Czynności podejmowane przez strony lub uczestników toczącego się postępowania możemy podzielić na wiele różnych kategorii – wszystko zależy bowiem od tego, na jakim kryterium opierać się będzie nasz podział. Dla przykładu czynności procesowe możemy zakwalifikować jako podejmowane przez powoda albo pozwanego. Zarzut potrącenia powinien być przypisany do tej drugiej kategorii, jest bowiem środkiem służącym obronie praw pozwanego.
Czynności procesowe mogą przybierać formę pisemną lub ustną. W pierwszej kategorii mieszczą się pozew czy apelacja (choć te w niektórych przypadkach również mogą zostać złożone ustnie). Druga forma czynności wiąże się z ustnym dokonaniem czynności tj. powzięciem jej przed sądem i zaprotokołowaniem. Ustawodawca przewiduje w odniesieniami do wielu różnych czynności procesowych wymóg konkretnej formy w trakcie jej dokonywania. Jeżeli jednak chodzi o zarzut potrącenia, w tym przypadku postać w jakim zostanie on podniesiony przed sądem jest dowolny. Tym samym oznacza to, że decydujące zdanie w wyborze formy składania zarzutu ma ostatecznie sam zainteresowany – pozwany w toczącym się postępowaniu. Niezależnie od tego, musi on pamiętać, powołanie się na fakt złożonego oświadczenia o potrąceniu nie będzie dla sądu wystarczające, aby zarzut potrącenia został uwzględniony. Pozwany musi przedstawić także dowody potwierdzające dokonane potrącenie, musi on również wykazać, że przysługuje mu wierzytelność, którą przedstawił do potrącenia. W praktyce wierzytelność może zostać potwierdzona umową, fakturą, a także częściową zapłatą dokonaną przez pozwanego.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że zarzut potrącenia nie może być utożsamiany z potrąceniem. Zarzut jest bowiem czynnością procesową, natomiast potrącenie – instytucją prawa cywilnego uregulowaną przepisami Kodeksu cywilnego. Podobne stanowisko w sprawie zajmuje Sąd Najwyższy, który zaznaczył, że od potrącenia jako czynności materialnoprawnej, odróżnić trzeba zarzut potrącenia będący czynnością procesową. Oświadczenie o potrąceniu, o którym mowa w art. 499 KC, jest czynnością materialnoprawną powodującą – w razie wystąpienia przesłanek określonych w art. 498 § 1 KC – odpowiednie umorzenie wzajemnych wierzytelności, natomiast zarzut potrącenia jest czynnością procesową, polegającą na żądaniu oddalenia powództwa w całości lub w części z powołaniem się na okoliczność, że roszczenie objęte żądaniem pozwu wygasło wskutek potrącenia. Oświadczenie o potrąceniu stanowi zatem materialnoprawną podstawę zarzutu potrącenia (por. wyrok SN z 14.01.2009 r. sygn. akt IV CSK 356/08). Powyższe przepisy wskazują, dla przypomnienia, że gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.
Na zakończenie jeszcze jedna ważna informacja – zarzut potrącenia nie może zostać podniesiony w każdej sytuacji. Ustawodawca przewidział bowiem kiedy pozwany nie będzie mógł dokonać powyższej czynności, a chodzi mianowicie o:
- W sprawach nakazowych do potrącenia można przedstawiać jedynie wierzytelności udowodnione dokumentami, na podstawie których mógłby zostać wydany nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym.
- W postępowaniu uproszczonym zarzut potrącenia może zostać zgłoszony jedynie pod warunkiem, że roszczenie pozwanego nadawałoby się do rozpoznania w postępowaniu uproszczonym.
- Ograniczenia w możliwości podnoszenia zarzutu potrącenia istniały też w uchylonych przepisach o postępowaniu odrębnym w sprawach gospodarczych.
