Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie praw i obowiązków zarówno pracodawców jak i pracowników jest oczywiście Kodeks pracy. W nim też powinniśmy szukać informacji dotyczących możliwości zmniejszenia etatów. Zmniejszenie wymiaru etatu jest niczym innym jak wypowiedzeniem dotychczasowych warunków pracy lub płacy (niekiedy zarówno warunków pracy jak i płacy). Właściwym w omawianej materii będzie zatem art. 42 KP, który stanowi, że wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Pamiętajmy, że wypowiedzenie zmieniające jest konieczne jedynie w przypadku zmiany warunków pracy lub płacy na niekorzyść pracownika. Zmniejszenie wymiaru etatu doskonale wpasowuje się zatem w ten zakres. Decydujące znaczenie należy więc przypisać nie temu, że nowe warunki były niekorzystne, ale temu, że ich zmiana była uzasadniona w rozumieniu art. 45 § 1 w związku z art. 42 § 1 KP. Taka uzasadniona zmiana warunków pracy i płacy pracowników jest dopuszczalna i stanowi w istocie jedną z przesłanek dotrzymania gwarancji zatrudnienia, polegającej na utrzymaniu miejsc pracy. Nie można bowiem wymagać od pracodawcy, aby przez wiele lat nie dokonywał żadnych zmian w zakresie warunków pracy i płacy swoich pracowników mimo, że występują uzasadniające to względy organizacyjne, ekonomiczne.
Pracownik nie musi się jednak zgadzać na zmianę warunków dotychczas świadczonej pracy. Chęć zmniejszenia etatu nie musi zatem oznaczać bezwzględnej akceptacji ze strony zatrudnionego. W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki; pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że zmniejszenie etatu może dotyczyć także specjalnej grupy pracowników, do której zaliczamy pracowników, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia im uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Pracodawca może wypowiedzieć warunki pracy lub płacy pracownikowi spełniającemu powyższe warunki, jeżeli wypowiedzenie stało się konieczne ze względu na:
- wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub tej ich grupy, do której pracownik należy,
- stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną przez pracownika utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania.
Z powyższego wynika zatem, że każdy pracodawca może zmniejszyć wymiar etatu zatrudnianemu pracownikowi. Ten drugi jednak nie musi zgadzać się z działaniem swojego szefa, wówczas jednak jego umowa o pracę ulega rozwiązaniu. Tym samym oznacza to, że ostateczną decyzję co do zmiany warunków dotychczasowej pracy podejmuje sam zatrudniony i to od niego zależy czy zmniejszenie wymiaru etatu będzie skuteczne.
