na dłuższą metę a sukces nie jest pojęciem stałym. Należy wciąż o niego walczyć, tj. być lepszym od konkurencji, lepiej znać potrzeby klientów i szybciej na nie odpowiadać, być profesjonalnym na każdym kroku. Żeby przejść bezpiecznie przez okres spowolnienia gospodarczego i utrzymać pozycję, należy być dobrze przygotowanym do tych wyzwań.
Audyt jest niezależną oceną Kancelarii/Działu Prawnego: działalności, struktury, pracowników, wydaną w oparciu o przeprowadzone testy, badania i wywiady. Co daje takie dogłębne prześwietlenie? Przede wszystkim diagnozę zastanej sytuacji. Audyt pomaga nakreślić cele, wprowadzić niezbędne do rozwoju zmiany i co najważniejsze: opracować skuteczną rynkową strategie rozwoju Kancelarii/Działu prawnego –
od koncepcji do realizacji. Audytor podzieli się szeregiem propozycji dotyczących kolejnych działań z zakresu zarządzania, PR-u, marketingu i podnoszenia kwalifikacji.
Ważne jest by audyt objął cały zespół: od Partnerów i Dyrektorów po pracowników administracyjnych, bowiem tylko wtedy uzyskamy pełen obraz. Kolejną istotną rzeczą jest by nie poprzestać na samej analizie: audyt ma być punktem wyjścia do wprowadzania zmian.
Jakie sfery działalności Kancelarii / Działu Prawnego może zbadać audyt?
Cele i strategia;
Działalność prawna nie może ograniczać się tylko do załatwiania bieżących spraw. Ważne jest by w swojej pracy myśleć bardziej ogólnie i długofalowo. Czy wiedzą Państwo dlaczego w ogóle założyli Kancelarię albo po co w firmie utworzono Wasz Dział Prawny? Jakie cele sobie Państwo wyznaczyli, co chcą Państwo osiągnąć, do czego i w jakim czasie dojść? Gdy już znalezione zostaną odpowiedzi na te pytania należy się zastanowić jak zrealizować swoje plany, jak dobrać odpowiednią strategię i jak konsekwentnie wcielać ją w życie. Strategia pozwala wyróżnić się na tle konkurencji oraz zdobyć nad nią przewagę.
Komunikacja między Wspólnikami
Wspólne zarządzanie Kancelarią to ciężka praca wymagająca pełnej kooperacji między Partnerami. Ważna jest jednolita polityka i zbieżne cele. Audyt ustali czy Wspólnicy potrafią się porozumiewać między sobą, czy tworzą zgrany zespół i czy dzielą tą samą wizję działalności Kancelarii.
Komunikacja między pracownikami a Wspólnikami / Dyrektorem Działu Prawnego
Czy komunikacja góra – dół funkcjonuje prawidłowo? W pracy zespołowej bardzo istotny jest przepływ informacji. Audyt pomoże ustalić czy Pracodawca jasno wyraża swoje polecenia, daje realny czas na ich wykonanie i czy otrzymuje informację zwrotną. Ustali także czy pracownicy czują się wystarczająco poinformowani, tj. czy wszystkie istotne decyzje są komunikowane zespołowi.
Komunikacja prawnik – klient
Równie istotna jak praca merytoryczna jest właściwa obsługa i odpowiednia komunikacja z klientem. Czy prawnicy czują się pewnie w tej dziedzinie działalności? Audyt pomoże znaleźć luki i problemy w komunikacji, ustalić w jakich sytuacjach prawnicy czują się swobodnie a nad czym trzeba popracować.
Satysfakcja i motywacja pracowników;
Na zadowolenie z pracy składa się wiele czynników materialnych i niematerialnych. O sukcesie firmy decyduje zaangażowanie jej pracowników, a sukces osiągają ludzie, którzy wykonują swoją pracę z pasją i zadowoleniem. Warto sprawdzić czy Państwa pracownicy czują się sprawiedliwie wynagradzani za swoją pracę, czy identyfikują się z Kancelarią/Działem Prawnym i czy firma daje im możliwości rozwoju.
