Zgodnie z rozporządzeniem funkcjonariusz po mianowaniu na stanowisko służbowe w jednostce organizacyjnej Służby Więziennej otrzymuje legitymację, której wzór został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Legitymację wydaje, wymienia oraz dokonuje w niej wpisów Minister Sprawiedliwości – Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej, a on z kolei zastępcy Dyrektora Generalnego Służby Więziennej, dyrektorowi okręgowemu Służby Więziennej, komendantowi ośrodka szkolenia Służby Więziennej i komendantowi ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej podległego bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej oraz funkcjonariuszowi pełniącemu służbę w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej. Następnie dyrektor okręgowy Służby Więziennej wydaje, wymienia, unieważnia oraz dokonuje w legitymacji wpisów zastępcy dyrektora Służby Więziennej, dyrektorowi zakładu karnego i aresztu śledczego oraz komendantowi ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej, podległego bezpośrednio dyrektorowi okręgowemu Służby Więziennej oraz funkcjonariuszowi pełniącemu służbę w okręgowym inspektoracie Służby Więziennej. Legitymację wydaje, wymienia, unieważnia oraz dokonuje w niej wpisów dyrektor zakładu karnego i aresztu śledczego, komendant ośrodka szkolenia Służby Więziennej oraz komendant ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej odpowiednio zastępcy dyrektora zakładu karnego i aresztu śledczego, zastępcy komendanta ośrodka szkolenia Służby Więziennej oraz zastępcy komendanta ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej, a także funkcjonariuszowi pełniącemu służbę odpowiednio w zakładzie karnym, areszcie śledczym, ośrodku szkolenia Służby Więziennej albo ośrodku doskonalenia kadr Służby Więziennej. Organy, które zostały powyżej wymienione mogą upoważnić funkcjonariuszy komórki organizacyjnej do spraw kadr podległej jednostki organizacyjnej do wydawania, wymiany oraz dokonywania wpisów w legitymacji.
Druki legitymacji oraz hologramy z numerem legitymacji i oznaką Służby Więziennej należy przechowywać w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieuprawnionych oraz zabezpieczający przed utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Druki legitymacji po upływie terminu ważności, wypełnione omyłkowo, uszkodzone, zniszczone lub zwrócone do przełożonego podlegają komisyjnemu zniszczeniu.
W legitymacji umieszcza się elektronicznie aktualną i wyraźną fotografię funkcjonariusza w mundurze wyjściowym z widocznym stopniem służbowym, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami wykonaną w taki sposób, aby ukazywała głowę w pozycji lewego półprofilu, z zachowaniem równomiernego oświetlenia twarzy oraz hologram z numerem legitymacji i oznaką Służby Więziennej. Ponadto w legitymacji wpisuje się pismem elektronicznym: numer legitymacji, numer służbowy Służby Więziennej – znak numeryczny zawierający trzycyfrowy kod jednostki organizacyjnej i trzycyfrowy kod funkcjonariusza, stopień Służby Więziennej, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwę jednostki organizacyjnej, w której funkcjonariusz pełni służbę, termin ważności legitymacji nie dłuższy niż 4 lata oraz nazwę organu wydającego i podpis funkcjonariusza wydającego legitymację. Może ona również zawierać układ elektroniczny zbliżeniowy służący do identyfikacji funkcjonariusza.
Funkcjonariusz jest zobowiązany do tego, aby dbać o należyty stan legitymacji – w szczególności chronić ją przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz posługiwać się nią podczas wykonywania czynności służbowych. Legitymacji nie wolno odstępować innej osobie i przesyłać w obrocie krajowym i zagranicznym. Podlega ona wymianie w przypadku zmiany danych w niej umieszczonych lub wpisanych, uszkodzenia lub zniszczenia bądź upływu terminu ważności. Natomiast zwrotowi podlega w przypadku zwolnienia funkcjonariusza ze służby w Służbie Więziennej lub wygaśnięcia stosunku służbowego funkcjonariusza. W razie śmierci funkcjonariusza przełożony występuje do członków jego rodziny o zwrot legitymacji. Zwrotu legitymacji dokonuje się w komórce organizacyjnej do spraw kadr jednostki organizacyjnej, w której funkcjonariusz pełnił służbę. Przełożony może pozostawić legitymację funkcjonariuszowi – na jego pisemny wniosek, jeżeli nabył on uprawnienie do emerytury lub renty inwalidzkiej z tytułu inwalidztwa pozostającego w związku ze służb lub najbliższemu członkowi rodziny zmarłego funkcjonariusza – na jego pisemny wniosek – w obu tych przypadkach pozostawiona legitymacja podlega przedziurkowaniu w dwóch miejscach.
W sytuacji, gdy funkcjonariusz utraci legitymację jest on zobowiązany do niezwłocznego zgłoszenia faktu utraty legitymacji w najbliższym komisariacie Policji, jeśli utrata legitymacji nastąpiła w wyniku przestępstwa popełnionego na jego szkodę oraz zawiadomić niezwłocznie przełożonego, który wydał legitymację i złożyć pisemny raport, podając w nim w szczególności datę, miejsce i okoliczności utraty legitymacji. Legitymacja podlega unieważnieniu w przypadku jej utraty. Zadaniem przełożonego w takiej sytuacji jest zawiadomienie jednostki organizacyjnej o unieważnieniu legitymacji utraconej przez podległego funkcjonariusza oraz przeprowadza postępowanie wyjaśniające w sprawie utraty legitymacji. W zawiadomieniu o unieważnieniu legitymacji należy podać się numer legitymacji, numer służbowy Służby Więziennej – znak numeryczny, dzień utraty legitymacji oraz stanowisko służbowe i nazwę jednostki organizacyjnej, w której funkcjonariusz pełni służbę. W przypadku odzyskania utraconej legitymacji funkcjonariusz jest obowiązany zwrócić ją przełożonemu.
