W toku postępowania wyjaśniającego Komisja ustaliła, że do sprawowania zarządu nieruchomością wspólna miały zastosowanie przepisy ustawy o własności lokali. Z dokumentów zgromadzonych w sprawie bezspornie wynikało, że zarządca nieruchomości wykonywał czynności zarządzania przedmiotowa nieruchomością w sposób nieprzerwany i za wynagrodzeniem co najmniej od maja 2000 r. do dnia złożenia skargi. Zarówno zarządca nieruchomości, jak i strona skarżąca nie przedłożyli Komisji umowy o zarządzanie nieruchomością z okresu od maja 2000 r. do 22 marca 2006 r. Przedstawiona została wyłącznie umowa o zarządzanie nieruchomością zawarta w dniu 23 marca 2006 r., tj. po dniu wszczęciu postępowania z tytułu odpowiedzialności zawodowej.
W oparciu o zgromadzony materiał dowodowy ustalono, że zarządca nieruchomości wykonywał czynności zarządzania nieruchomością w okresie od maja 2000 r. do dnia 22 marca 2006 r. bez zawartej umowy o zarządzanie. W trakcie prowadzonego postępowania wyjaśniającego zarządca nieruchomości przedłożył dokumenty potwierdzające posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami. Zostały również złożone dokumenty potwierdzające doskonalenie kwalifikacji zawodowych. Zarządca nieruchomości, potwierdzając fakt braku umowy o zarządzanie nieruchomością do 2006 r., wskazywał na niechęć ze strony członków wspólnoty mieszkaniowej do zawarcia stosownej umowy w formie pisemnej.
Oceniając działania zarządcy nieruchomości w przedmiotowej sprawie, Komisja Odpowiedzialności Zawodowej wskazała, że zgodnie z art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami zarządca nieruchomości działa na podstawie umowy o zarządzanie nieruchomością, zawartej z jej właścicielem, wspólnota mieszkaniowa albo inna osoba lub jednostka organizacyjna, której przysługuje prawo do nieruchomości, ze skutkiem prawnym bezposrednio dla tej osoby lub jednostki organizacyjnej. Na podstawie zebranego w sprawie materiału dowodowego Komisja Odpowiedzialności Zawodowej ustaliła ponad wszelka wątpliwość, że zarządca nieruchomości wykonywał czynności zarządzania na przedmiotowej nieruchomości do dnia 22 marca 2006 r. bez uprzedniego zawarcia stosownej umowy, do czego zobowiązuje go przepis art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Komisja podkreśliła, że obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie jest jednym z podstawowych obowiązków nałożonych przepisami prawa na zarządcę nieruchomości i ewentualna niechęć właściciela nieruchomości do zawarcia tej umowy nie może usprawiedliwiać postępowania zarządcy nieruchomości. Od zarządcy jako profesjonalisty należałoby oczekiwać znajomości przepisów prawa dotyczących prowadzenia działalności zawodowej oraz poszanowania tych przepisów. W związku z powyższym skoro zarządca nieruchomości swym postępowaniem naruszył przepisy prawa, to podlega odpowiedzialności zawodowej i z tego tytułu Komisja wnioskowała o zastosowanie wobec zarządcy nieruchomości kary dyscyplinarnej określonej w art. 188 ust. 2 pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. kary nagany.
