Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych powstaje, aby z jego środków dofinansowywać wszelką działalność socjalną oraz zakładowe obiekty socjalne. Dla przykładu dzięki takiemu funduszowi mogą sprawnie funkcjonować sanatoria, żłobki czy przedszkola, a emeryci lub renciści będący byłymi pracownikami danej firmy mogą korzystać z różnych form wsparcia finansowego.
Zgodnie z treścią art. 5 i n. w/w aktu prawnego, fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
Pamiętajmy, że odpisy i zwiększenia oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych obciążają koszty działalności pracodawcy. Warunkiem uwzględnienia w kosztach odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest gromadzenie odpisanych na fundusz w określonej ustawą wysokości środków na odrębnym rachunku bankowym. Samo dokonanie odpisu, bez faktycznego wydatkowania środków na świadczenie socjalne i bez gromadzenia środków na odrębnym rachunku, nie spełnia też ogólnego warunku uznawania za koszty uzyskania przychodu określonego w art. 15 ust. 1 ustawy z 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych: faktycznego poniesienia kosztu. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami omawianej ustawy na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów – jest to tzw. pierwsza rata odpisów na ZFŚS. W 2013 r. podstawą do obliczenia wysokości odpisów na fundusz jest kwota w wysokości 2917,14 zł. Ważną informacją jest także to, że pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nie przekazanych w terminie na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Jak podkreśla Sąd Najwyższy – za opóźnienie w przekazaniu równowartości odpisów i zwiększeń na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie przysługują odsetki. Niemożność postawienia związku zawodowego (czy załogi, którą reprezentuje ten związek) w pozycji wierzyciela pracodawcy w rozumieniu prawa cywilnego oznacza także, że żądania wpłaty wymagalnych kwot nie przekazanych w terminie przez pozwanego pracodawcę na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie przedawniają się (por. wyrok SN z 11.04.2012 r. sygn. akt III PK 66/11).
Na zakończenie warto pamiętać, że każdy pracodawca, który zaniecha dopełnia obowiązku wpłaty pierwszej raty odpisów na ZFŚS poniesie odpowiedzialność karną pod postacią grzywny.
