Pracownikowi pracodawca może zwrócić koszty jazdy lokalnej (nie ryczałtu), jeżeli używa samochodu nie będącego własnością pracodawcy, ale dotyczy to sytuacji gdy jest on w podróży służbowej. Szczegółowo określają zwrot kosztów delegacji przepisy Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990).
Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 06.02.2009 sygn. akt I SA/Po 1309/08 przepisy podatkowe nie definiują pojęcia "podróży służbowej". Z treści art. 77[5] § 1 Kodeksu pracy wynika, że podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
Aby pracownikowi przysługiwał zwrot kosztów na tej podstawie, każdorazowo pracodawca musi wyrazić zgodę na środek transportu w postaci pojazdu służbowego.
Inni pracodawcy (nie określeni ww. rozporządzeniu) od dnia 01.01.2003 roku mogą, zgodnie z art. 773 k.p. określać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jednakże, postanowienia tych aktów nie mogą ustalać gorszych warunków niż dla pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej, a w przypadku zwrotu kosztów przejazdu nie mogą stosować stawek wyższych, gdyż są to stawki maksymalne.
Należy zwrócić uwagę na różnicę w definicji pojęć miejsce pracy i siedziba pracodawcy. W wyroku z 01.04.1985 roku sygn. akt I PR 19/85, Sąd Najwyższy wskazał, że strony zawierające umowę o pracę mają dużą swobodę w określaniu miejsca pracy. Może być ono określone na stałe, bądź jako miejsce zmienne, przy czym w tym ostatnim wypadku zmienność miejsca pracy może wynikać z samego charakteru (rodzaju) pełnionej pracy. Ogólnie pod pojęciem miejsca pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy. "Miejsce pracy" nie musi być wyposażone w zaplecze socjalne, kadrowe i techniczne. Wykonywanie pracy w uzgodnionym przez strony "miejscu pracy" pracownika nie rodzi obowiązku płacenia takiemu pracownikowi ani diet, ani świadczeń rozłąkowych. To samo będzie zatem dotyczyć zwrotu kosztów przejazdów (podróży służbowych).
Właściwe zdefiniowanie pojęcia podróż służbowa ma znaczenie dla ustalenia, czy pracownikowi należą się z tytułu podróży tylko świadczenia określone w komentowanym rozporządzeniu, czy też czas ten zaliczony zostanie do czasu pracy i wówczas pracownikowi należeć będzie także wynagrodzenie. Definicji podróży służbowej nie znajdziemy obecnie w tekście samego rozporządzenia, dlatego też należy posiłkować się tekstem art. 775 § 1 k.p., zgodnie z którym podróż służbowa ma miejsce gdy pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Zdaniem Sądu Najwyższego w wyroku z dnia 27.10.1981 roku sygn. akt I PR 85/81, sama podróż służbowa nie stanowi wykonywania pracy w rozumieniu przepisu art. 80 k.p.. Za pracę może być uważane tylko odbywanie podróży służbowej w "czasie pracy" (art. 128, 129 i nast. k.p.). W konsekwencji odbywanie podróży służbowej poza "czasem pracy" nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia – jeżeli przepis szczególny tego nie przewiduje. Jeżeli natomiast po zużyciu na podróż służbową całego swego "czasu pracy" pracownik wykonuje jeszcze ponadto jakąś konkretną pracę, przysługują mu za tę pracę świadczenia jak za pracę w godzinach nadliczbowych, zgodnie z zasadami uregulowanymi w rozdziale V działu VI KP.
Reasumując, podstawowym celem podróży służbowej jest wykonanie konkretnych zadań wynikających z umowy o pracę, użycie zaś własnego środka lokomocji nie stanowi wykonywania takich zadań, gdy służy wygodzie pracownika i odbywa się w czasie nie kontrolowanym przez zakład pracy. Oznacza to, że dojazd pracownika do miejsca świadczenia pracy lub z tego miejsca do swojego miejsca zamieszkania nie może być uważany za podróż służbową. Przejazdy takie wykonywane są poza czasem pracy, nie są związane z wykonywaniem pracy, nie mogą zatem być uznane za podróż służbową, a tym samym nie mogą podlegać zwrotowi przez pracodawcę. Jakiekolwiek wynagrodzenie z tego tytułu stanowi świadczenie dodatkowe wypłacane przez pracodawcę pracownikowi, a tym samym podlegać będzie ogólnym regułom podatkowym związanym z wynagradzaniem pracowników. Należy zaznaczyć, że pracodawca prywatny może stosować dodatkowe środki wynagradzania pracowników np. w postaci zwrotu kosztów dojazdów do i z miejsca świadczenia pracy do miejsca zamieszkania pracownika, jednakże podróże takie nie mogą podlegać zwolnieniu podatkowemu (na marginesie należy dodać, że korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego pracodawcy na dojazdy do miejsca zamieszkania z miejsca świadczenia pracy i odwrotnie, stanowi dodatkowe świadczenie udzielane pracownikowi przez pracodawcę, a jako takie powinno podlegać opodatkowaniu – jedynym wyjątkiem będzie sytuacja, związana ze szczególną pracą, polegającą na przemieszczaniu się w terenie, w myśl wyroku Sądu Najwyższego z dnia 27.05.1978 roku sygn. akt I PR 31/78, wszelkie przejazdy pracownika, wykonującego pracę w terenie, z miejsca zakwaterowania do miejsca pracy i z powrotem są objęte czasem pracy, pozostaje on bowiem w czasie tych przejazdów w dyspozycji zakładu pracy).
Jarosław Olejarz
