Terminowość załatwiania spraw została uregulowana w art. 35 KPA, przepis ten stanowi, że organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.
Pamiętajmy jednak, że przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone powyżej. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. Czasami zdarza się, że w organ administracyjny nie załatwi sprawy w wymaganym terminie. W takiej sytuacji każdy zainteresowany w sprawie może złożyć zażalenie na bezczynność danego organu administracyjnego.
Zgodnie z treścią art. 37 KPA, na niezałatwienie sprawy w wymaganym przepisami ustawy terminie lub na przewlekłe prowadzenie postępowania stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia, a jeżeli nie ma takiego organu – wezwanie do usunięcia naruszenia prawa. Organ wyższego stopnia uznając zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. Organ stwierdza jednocześnie, czy niezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa.
Zażalenie na bezczynność organu administracyjnego jest tak naprawdę środkiem kontroli służącym zainteresowanym w sprawie. Dzięki niemu aparat administracyjny wie, że musi bezwzględnie dostosowywać się do wymogów terminowości załatwiania poszczególnych spraw. Jak podkreśla NSA w Warszawie w wyroku z dnia 26 października 2012 r. (sygn. akt II OSK 1956/12), przewlekłość w prowadzeniu postępowania wystąpi wówczas, gdy organ nie załatwia sprawy w terminie, nie pozostając jednocześnie w bezczynności, a podejmowane przez ten organ czynności procesowe nie charakteryzują się koncentracją niezbędną w świetle art. 12 KPA (zgodnie z tym przepisem – organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie) ustanawiającego zasadę szybkości postępowania, względnie mają charakter czynności pozornych, nie istotnych dla merytorycznego załatwienia sprawy. Przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ zaistnieje zatem wówczas, gdy będzie mu można skutecznie przedstawić zarzut niedochowania należytej staranności w takim zorganizowaniu postępowania administracyjnego, by zakończyło się ono w rozsądnym terminie, względnie zarzut prowadzenia czynności (w tym dowodowych) pozbawionych dla sprawy jakiegokolwiek znaczenia.
Każde zażalenie na bezczynność organu administracyjnego powinno zawierać:
- Dane skarżącego;
- Dane urzędu, który dopuścił się naszym zdaniem bezczynności;
- Numer (sygnaturę) naszej sprawy – jeśli tylko taki występuje;
- Opis sprawy wraz ze wskazaniem momentu przewlekłości postępowania;
- Wniosek o stwierdzenie przewlekłości oraz wskazania winnych przekroczenia terminu do załatwienia sprawy.
