Procedura meldunkowa nakazuje, aby osoba, która chce się zameldować w nowym miejscu stawiła się osobiście w organie gminy dotychczasowego miejsca pobytu celem wymeldowania z zajmowanego do tej pory lokalu. Ponadto, aby osoba mogła się zameldować w nowym miejscu musi osobiście bądź za pośrednictwem właściciela lokalu stawić się w urzędzie. Zadaniem właściciela lokalu jest wypełnienie formularzu meldunkowego w formie papierowej, na którym on sam lub inna osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu potwierdza fakt pobytu osoby w tym lokalu; a następnie przedstawia do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu. Osoby podlegające obowiązkowi wojskowemu muszą dodatkowo przedkładać do urzędu książeczkę wojskową w celu dokonania wpisu, a organ gminy musi poinformować właściwą Wojskową Komendę Uzupełnień. Osoba ustnie w organie gminy zgłasza swój pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy przy równoczesnym udziale właściciela bądź innej osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu. Opisane w tym akapicie procedury są uciążliwe dla organów administracji publicznej, bowiem w przypadku niedopełnienia jakiegokolwiek opisanego powyżej obowiązku meldunkowego to właśnie na organie administracji publicznej ciąży obowiązek prowadzenia w tej sprawie postępowania administracyjnego zgodnie z regułami kodeksu postępowania administracyjnego, co bardzo wydłuża i komplikuje proces realizacji tego obowiązku. Taka procedura kończy się wydaniem decyzji administracyjnej, od której służą środki odwoławcze. W skrajnych, aczkolwiek nierzadkich wypadkach, postępowania w sprawach o wymeldowanie, z uwagi na występowanie w nich, co najmniej dwóch skłóconych stron, trwają latami.
Projekt nowelizacji zakłada w miejsce dotychczasowego obowiązku zameldowania się na pobyt stały, czasowy trwający ponad 3 miesiące oraz czasowy do 3 miesięcy wprowadzenie obowiązku zgłaszania miejsca zamieszkania z równoczesnym uproszczeniem procedur realizacji tego obowiązku. Zmiany umożliwiają również zgłoszenie adresu do korespondencji – w tym adresu e-mail. W przypadku wejścia w życie nowelizacji zostanie zniesiony wpis adresu zamieszkania w dowodzie osobistym, a w rejestrach ewidencji ludności „miejsce pobytu stałego” zostanie zastąpione formułą „miejsce zamieszkania”. Projekt utrzymuje obowiązek meldunkowy cudzoziemców spoza UE i EOG oraz obowiązek zgłaszania wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej.
Jeśli chodzi o samą procedurę zmian w rejestracji obywateli, to zaproponowano, aby wyrejestrowane z poprzedniego miejsca zamieszkania nastąpiło automatycznie – bez udziału osoby. Czynność ta będzie dokonywana przez organ przyjmujący zgłoszenie nowego miejsca zamieszkania. Obywatel zgłaszający zmianę miejsce zamieszkania będzie mógł poinformować o tym organ na trzy sposoby: poprzez Internet, korespondencyjnie, bądź osobiście w urzędzie. Procedura będzie się wiązała z koniecznością wypełnienia formularza papierowego, bądź elektronicznego, w przypadku zgłoszenia przez Internet. W przypadku osobistego wstawienia się w urzędzie, formularz elektronicznie wypełniać będzie urzędnik i po wydrukowaniu przedłoży do podpisu osobom zgłaszającym zmianę miejsca zamieszkania. Za osoby małoletnie, ubezwłasnowolnione bądź przebywające w placówkach typu dom dziecka formularz będzie podpisywać osoba posiadające uprawnienie do opieki na podstawie innych przepisów prawa. Dla cudzoziemców zaproponowano wprowadzenie innego formularza zgłoszeniowego z uwagi na inny zakres danych możliwych do zweryfikowania na podstawie paszportu lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość i obywatelstwo.
Niewątpliwą korzyścią zaproponowanych zmian dla obywateli będzie uproszczenie komunikacji z urzędem oraz swoboda wyboru formy dokonania zgłoszenia. Ponadto dodatkowymi korzyściami są zniesienie obowiązku załatwiania odrębnie wyrejestrowania dotychczasowego adresu i zarejestrowania nowego oraz ograniczenie liczby czynności dokonywanych przez obywatela, jeśli chodzi o likwidacje pobytów czasowych – w tym w zakładach hotelarskich. Korzystną zmianą jest również uproszczenie przy wypełnianiu formularza, w przypadku osobistego stawiennictwa, bowiem wówczas formularz wypełni urzędnik, który po wydrukowaniu jedynie przekazuje go do podpisu. Niestety zmiany niosą również za sobą pewnego rodzaju ryzyko, takie jak np. brak akceptacji opinii społecznej i środowisk biznesowych z uwagi na zagrożenie naruszenia prawa własności, zwiększenia kosztów utrzymania nieruchomości uzależnionych od liczby osób zamieszkałych, zakłócanie miru domowego przez organy ścigania w sytuacji podania przez osobę poszukiwaną fikcyjnego miejsca zamieszkania. Zagrożenie istnieje również przy niezgodności danych osobowych, wówczas powstanie problem ustalenia procedury i kosztów związanych z aktualizacją danych. Powstaje również niebezpieczeństwo czy proces weryfikacji danych osobowych, długotrwały np. z powodu procedur sądowych dotyczący uznania zagranicznego wyroku rozwodowego, nie uniemożliwi lub nie powstrzyma wprowadzenia informacji o miejscu zamieszkania. Oczywistym wydaje się również konieczność bardzo szybkiego dostosowania innych przepisów do znowelizowanej ustawy. Przykładem może być przepis uzależniający ulgi podatkowe od określonego czasu zamieszkania (aktualnie chodzi o pobyt stały), bowiem bez zmiany tych przepisów osoby zainteresowane zgłaszałyby zamieszkanie w danym miejscu wyłącznie w celu korzyści podatkowej.
