O dofinansowanie zadań można ubiegać się tylko w przypadku, gdy realizacja zadania objętego dotacja będzie miała miejsce w terminie od 28 kwietnia do 12 listopada 2008 roku. Oferty na konkurs mogą składać tylko zarejestrowane w Polsce organizacje pozarządowe – nie zaliczane do sektora finansów publicznych – których działalność w zakresie turystyki jest jednym z podstawowych celów statutowych, działające dłużej niż trzy lata. Należy zaznaczyć, iż wymóg ten nie dotyczy Regionalnych Organizacji Turystycznych. Oferty mogą dotyczyć tylko i wyłącznie zadań, które będą realizowane w Polsce. Natomiast wspieranie imprez krajoznawczo – turystycznych dotyczyć będzie jedynie imprez, w których planowany jest udział powyżej 300 osób.
Zadania dofinansowane będą w następujący sposób: transza (czyli wydzielona część ogólnej kwoty) w wysokości 30% przyznanej dotacji zostanie przekazana na rachunek bankowy zleceniobiorcy w okresie do 30 dni od daty podpisania umowy, a pozostała kwota dotacji zostanie przekazana na rachunek bankowy zleceniobiorcy po wykonani zadania, przedstawieniu sprawozdania końcowego i zaakceptowania go przez zleceniodawcę – zgodnie z treścią zawartej umowy. W przypadku zadań w zakresie wytyczania i znakowania konserwacji szlaków kwota dotacji nie może przekraczać 70% całkowitych kosztów realizacji zadania, natomiast w przypadku realizacji pozostałych zadań kwota dofinansowania nie może przekraczać 50% całkowitych kosztów realizacji tego zadania. Ponadto wymagany jest wkład własny podmiotu wnioskującego o dotację w wysokości minimum 15% kosztów całkowitych – może on stanowić wkład finansowy oraz pozafinansowy np. wkład pracy aktywu społecznego czy wolontariuszy w okresie obowiązywania umowy. Do wkładu własnego nie zalicza się dotacji innych organów rządowych, samorządowych, sponsorów oraz wpłat uczestników.
Kosztorys w ofercie musi być czytelny i logiczny. Wydatki w nim przedstawione muszą znajdować pełne uzasadnienie w opisie zadania – np. liczba uczestników, liczba materiałów konferencyjnych itp. Ministerstwo Sportu i Turystyki – Departament Turystyki może wskazać przeznaczenie dotacji na pokrycie kosztów innych niż proponowane przez wnioskodawcę w kosztorysie lub może podjąć decyzję o przyznaniu mniejszej kwoty dotacji niż wnioskowana.
Kompletne oferty – przygotowane zgodnie ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego publicznego wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207- załącznik nr 1 wraz z zestawieniem „Struktura finansowania zadania ze względu na przewidywanie źródła finansowania”, przygotowanym zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszych „Zasad dofinansowania…” – należy przekazać pocztą w terminie do 31 stycznia 2008 roku – liczy się data stempla pocztowego. Adres to: Departament Turystyki, Ministerstwo Sportu i Turystyki, ul. Senatorska 14, 00-082 Warszawa. Oferty należy złożyć w jednym egzemplarzu, oddzielnie na każde zadanie. Do oferty należy dołączyć 2 oświadczenia. Pierwsze z nich potwierdzające, iż w stosunku do wnioskującego podmiotu nie stwierdzono niezgodnego z przeznaczeniem wykorzystania środków dotacji, a drugie potwierdzające, że osoby uprawnione do dysponowania środkami finansowymi danej organizacji i do reprezentowania podmiotu w kontaktach zewnętrznych nie były karane za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
