Sprawozdania finansowe za 2020 rok — do kiedy muszą być złożone?

Do kiedy trzeba sporządzić sprawozdania finansowe za 2020 rok?

W świetle przepisów ustawy o rachunkowości, firmy, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, powinny były zamknąć swoje księgi i przygotować sprawozdania finansowe najpóźniej do 31 marca 2021 roku. Pandemia wymusiła jednak zmiany w tych wymogach, dlatego resort finansów zdecydował się przesunąć ten ustawowy deadline na 30 czerwca. Z dodatkowego czasu skorzystać mogły wszystkie podmioty, których rok obrotowy zakończył się nie wcześniej niż 29 września poprzedniego roku.

Warto pamiętać, że to na kierowniku jednostki spoczywa pełna odpowiedzialność za przygotowanie i podpisanie dokumentacji w tym wydłużonym czasie. Należy przy tym zadbać, aby data wskazana w formularzu była nie tylko potwierdzeniem stanu faktycznego, ale przede wszystkim w pełni odpowiadała specjalnym regulacjom, które weszły w życie dla rozliczeń za rok 2020.

Jakie ostateczne terminy ustaliło Ministerstwo Finansów?

Resort finansów wyznaczył trzy kluczowe terminy związane ze sprawozdawczością finansową za rok 2020:

• zamknięcie ksiąg oraz przygotowanie rocznych raportów należało sfinalizować do końca czerwca 2021 roku,
• czas na zatwierdzenie dokumentacji przez właściwe organy wydłużono do 30 września,
• termin składania gotowych sprawozdań w odpowiednich urzędach przesunięto na 31 lipca 2021 roku.

Specjalne wymogi nałożono na jednostki sektora finansów publicznych i samorządy, które musiały dostarczyć skonsolidowany bilans JST najpóźniej do 30 lipca. Nowelizacja objęła również kwestię deklaracji CIT-8 – te trzeba było wysłać do 30 czerwca. Co istotne, wprowadzone ułatwienia nie obejmowały wszystkich podmiotów w ten sam sposób. Z tego względu tak ważne jest indywidualne sprawdzenie statusu swojej organizacji, aby uniknąć błędów i w pełni wywiązać się z ustawowych obowiązków.

Na kiedy przesunięto zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2020 rok?

W 2021 roku termin zamknięcia ksiąg rachunkowych za poprzedni okres rozliczeniowy przesunięto do końca czerwca. Należy pamiętać, że formalne zakończenie tych czynności powinno nastąpić w ciągu zaledwie 15 dni od momentu zatwierdzenia przez odpowiednie organy rocznego sprawozdania finansowego.

Wymuszone przez pandemię COVID-19 zmiany w standardowych procedurach ewidencji i inwentaryzacji sprawiły, że księgowi musieli wykazać się znacznie większą elastycznością. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku jednostek budżetowych czy samorządowych zakładów, które działają w oparciu o odrębne regulacje, lepiej dopasowane do ich specyfiki.

Wprowadzone udogodnienia nie tylko usprawniły procesy sprawozdawcze i audytowe, ale przede wszystkim pozwoliły przedsiębiorstwom sprawniej reagować na dynamicznie zmieniające się realia gospodarcze.

Które jednostki objęto przesunięciem terminów za 2020 rok?

Wiele podmiotów musiało zmierzyć się z przesunięciami terminów sprawozdawczych, przy czym zakres wprowadzonych ułatwień oraz konkretne daty graniczne były uzależnione od formy prawnej danej jednostki. Z nowych regulacji skorzystały zarówno spółki handlowe, w tym te z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i pozostałe organizacje podlegające ustawie o rachunkowości. Udogodnienia objęły również szerokie grono innych uczestników obrotu gospodarczego, od:

• spółek cywilnych,
• organizacji non-profit,
• jednostek sektora finansów publicznych,
• przedsiębiorców prowadzących działalność jako osoby fizyczne.

Kluczowe znaczenie dla firm wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego miał obowiązek złożenia dokumentacji w Repozytorium Dokumentów Finansowych, na co wyznaczono czas do 15 października 2021 roku. Z kolei organizacje nieprowadzące działalności zarobkowej musiały przygotować się na wysyłkę sprawozdań do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, mając na to czas do 10 października. W przypadku płatników CIT reguły były nieco inne – termin upływał po 10 dniach od oficjalnego zatwierdzenia sprawozdania. Z kolei przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi musieli dopełnić formalności do 31 lipca 2021 roku. Warto pamiętać, że wspomniane zmiany dotyczyły każdej jednostki, której rok obrotowy zakończył się po 29 września 2020 roku.

Do kiedy zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe za 2020 rok?

W 2021 roku firmy otrzymały więcej czasu na dopełnienie obowiązków sprawozdawczych – ustawowy termin zatwierdzenia bilansu za rok 2020 przesunięto z tradycyjnych sześciu miesięcy na 30 września. Wyjątkowe okoliczności wymusiły wprowadzenie tych ułatwień, aby odciążyć przedsiębiorstwa w trudnym okresie.