Poziom satysfakcji klientów
Czy zdarzało się Państwu stracić klienta? Na pewno zastanawiali się wtedy Państwo jaka była tego przyczyna. Pozyskanie klienta to nie koniec a początek starań. Aby klient pozostał na dłużej, oprócz fachowej obsługi prawnej, potrzebne mu są stałe zainteresowanie, poczucie bezpieczeństwa i komfortu we współpracy . Warto jest zbadać czy klienci dobrze się czują pod naszą opieką. Badanie pokaże jak oceniane są Państwa kompetencje, zaangażowanie, obsługa, kontakt z klientem. Wyniki ankiety dadzą możliwość wczesnej reakcji i wprowadzenia zmian na płaszczyznach, gdzie odnotowano słabsze wyniki. Pamiętajmy, że pozyskanie nowego klienta jest ośmiokrotnie droższe niż utrzymanie tego, dla którego już pracujemy.
Atmosfera w miejscu pracy
Czy wiedzą Państwo, że pracownik pracujący w stresie traci 30% czasu na
asekurację? Czy nie byłoby lepiej gdyby przeznaczył te 30% godzin więcej na pracę merytoryczną? Zarobki nie są czynnikiem przesądzającym o pracy w danej firmie. Pracownicy wyżej od wysokości pensji cenią sobie dobrą atmosferę. Nie trzeba płacić najwięcej na rynku by utrzymać w biurze najlepszych specjalistów. Audyt pokaże jak nastrój w Państwa Kancelarii i Dziale Prawnym oceniają pracownicy: czy czują się docenieni, czy uważają, że mają komfort pracy, czy pozytywnie oceniają relacje panujące w Firmie.
Zarządzanie wiedzą
Dzielenie się doświadczeniem z resztą zespołu ułatwia oraz usprawnia pracę, pomaga pracownikom się rozwijać i poszerza ich kompetencje. Czy proces przepływu wiedzy w Państwa Firmie funkcjonuje prawidłowo? Audyt odpowie na pytanie czy pracownicy wiedzą skąd i od kogo czerpać wiedzę, czy mają możliwości dokształcania się i czy dają im Państwo dostęp do niezbędnych w tym celu narzędzi.
Po co przeprowadzać audyt?
Audyt pomaga Kancelarii wyznaczyć i skutecznie zrealizować wyznaczone cele. Oprócz diagnozy zastałej sytuacji wskazuje także jakie zmiany powinny zostać przeprowadzone. Ale przede wszystkim audyt pomaga wypracować długofalową strategię działań. Strategię, która będzie planem, dalszą perspektywą, wizją kierunku. Dobrze dobrana usprawni pracę, ułatwi zarządzanie personelem, poprawi komunikację wewnętrzną i doprowadzi do zwioekszenia zysków.
Na czym polega audyt?
Audyt przeprowadzany jest przez autonomiczny i kompetentny zespół specjalistów, którzy weryfikują funkcjonowanie Kancelarii/Działu Prawnego i osiąganie wyznaczonych zadań.
Informacje zebrane w badaniu poddawane są dogłębnej analizie, następnie prezentowane w postaci jasnych wykresów i szczegółowej prezentacji w pierwszej kolejności Wspólnikom i Szefom Departamentu Prawnego, a następnie wszystkim pracownikom kancelarii.
Zalety audytu
Dzięki audytowi zyskują Państwo obiektywne spojrzenie na swoją firmę. Dowiedzą się Państwo, które sfery działają poprawnie a gdzie są słabe punkty. Od audytora otrzymają Państwo propozycje przyszłych krótko i długofalowych działań.
Co po audycie?
W zależności od wyników przeprowadzonego audytu należy podjąć stosowne działania, które są proponowane indywidualnie każdej Kancelarii lub Działowi Prawnemu. Zanim przystąpi się do tworzeniem strategii warto przeprowadzić Analizę SWOT czyli określić słabe i mocne strony oraz korzyści i zagrożenia. Pomoże to zaplanować strategię poprzez: uporządkowanie informacji, zdefiniowanie celów i określenie tożsamości firmy.
Zbliża się koniec roku a my lubimy wszelkie podsumowania. Ale czy prawnicy skłonni są do dogłębnej analizy swoich Kancelarii i Działów Prawnych, żywych organizmów, składającym się z wielu elementów, które, tak naprawdę, dopiero razem tworzą jej wizerunek i kompetencje? Niestety nie, a szkoda bo naprawdę warto. Mówiąc językiem bardziej motoryzacyjnym: najwyższy czas by potraktować swoją Kancelarie/Dział Prawny jak samochód i zrobić mu coroczny przegląd!
Autor: Dorota Hołubiec
Partner w Smart Communication Group
