Gmina, powiat oraz fundacja, stowarzyszenie lub inna organizacja społeczna, której statutowym zdaniem jest rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych składają we właściwej jednostce organizacyjnej samorządu województwa wniosek o dofinansowanie ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacyjnego Osób Niepełnosprawnych kosztów utworzenia i działania zakładu. Właściwa jednostka organizacyjna samorządu województwa przedkłada wniosek właściwemu staroście, który w ciągu 14 dni wydaje opinię dotyczącą zasadności utworzenia zakładu. Po uzyskaniu pozytywnej opinii starosty właściwa jednostka organizacyjna samorządu województwa rozpatruje wniosek pod względem prawidłowości planowanych kosztów utworzenia i działania zakładu uwzględniając w szczególności wysokość środków Funduszu w danym roku, liczby osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wkładu organizatora w utworzenie zakładu.
Właściwa jednostka organizacyjna samorządu województwa ma 30 dni od dnia otrzymania opinii starosty na powiadomienie organizatora o sposobie rozpatrzenia wniosku, a następnie w przypadku pozytywnego jego rozpatrzenia – w terminie 30 dni od dnia powiadomienia organizatora prowadzi z nim negocjacje w przedmiocie warunków umowy i wysokości dofinansowania ze środków Funduszu. Po osiągnięciu porozumienia i zakończeniu negocjacji strony zawierają umowę o dofinansowanie w której określają wysokość, termin oraz sposób przekazania środków – z podziałem na poszczególne rodzaje kosztów, wysokość, termin oraz sposób przekazywania środków na działalność obsługowo – rehabilitacyjną zakładu do końca danego roku kalendarzowego – z podziałem na poszczególne rodzaje kosztów, warunki negocjacji umowy oraz termin zawarcia umowy ubezpieczenia wyposażenia i środków trwałych dofinansowanych ze środków Funduszu. Dodatkowo strony umowy określają corocznie – jednak nie później niż do dnia 20 listopada w formie aneksu do umowy – wysokość środków Funduszu na działalność obsługowo – rehabilitacyjną zakładu w roku następnym uwzględniając jednocześnie podział na poszczególne rodzaje kosztów dofinansowania ze środków Funduszu. Umowa taka wygasa wraz z dniem utraty przez zakład statusu zakładu aktywności zawodowej.
Zgodnie z rozporządzeniem w ramach kosztów utworzenia zakładu ze środków Funduszu może być finansowane przystosowanie do potrzeb osób niepełnosprawnych pomieszczeń produkcyjnych lub pomieszczeń służących świadczeniu usług oraz pomieszczeń socjalnych i przeznaczonych na rehabilitację, zakupu sprzętu rehabilitacyjnego. Z tego samego tytułu finansowane może zostać wyposażenie pomieszczeń socjalnych i przeznaczonych na rehabilitację, pomieszczeń produkcyjnych lub pomieszczeń służących świadczeniu usług oraz przygotowanie stanowisk pracy – w tym zakup maszyn, narzędzi i urządzeń niezbędnych do prowadzenia produkcji lub świadczenia usług, zakup surowców i materiałów potrzebnych do rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz zakup lub wynajem środków transportu. Natomiast ze środków zakładowego funduszu aktywności mogą być finansowane wydatki związane m.in. z usprawnianiem i dodatkowym oprzyrządowaniem stanowisk pracy, wspomagającym samodzielne funkcjonowanie osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności w zakładzie oraz poprawą warunków pracy osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.
