Materiały archiwalne zgromadzone w archiwach wyodrębnionych są udostępniane na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na umożliwieniu zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów. Natomiast drugi polega na przekazaniu zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materiałów. Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego podmiotu. Zgłoszenie należy złożyć do organu, któremu jest podporządkowane archiwum wyodrębnione. Powinno ono zawierać: imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel, nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna, wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotycz oraz określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych i proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych. Do tego zgłoszenia należy załączyć ewentualne upoważnienie dla osoby.
Materiały archiwalne dotyczące osób fizycznych mogą zostać udostępnione w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi. Natomiast materiały archiwalne, które zawierają chronione dane osobowe osób trzecich są udostępniane po anonimizacji tych danych. Udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową wymaga pisemnej zgody organu, któremu jest podporządkowane archiwum. Zgoda na udostępnienie tego rodzaju materiałów wydawana jest na podstawie pisemnego wniosku zainteresowanego podmiotu. Wniosek ten powinien zawierać: imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne ubiega się osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel, nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne ubiega się osoba prawna lub jednostka organizacyjna, wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą oraz określenie celu i uzasadnienie wykorzystania materiałów archiwalnych i tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do informacji niejawnych. Do tego wniosku należy również załączyć kopię ważnego poświadczenia bezpieczeństwa wydanego przez właściwą służbę ochrony państwa lub pełnomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych – odpowiedniego do klauzuli tajności materiału archiwalnego, o którego udostępnienie ubiega się wnioskodawca oraz ewentualne upoważnienie dla innej osoby. Materiały archiwalne, które zawierają informacje niejawne mogą być udostępnione wnioskodawcy jedynie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu wyrażonego we wniosku. Materiały te udostępniane są w archiwach, archiwach, których są one przechowywane wyłącznie przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów lub ich kopie. Fakt udostępnienia materiału archiwalnego zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową podlega odnotowaniu w karcie zapoznania się z dokumentem.
Udostępnianiu podlegają materiały archiwalne zewidencjonowane, dla których sporządzono środki ewidencyjno-informacyjne. Oryginalne materiały archiwalne udostępnia się po nadaniu im paginacji lub foliacji. Paginacje lub foliację stosuje się również do kserokopii i fotokopii dokumentów, jeżeli archiwum nie dysponuje oryginalnymi materiałami.
Obowiązkiem osoby kierującej archiwum jest dokonuje, na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalności udostępniania materiałów archiwalnych oraz zaznaczenie braków zastrzeżeń odpowiednią adnotacją na zgłoszeniu lub na wniosku. W przypadku, gdy przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w zgłoszeniu lub wniosku, to czynności osoby kierującej archiwum mogą zostać poprzedzone złożeniem przez zgłaszającego lub wnioskodawcę wyjaśnień lub oświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych materiałów archiwalnych. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych, zgłaszający lub wnioskodawca składa pisemne oświadczenie dotyczące sposobu i zakresu ich wykorzystania. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych, udostępnianych odpowiednio do określonego zgłoszenia lub wniosku, nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne wykorzystanie wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub wniosku.
Należy wspomnieć, iż udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na: ich zły stan fizyczny, brak środków ewidencyjno – informacyjnych, bądź potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez jednostkę organizacyjną przy wykonywaniu jej ustawowych zadań. W przypadku takiego ograniczenia, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona informuje o przyczynach ograniczenia zgłaszającego lub wnioskodawcę, wskazując równocześnie przybliżony termin udostępnienia materiałów archiwalnych. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia zgłaszającego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania. Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentu potwierdzającego tożsamość. Jeśli zgłaszający lub wnioskodawca podjął lub podejmuje czynności zagrażające bezpieczeństwu i integralności udostępnionych materiałów archiwalnych, organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona może pisemnie wyłączyć możliwość korzystania z materiałów archiwalnych przez zgłaszającego lub cofnąć wnioskodawcy zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych.
Udostępnianie materiałów archiwalnych jest bezpłatne, chyba, że ponoszone są przez archiwum dodatkowe koszty związane udostępnianiem materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji. Wówczas archiwa pobierają od zgłaszającego lub wnioskodawcy opłatę w wysokości określonej w załączniku do rozporządzenia. Zgłaszający lub wnioskodawca musi wnieść opłatę przed udostępnieniem mu materiałów archiwalnych lub przed wydaniem zamówionych reprodukcji materiałów.
