Szczegółowa regulacja zwolnienia od kosztów znajduje się w ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Skorzystanie z możliwości zwolnienia nigdy nie nastąpi jednak z urzędu – oznacza to konieczność aktywnego uczestnictwa zainteresowanej strony lub uczestnika postępowania.
Zgodnie z treścią art. 96 w/w aktu prawnego, nie mają obowiązku uiszczenia kosztów sądowych:
- strona dochodząca ustalenia ojcostwa lub macierzyństwa oraz roszczeń z tym związanych;
- strona dochodząca roszczeń alimentacyjnych oraz strona pozwana w sprawie o obniżenie alimentów;
- strona wnosząca o uznanie postanowień umownych za niedozwolone;
- pracownik wnoszący powództwo lub strona wnosząca odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych;
- kurator wyznaczony przez sąd orzekający lub sąd opiekuńczy dla danej sprawy;
- prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka i Rzecznik Praw Pacjenta;
- powiatowy (miejski) rzecznik konsumentów w sprawach dotyczących praktyk ograniczających konkurencję oraz praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumentów;
- inspektor pracy oraz związki zawodowe w sprawach z zakresu prawa pracy;
- strona w sprawach związanych z ochroną zdrowia psychicznego;
- osoba ubezwłasnowolniona w sprawach o uchylenie lub zmianę ubezwłasnowolnienia;
- strona, która została zwolniona od kosztów sądowych przez sąd – w zakresie przyznanego jej zwolnienia;
- powiatowy (miejski) rzecznik konsumentów w sprawach dotyczących ochrony indywidualnych interesów konsumenta;
- strona dochodząca naprawienia szkód spowodowanych ruchem zakładu górniczego, o których mowa w dziale VIII ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. – Prawo geologiczne i górnicze.
Powyższy katalog ma charakter zamknięty, nie oznacza to jednak, że strony lub uczestnicy toczącego się postępowania, którzy nie mieszczą się w tym zestawieniu, nie mogą ubiegać się o zwolnienie od kosztów sądowych. Ustawodawca przewidział bowiem, że sąd może zwolnić stronę od kosztów sądowych w części, jeżeli strona jest w stanie ponieść tylko część tych kosztów. Częściowe zwolnienie od tych kosztów może polegać na zwolnieniu od poniesienia albo ułamkowej lub procentowej ich części, albo określonej ich kwoty, albo niektórych opłat lub wydatków. Może też polegać na przyznaniu zwolnienia co do pewnej części roszczenia lub co do niektórych roszczeń dochodzonych łącznie, roszczenia te lub ich części sąd oznacza w postanowieniu o przyznaniu częściowego zwolnienia od kosztów sądowych.
Zwolnienia od kosztów sądowych może się domagać osoba fizyczna, jeżeli złoży oświadczenie, z którego wynika, że nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Do wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych powinno być dołączone oświadczenie obejmujące szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania osoby ubiegającej się o zwolnienie od kosztów. Oświadczenie sporządza się według ustalonego wzoru. Sąd może odebrać od osoby ubiegającej się o zwolnienie od kosztów sądowych przyrzeczenie o treści: "Świadomy znaczenia mych słów i odpowiedzialności przed prawem zapewniam, że złożone przeze mnie oświadczenie o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania jest prawdziwe i rzetelne".
Stronami toczącego się postępowania są nie tylko osoby fizyczne, ale także i osoby prawne. Nie oznacza to jednak braku możliwości ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych przez drugą kategorię podmiotów. W przypadku osób prawnych zwolnienie od kosztów sądowych może zatem nastąpić na podstawie art. 103 omawianej ustawy. Tym samym sąd może przyznać zwolnienie od kosztów sądowych osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, jeżeli wykazała, że nie ma dostatecznych środków na ich uiszczenie – należy rozumieć jako obowiązek wykazania trwałej niemożności uzyskania środków na uiszczenie kosztów sądowych. Zgodnie z postanowieniem sądu apelacyjnego w Rzeszowie z dnia 4 lutego 2013 r. (sygn. akt III APz 3/13), wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych jest pismem procesowym, powinien więc zawierać przedstawienie opisu kondycji finansowej pozwanego wraz z dowodami na poparcie przytoczonych okoliczności. Dla spełnienia powyższego warunku nie jest wystarczające określenie sytuacji finansowej jako rozpaczliwej. Zawarte w ustawie sformułowanie – jeżeli wykazała, że nie ma dostatecznych środków na ich uiszczenie – należy rozumieć jako obowiązek wykazania trwałej niemożności uzyskania środków na uiszczenie kosztów sądowych, przy odniesieniu do konkretnej opłaty sądowej, obciążającej stronę ubiegającą się o zwolnienie od kosztów.
Na zakończenie pamiętajmy, że złożenie wniosku w omawianej materii jest wolne od opłaty sądowej i może obejmować część lub całość kosztów sądowych. W razie oddalenia wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych strona postępowania nie może ponownie domagać się zwolnienia, powołując się na te same okoliczności, które stanowiły uzasadnienie oddalonego wniosku. Ponowny wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych, oparty na tych samych okolicznościach, podlega odrzuceniu. Na odrzucenie wniosku nie przysługuje zażalenie. Zwolnienie od kosztów sądowych nie zwalnia strony od obowiązku zwrotu kosztów procesu stronie przeciwnej.
