Przepisy projektu zakładają likwidację obowiązku rejestracji wszystkich dotychczasowych form pobytu o charakterze krótkotrwałym, pozostawiając – na okres przebudowy rejestrów państwowych – rejestrowanie wyłącznie miejsca z mieszkania, przy jednoczesnym maksymalnym uproszczeniu procedury administracyjnej. Planowane wprowadzenie nowego dowodu osobistego oraz zmiana funkcjonalności dokumentu tożsamości stanowi powód wyodrębnienia regulacji dotyczących dowodu osobistego z dotychczasowych wspólnych rozwiązań prawnych i stworzenia nowej odrębnej ustawy dotyczącej tych dokumentów. Z tego względu przedmiotowa ustawa swym zakresem obejmuje wyłącznie tematykę związaną z ewidencją ludności oraz udostępnianiem danych z rejestrów ewidencji ludności.
Projektowaną ustawą przyjęto zasadę, że rejestr PESEL jest jedynym centralnym rejestrem gromadzącym aktualne dane związane z tożsamością osoby i jej statusem prawno-administracyjnym stanowiące ewidencję ludności oraz, że jest pod tym względem rejestrem nadrzędnym wobec innych rejestrów usytuowanych na poziomie centralnym prowadzonych w związku z realizacją innych zadań np.: Ogólnokrajowej Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych, Centralnej Ewidencji Wydanych i Utraconych Paszportów itp. Aby móc zapewnić wiarygodność i aktualność danych w rejestrze PESEL zmieniono zasady przepływu informacji pomiędzy tymi organami administracji, które realizując swoje zadania rejestrują zdarzenia tworzące lub zmieniające dane. Ponadto przyjęto zasadę, że organ będący źródłem informacji np.: kierownik urzędu stanu cywilnego, wojewoda, konsul ma obowiązek zasilać danymi rejestr PESEL. Rozwiązanie takie zagwarantuje bezpośredniość rejestrowania danych i wyeliminuje błędy, jakie rodzi pośredniczenie organów oraz zapewni szybkość przepływu danych, a więc ich aktualność w rejestrze centralnym.
Założeniem projektodawcy jest gromadzenie w rejestrze PESEL danych, które ponad wszelką wątpliwość pozwolą ustalić tożsamość osoby i jej aktualny status prawno-administracyjny. Z tego względu z dotychczasowej zawartości rejestru PESEL wykreślono dane związane z obowiązkiem wojskowym, które winny być gromadzone przez organy wojskowe oraz związane z dokumentami legalizującymi pobyt cudzoziemców. Dopisano natomiast, obok danych dotyczących dowodu osobistego, dane o aktualnym paszporcie, wychodząc z założenia – czego dowodzi doświadczenie ostatnich lat – że spośród Polaków, którzy czasowo wyjechali za granicę, wielu nie posiada dowodu osobistego tylko paszport.
Projektowana ustawa określa także podmioty, których dane gromadzone są w rejestrze PESEL. Przyjęto zasadę, że w rejestrze gromadzone są dane obywateli polskich urodzonych i zamieszkałych na terytorium RP. Jeżeli chodzi o obywateli polskich zamieszkałych za granicą ich dane gromadzi się wówczas, gdy przystępują do czynności administracyjnych z założenia rejestrowanych w rejestrze PESEL, a więc chodzi o te osoby, które ubiegają się o polski dokument tożsamości. Natomiast w przypadku cudzoziemców w rejestrze PESEL, co do zasady, gromadzi się dane tych cudzoziemców, którzy stale zamieszkują na terytorium RP lub ich status wskazuje, że charakter pobytu będzie. Wobec cudzoziemców, którzy z założenia czasowo przebywają na terytorium RP przyjęto, że ich dane będą gromadzone – jak ma to miejsce dotychczas – w innym rejestrze centralnym, natomiast na potrzeby ewidencji ludności w rejestrach zamieszkania cudzoziemców. W rejestrze PESEL dane tych osób mogą być gromadzone wyłącznie na umotywowany wniosek cudzoziemca.
Numer PESEL nadawany jest osobie z urzędu lub na uzasadniony wniosek osoby. Uzasadnienie indywidualnego wniosku o nadawanie numeru PESEL oraz szczegółowe określenie, który z organów i kiedy występuje z urzędu o nadanie tego numeru wynika z zasad funkcjonowania rejestru i ma na celu zapobieganie przypadkowemu jego nadawaniu.
Nowe rozwiązania w stosunku do obecnych upraszczają procedury związane z nadawaniem numeru PESEL oraz zmieniają obowiązujący katalog podmiotów uprawnionych do występowania o nadanie numeru PESEL, dając uprawnienie w tym względzie poza organami ewidencji ludności, kierownikom urzędów stanu cywilnego i wojewodom. Uproszczenie procedury nadawania numeru PESEL polega na ograniczeniu roli osoby zainteresowanej do minimum i nałożeniu obowiązku na właściwe organy.
Zasady rejestracji miejsca zamieszkania obywateli polskich uregulowane projektem ustawy, z jednej strony znacząco niwelują dotychczasowe rygorystyczne i biurokratyczne wymagania, z drugiej zaś nie zakłócają funkcjonowania rejestru PESEL, na którym z powodzeniem opiera się od lat system wyborczy, zasady finansowania samorządu terytorialnego i w oparciu o który funkcjonuje administracja publiczna świadcząca podstawowe usługi dla obywateli. Wprawdzie likwidacja rejestru PESEL nie oznaczałaby zaprzestania działania organów administracji i państwa, ale w takiej sytuacji wiele obowiązków wykonywanych z powodzeniem na rzecz obywateli przez państwo, spadłoby na ich barki. Stworzono przepisy, które po modernizacji systemów informatycznych umożliwią prowadzenie ewidencji ludności w oderwaniu od czynności rejestracji miejsca zamieszkania.
Ponadto dla celów rejestracji miejsca zamieszkania projektodawca zdefiniował miejsce zamieszkania osoby. Ze względów praktycznych projektodawca wprowadził również i zdefiniował pojęcie dodatkowego miejsca zamieszkania. Projektem ustawy określono od nowa procedurę rejestracji miejsca zamieszkania, która w porównaniu do procedury obowiązującej jest bardzo uproszczona. Uproszczenie polega na przyjęciu nierestrykcyjnego dla obywateli 30-dniowego terminu do dokonania zgłoszenia, ograniczeniu zgłaszanych danych do absolutnie niezbędnych, stworzeniu możliwości dokonywania zgłoszeń drogą elektroniczną, powiadamianiu właściciela lokalu o dokonanym zgłoszeniu, połączeniu zgłoszenia nowego miejsca zamieszkania z wyrejestrowaniem z poprzedniego. Jednakże z uwagi na to, że skutki prawne wywołuje samo zgłoszenie miejsca zamieszkania, ma ono formę oświadczenia złożonego pod odpowiedzialnością karną. Wobec domniemania zgodności oświadczenia ze stanem faktycznym, nie są wymagane żadne dokumenty potwierdzające tytuł prawny do lokalu, czy potwierdzenie przez osobę trzecią, że osoba dokonująca zgłoszenia faktycznie zamieszkuje pod wskazanym adresem.
