Zaliczka jest formą przedpłaty w związku z zawarciem jakiejś umowy. W swej konstrukcji jest bardzo zbliżona do zadatku, niemniej jednak pomiędzy powyższymi formami przedpłaty istnieją zasadnicze różnice – chociażby w kwestii odzyskania wpłaconych pieniędzy w przypadku rozwiązania umowy.
Zaliczka powinna być zawsze taktowana jako kwota, którą wpłacamy ze względu na jakieś przyszłe należności wynikające z zawartej umowy. Jeśli dojdzie ona do skutku, zaliczka jest wliczana w cenę wykonanej usługi lub zakupionego produktu. Jeżeli jednak strona wpłacająca zaliczkę odstąpi od umowy, z jakichkolwiek przyczyn, może ona w takiej sytuacji skutecznie żądać zwrotu całej wpłaconej kwoty. Zaliczka, w przeciwieństwie do zadatku, zawsze wraca do zleceniodawcy, który ją uiścił.
Zgodnie z treścią art. 743 i n. KC, jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki. Jednocześnie dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. W razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę. Przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednakże gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę. Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów.
Żądanie zwrotu wpłaconej zaliczki może nastąpić na podstawie art. 494 KC, zgodnie z którym strona, która odstępuje od umowy wzajemnej, obowiązana jest zwrócić drugiej stronie wszystko, co otrzymała od niej na mocy umowy. Może przy tym żądać nie tylko zwrotu tego, co świadczyła, lecz również naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania. Jednocześnie pamiętajmy, że jeżeli jedno ze świadczeń wzajemnych stało się niemożliwe wskutek okoliczności, za które żadna ze stron odpowiedzialności nie ponosi, strona, która miała to świadczenie spełnić, nie może żądać świadczenia wzajemnego, a w wypadku, gdy je już otrzymała, obowiązana jest do zwrotu według przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Jeżeli świadczenie jednej ze stron stało się niemożliwe tylko częściowo, strona ta traci prawo do odpowiedniej części świadczenia wzajemnego. Jednakże druga strona może od umowy odstąpić, jeżeli wykonanie częściowe nie miałoby dla niej znaczenia ze względu na właściwości zobowiązania albo ze względu na zamierzony przez tę stronę cel umowy, wiadomy stronie, której świadczenie stało się częściowo niemożliwe. Zgodnie z art. 487 § 2 KC, umowa jest wzajemna, gdy obie strony zobowiązują się w taki sposób, że świadczenie jednej z nich ma być odpowiednikiem świadczenia drugiej. Zgodnie z wyrokiem sądu apelacyjnego w Krakowie z dnia 7 grudnia 2012 r. (sygn. akt I ACa 1152/12), skuteczne odstąpienie od umowy kształtuje nowy stan prawny między stronami w ten sposób, że od chwili jego złożenia umowa wzajemna przestaje wiązać a strony nie są już obustronnie wobec siebie zobowiązane do świadczeń przewidzianych w umowie, a to co ewentualnie świadczyły już wcześniej, podlega zwrotowi. Jeżeli umowa została już wykonana choćby częściowo, zachodzi konieczność uregulowania sytuacji stron – zwłaszcza rozliczenia się ze spełnionych świadczeń. Zwrot spełnionych świadczeń wzajemnych powinien w zasadzie być dokonany w naturze. W przypadku umów o charakterze ciągłym, nie jest możliwe przyjęcie takiego stanu, jakby umowa nigdy nie została zawarta. Wykonanie takiej umowy rodzi bowiem określone skutki, których zniweczyć się nie da.
Z kolei roszczenie o zwrot zaliczki możemy oprzeć na art. 405 KC, który stanowi, że kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości. Termin przedawnienia takiego roszczenia wynosi odpowiednio 10 lat lub wyjątkowo 3 lata, gdy chodzi o roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
