W pierwszej kolejności pracodawca musi sporządzić umowę o pracę. Nie ma przy tym przeszkód, aby została ona zawarta w formie ustnej, jednak wówczas najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, nowy pracownik musi otrzymać od swojego szefa pisemne warunki pracy i płacy. W praktyce zatem zdecydowana większość umów o pracę jest od razu zawierania w formie pisemnej. Jest to jednocześnie potwierdzenie woli przyszłego pracownika i pracodawcy.
Umowa o pracę musi zawierać kilka kluczowych elementów:
- rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
Sporządzenie kompletnej umowy nie zawsze jest łatwym zadaniem, szczególnie wtedy gdy zatrudniający dopiero rozpoczyna działalność gospodarczą. Pamiętajmy przy tym, że niedoprecyzowana umowa może w przyszłości rodzić wiele problemów natury prawnej – szczególnie, gdy pracownik zostanie zwolniony i będzie dochodził roszczeń z tego tytułu przed sądem pracy albo gdy wyrządzi szkodę w mieniu pracodawcy. Prawidłowo skonstruowana umowa o pracę jest zatem zabezpieczeniem zarówno dla samego pracownika, jak i pracodawcy. Im będzie ona dokładniejsza, tym pozycja obu jej stron będzie bardziej stabilna i jasna. Oczywiście możemy skorzystać w tym zakresie z pomocy profesjonalnego prawnika (adwokata lub radcy prawnego), jednak ceny sporządzenia umowy o pracę w kancelarii prawnej są zazwyczaj bardzo wysokie (oprócz oczywiście utraty dużej ilości czasu przeznaczonego na umówienie się na spotkanie, wizytę w kancelarii, sporządzenie umowy, nanoszenie ewentualnych poprawek oraz jej odebranie).
Innym rozwiązaniem, dużo szybszym i, co najważniejsze, bezpłatnym, jest zastosowanie specjalnego systemu do samodzielnego przygotowania umów Legalus. Warto przy tym wspomnieć, że oprócz zaoszczędzonych kosztów i czasu (umowa jest przygotowywana w kilka minut bezpośrednio przez użytkownika), tworzone dokumenty odpowiadają wymogom prawnym – mamy więc gwarancję, że będą zawierać niezbędne elementy wymagane przez Kodeks pracy. Cały system jest także nadzorowany przez profesjonalnych prawników.
Bezpłatnie stwórz profesjonalną umowę o pracę – w 10 minut! »
Zawarcie umowy o pracę jest jednak pierwszym, podstawowym krokiem w zatrudnieniu nowego pracownika. Zatrudniający musi następnie wysłać go na obowiązkowe badania lekarskie – pamiętajmy, że ich koszt pokrywa wyłącznie pracodawca, a odbywają się one w miarę możliwości w godzinach pracy. Po przeprowadzonych badaniach, pracownik musi odbyć obowiązkowe szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (jest to szczególnie ważne przy pracach typowo fizycznych jak np. prace budowlane). Powyższe szkolenie może zorganizować sam pracodawca albo uprawnione do tego osoby. Pracodawca może osobiście przeprowadzić takie szkolenie tylko wtedy, gdy posiada ukończony specjalny kurs zakończony certyfikatem lub zaświadczeniem, oraz gdy zatrudnia do 10 pracowników lub 20 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Kolejnymi zadaniem pracodawcy jest zgłoszenie zatrudnionego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Umowa o pracę rodzi bowiem konieczność objęcia pracownika ubezpieczeniami społecznymi (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) oraz ubezpieczeniem zdrowotnym. Pracodawca musi przesłać niezbędne informacje do ZUS w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od daty zatrudnienia. Obowiązek ten dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej. Zgłoszenia dokonujemy na druku -ZUS ZUA. Oprócz terminowego opłacania składek za danego pracownika, zatrudniający musi także opłacać Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
