Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym, iż dana osoba była zatrudniona w konkretnym zakładzie pracy. Jest to dokument, którego treść została ściśle uregulowana zarówno przez Kodeks pracy, jaki i rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Tym samy oznacza to, że wszelkie sprawy związane z obowiązkiem wydania świadectwa pracy, jego treścią, możliwością zmiany oraz zaskarżania zostały unormowane w aktach prawnych o powszechnym charakterze obowiązywania.
Zaświadczenie o pracy nie może być jednak utożsamiane ze świadectwem pracy. Wskazuje na to nie tylko brzmienie powyższych dokumentów, ale przede wszystkim cel, dla którego są one wydawane. Jak była mowa na początku, świadectwo jest wydawane niezwłocznie przez pracodawcę pracownikowi w związku z ustaniem stosunku pracy. Nie ma przy tym znaczenia czy stosunek ten wygasł (np. na skutek śmierci pracodawcy) czy został rozwiązany (zarówno za wypowiedzeniem jak i w trybie natychmiastowym). Warto przy tym zaznaczyć, że świadectwo jest wydawane bez jakiegokolwiek wniosku ze strony pracownika – jest to bowiem ustawowy obowiązek każdego pracodawcy (bądź jego następcy). Z kolei zaświadczenie o pracy jest dokumentem otrzymywanym z reguły w czasie trwania stosunku pracy. Dodatkowo zaświadczenie jest wydawane na wniosek pracownika – pracodawca nie jest jednak zobowiązany do uwzględnienia prośby swojego podwładnego, nie musi nawet uzasadniać swojego stanowiska w tej kwestii. Zaświadczenie o pracy, a dokładniej o pozostawaniu w zatrudnieniu jest potrzebne w różnego rodzaju urzędach czy procedurach rekrutacyjnych. W praktyce zdecydowana większość zaświadczeń jest potrzebna w procesie kredytowym – banki i inne instytucje finansowe decydując się na udzielnie kredytu muszą mieć pewność, co do tego, iż kredytobiorca pozostaje w zatrudnieniu i osiąga stałe przychody. Jest to bowiem gwarancja wypłacalności danej osoby.
Treść omawianego dokumentu nie została uregulowana, stąd też ostateczną decyzję, co do informacji w nim zawartych podejmuje sam pracodawca (choć pracownik może wnioskować o zawarcie w zaświadczeniu konkretnie interesujących go informacji). Brak ustawowego uregulowania wydawania zaświadczeń o zatrudnieniu powoduje, że pracownik nie korzysta w tej materii z jakiejkolwiek ochrony prawnej – nie ma zatem możliwość żądać wydania takiego dokumentu przez pracodawcę, sprostowania jego treści, czy występowania na drogę sądową w razie nieuwzględnienia powyższych wniosków. Tak jak wydanie świadectwa pracy pracownikowi jest obowiązkowe dla każdego zatrudniającego, tak sporządzenie zaświadczenia o pracy jest uzależnione wyłącznie od dobrej woli naszego szefa.
