Na wstępie warto zaznaczyć, że organ administracji publicznej ma obowiązek sporządzenia kserokopii pism z akt sprawy i przesłanie ich na adres wnioskodawcy. Czym innym jest jednak obowiązek urzędowego doręczania kserokopii z akt sprawy na koszt administracji, a czym innym obowiązek organu udostępnienia akt stronie w formie uzyskania kserokopii na koszt zainteresowanego. Organ może ustalić odpłatność za realizację takiego wniosku o wykonanie kserokopii i wysyłkę takich dokumentów.
Zgodnie z treścią art. 73 Kodeksu postępowania karnego, strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Dla przypomnienia stroną w postępowaniu administracyjnym jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Mogą nią być zarówno osoby fizyczne i osoby prawne, a gdy chodzi o państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i organizacje społeczne – również jednostki nieposiadające osobowości prawnej.
Czynności z zakresu sprawdzania akt danej sprawy dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Wszystko po to, aby nie wprowadzać do akt nowych pism, a także aby nie usuwać znajdujących się w nich dokumentów. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. W przypadku pism w formie dokumentu elektronicznego wnoszonych do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanych organ może zapewnić stronie dostęp do nich w swoim systemie teleinformatycznym, po identyfikacji strony w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z wyrokiem WSA we Wrocławiu z dnia 26 lutego 2013 r. (sygn. akt II SA/Wr 820/12), strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, jednakże może ona żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów tylko wówczas, gdy jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Odmowa wynikająca z powodu nie wykazania "ważności interesu" w uzyskaniu uwierzytelnionego odpisu dokumentu nie pozbawia strony prawa jawności akt postępowania ani też możliwości późniejszego uzyskania – przy innym uzasadnieniu żądania – uwierzytelnienia przedmiotowego odpisu.
Przeglądanie akt sprawy administracyjnej nie będzie jednak możliwe w każdej sytuacji. Pamiętajmy, że przepisu art. 73 KPA nie stosuje się do akt sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności "tajne" lub "ściśle tajne", a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy. Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Z drugiej strony sama klauzula tajemnicy służbowej nie przesądza o możliwości zastosowania art. 74 § 1 KPA. W toku postępowania należy wykazać, dlaczego nadanie danemu dowodowi klauzuli tajemnicy służbowej powoduje powstanie ważnego interesu państwowego, co z kolei sprawia, że strona nie może zapoznać się z tym dowodem.