Sam proces wymaga:

• zwołania zgromadzenia wspólników,
• podjęcia odpowiedniej uchwały przez zarząd,
• skompletowania pełnej dokumentacji, która obejmuje sprawozdanie z działalności,
• opinii biegłego rewidenta w jednostkach podlegających obowiązkowemu badaniu.

Kiedy organy nadzorcze formalnie zatwierdzą dokumenty, spółka zyskuje 15 dni na ostateczne zamknięcie ksiąg. Warto pamiętać, że powyższe wydłużenie nie dotyczy każdego podmiotu. Dla części firm, ze względu na specyfikę branży bądź regulacje szczegółowe, ostateczny termin pozostał czerwcowy. Dlatego tak istotne jest, aby każda organizacja indywidualnie zweryfikowała swój status prawny i upewniła się, że zdąży z dopełnieniem formalności w przewidzianym dla niej czasie.

Gdzie i do kiedy złożyć sprawozdanie za 2020 rok?

Sposób oraz czas dostarczenia dokumentacji finansowej ściśle zależą od formy prawnej danej jednostki. Podmioty widniejące w Krajowym Rejestrze Sądowym mają obowiązek przesłania sprawozdań do Repozytorium Dokumentów Finansowych najpóźniej do 15 października 2021 r.

W przypadku organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej, dokumenty w formie cyfrowej trafiają bezpośrednio do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a ostateczny termin dla nich upłynął 10 października 2021 r.

Z kolei płatnicy CIT niebędący w KRS muszą wywiązać się z tego obowiązku w ciągu dziesięciu dni od momentu zatwierdzenia sprawozdania, pamiętając przy tym o odpowiednim złożeniu zeznania CIT-8. Jeśli natomiast prowadzisz działalność jako osoba fizyczna, odpowiednie formalności należało uregulować do 31 lipca 2021 r.

Każda elektroniczna wysyłka wiąże się z koniecznością uwierzytelnienia za pomocą kwalifikowanego podpisu lub innej dopuszczalnej metody. Wymóg ten obejmuje pełen komplet plików, w tym sprawozdania z działalności czy opinie biegłych rewidentów w jednostkach podlegających obowiązkowej weryfikacji.

Kiedy wymagane jest badanie przez biegłego rewidenta?

Wymóg poddawania sprawozdań finansowych audytowi przez biegłego rewidenta wynika wprost z ustawy o rachunkowości. Nie każda firma musi jednak przechodzić przez tę procedurę. Obowiązek ten dotyczy głównie:

• spółek publicznych,
• podmiotów, które w minionym roku obrotowym przekroczyły ustawowe progi dotyczące wielkości zatrudnienia,
• osiąganych przychodów netto lub łącznej sumy aktywów.

Dla przedsiębiorstw objętych nadzorem eksperta, opinia audytora stanowi fundament rocznej dokumentacji. Bez niej zatwierdzenie sprawozdania przez organy spółki jest prawnie nieskuteczne, dlatego dokument ten musi zostać dołączony do całości raportu przed jego finalnym złożeniem w rejestrach sądowych. W związku z tym, planowanie terminu badania wymaga sporej dyscypliny organizacyjnej.

Warto pamiętać, że nawet w sytuacjach wyjątkowych, takich jak niedawne zmiany wywołane pandemią, ustawowy wymóg przeprowadzenia audytu pozostaje w mocy. Choć regulacje antykryzysowe okresowo wydłużyły terminy na przygotowanie i zatwierdzenie dokumentacji – jak choćby w przypadku przesunięcia procedur na wrzesień 2021 roku – nie zwalniają one zarządów z konieczności współpracy z audytorem. Dobra synchronizacja tych działań pozwala uniknąć niepotrzebnego pośpiechu i gwarantuje terminowe zamknięcie roku finansowego.

Czy sprawozdania muszą być sporządzane elektronicznie?

Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, wszelka dokumentacja finansowa musi trafiać do urzędów w postaci elektronicznej. Standardem jest format XML, który gwarantuje pełną cyfryzację składanych pism. Aby bezpiecznie przekazać pliki do organów takich jak:

• Szef Krajowej Administracji Skarbowej,
• Repozytorium Dokumentów Finansowych przy KRS.

Nieodzowne jest wykorzystanie dedykowanych systemów teleinformatycznych. Cały proces wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia. W zależności od specyfiki dokumentu, konieczne będzie użycie:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• profilu zaufanego.

Warto pamiętać, że sprawa sprawozdań za 2020 rok zamknęła się 30 czerwca 2021 roku. Jeśli natomiast zaistnieje potrzeba złożenia korekty lub sporządzenia dokumentacji na nowo, kluczowe jest pamiętanie o chronologii: data powstania pliku musi wyprzedzać moment jego faktycznego zatwierdzenia. Staranność w wypełnianiu formularzy elektronicznych pozwala utrzymać bazę danych w należytym porządku, co przekłada się na zgodność ewidencji cyfrowej ze stanem faktycznym danej jednostki.