Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek płatnik składek może złożyć po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone lub po otrzymaniu zawiadomienia z Zakładu o kwocie nienależnie opłaconych składek. Zakład Ubezpieczeń Społecznych zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym. Nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku płatnika składek w sprawie dokonania zwrotu przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a w sytuacji, gdy zostanie przekroczony górny pułap podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – w terminie 30 dni od otrzymania przez Zakład imiennego raportu korygującego za danego ubezpieczonego oraz deklaracji rozliczeniowej korygującej. Jeśli nienależnie opłacone składki nie zostaną zwrócone w ustawowym terminie, podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych. Nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 10 lat, licząc od dnia:
- otrzymania zawiadomienia z Zakładu,
- opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia.
W przypadku, gdy w trakcie analizy dokumentów rozliczeniowych i płatniczych za dany okres rozliczeniowy zostanie stwierdzone przez płatnika składek, że zostały opłacone składki w zawyżonej wysokości, to zgodnie z obowiązującymi regulacjami może on złożyć wniosek o zwrot nadpłaconych składek. Z kolei ubezpieczony może złożyć wniosek o ustalenie czy nastąpiło za dany rok kalendarzowy przekroczenie rocznej granicy podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W wyniku analizy akt danego ubezpieczonego i stwierdzenia przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Zakład powiadomi płatników składek danego ubezpieczonego o opłaceniu składek od podstawy przewyższającej górną roczną granicę podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia, co stanowi dla płatników podstawę do podjęcia stosownych działań.
Także w przypadku, gdy Zakład wykonując dyspozycję, wynikającą z art. 19 ust. 6b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, stwierdzi opłacanie składek od podstawy przewyższającej górną granicę rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, informuje płatników składek o opłaceniu składek od kwot przewyższających roczną podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia. W praktyce oznacza to, że w sytuacji stwierdzenia opłacenia składek – w tym w wyniku obliczenia ich od podstawy na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przekraczającej kwotę graniczną, złożone dokumenty podlegają skorygowaniu, co z kolei prowadzi do ponownego rozliczenia konta i na tym tle, dopiero do ustalenia kwoty nienależnie opłaconych składek.
Aktualnie wniosek dotyczący zwrotu nadpłaconych składek składany przez płatnika składek czy też wniosek składany przez ubezpieczonego o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe można przekazać do Zakładu nie tylko w formie papierowej ale również w formie elektronicznej za pośrednictwem Elektronicznego Urzędu Podawczego (EUP) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
