Umowa na okres próbny a urlop 2019 — co warto wiedzieć?

Co to jest umowa na okres próbny?

Umowa na okres próbny zwykle trwa do trzech miesięcy i z reguły można ją zawrzeć tylko raz u tego samego pracodawcy — wyjątkiem są sytuacje związane z przekwalifikowaniem. Ma na celu sprawdzenie, czy pracownik pasuje do danego stanowiska, i podlega przepisom Kodeksu pracy; okres ten wlicza się też do ogólnego stażu zatrudnienia.

Choć nie ma ograniczenia liczby umów czasowych, pracownik korzysta z większości uprawnień wynikających ze stosunku pracy, takich jak:

• prawo do urlopu wypoczynkowego,
• urlop ojcowski,
• urlopy okolicznościowe.

Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą umowę rozwiązać lub wypowiedzieć — długość okresu wypowiedzenia zależy od czasu trwania umowy. Zasady dotyczące długości i zawierania umowy mają szczególne znaczenie przy pierwszym zatrudnieniu. Ponadto umowę na okres próbny można wydłużyć o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, na przykład o wykorzystany przez niego urlop wypoczynkowy.

Jakie prawa do urlopu przysługują na okresie próbnym?

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje od pierwszego dnia zatrudnienia, a jego wymiar nalicza się proporcjonalnie — za każdy pełny miesiąc pracy pracownik otrzymuje 1/12 rocznego urlopu. Roczny wymiar to:

• 20 dni dla osób ze stażem krótszym niż 10 lat,
• 26 dni dla tych, którzy mają co najmniej 10 lat pracy.

W praktyce oznacza to około:

• 1,67 dnia urlopu miesięcznie przy 20 dniach rocznie,
• 2,17 dnia przy 26 dniach.

Jeżeli pracownik ma wcześniejszy staż, nabywa prawo do urlopu już od pierwszego dnia zatrudnienia; osoba podejmująca pierwszą pracę uzyskuje to prawo dopiero po przepracowaniu pełnego miesiąca. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego i może być wykorzystany tylko wtedy, gdy pracownik dysponuje wystarczającym wymiarem dni. Urlopy okolicznościowe oraz urlop ojcowski przysługują także podczas okresu próbnego; dodatkowo urlop ojcowski nie zależy od wymiaru etatu ani długości zatrudnienia. Pracownik może też wystąpić o urlop bezpłatny — wniosek pracodawca rozpatruje zgodnie z Kodeksem pracy (art. 152 i następne). Prawo do płatnego urlopu jest zagwarantowane ustawowo i nie może zostać ograniczone na niekorzyść pracownika przez umowę.

Ile dni urlopu nalicza się w okresie próbnym?

Do obliczenia wymiaru urlopu stosujemy prosty wzór: (roczny wymiar urlopu × liczba przepracowanych pełnych miesięcy) ÷ 12. Roczny wymiar wynosi:

• 20 dni dla osób z mniej niż 10-letnim stażem,
• 26 dni dla pracowników z co najmniej 10-letnim stażem.

Miesięczne naliczanie to odpowiednio:

• 20 ÷ 12 ≈ 1,67 dnia,
• 26 ÷ 12 ≈ 2,17 dnia.

Przykładowo:

• przy 20 dniach rocznie po 3 przepracowanych miesiącach przysługuje około 5 dni (3 × 1,67), a po pół roku — około 10 dni,
• przy 26 dniach po 3 miesiącach będzie to około 6,5 dnia, a po 6 miesiącach — około 13 dni.

Dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop proporcjonuje się do etatu. Na przykład przy pół etatu:

• 20 dni × 0,5 = 10 dni rocznie.

Ułamki dni przelicza się na godziny — przy pełnym etacie 1 dzień urlopu to 8 godzin. Kilka zasad do zapamiętania:

• urlop naliczany jest wyłącznie za pełne przepracowane miesiące — za miesiące niepełne urlop nie przysługuje,
• dłuższe nieobecności, takie jak urlop bezpłatny czy długotrwałe zwolnienia lekarskie, mogą zmniejszyć wymiar urlopu i wymagać korekty.

Czy staż pracy wpływa na urlop w okresie próbnym?

Aby otrzymać wyższy wymiar urlopu wynikający z dłuższego stażu, pracownik powinien przedstawić dokumenty potwierdzające poprzednie zatrudnienie. Mogą to być:

• świadectwa pracy,
• umowy o pracę,
• zaświadczenia od dawnych pracodawców.

Warto dostarczyć je już przy podpisywaniu umowy. Przy ustalaniu proporcjonalnego wymiaru urlopu w okresie próbnym pracodawca uwzględnia dotychczasowy staż, co wpływa na roczny wymiar urlopu (zwykle 20 lub 26 dni). Brak dokumentów może spowodować naliczenie niższego wymiaru, ale pracownik ma prawo złożyć korektę i uzupełnić dokumentację, aby wyrównać świadczenie. Gdy pojawią się wątpliwości co do długości stażu, można zwrócić się do ZUS lub przedstawić dodatkowe świadectwa od poprzednich pracodawców. Przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze godzin urlop jest proporcjonalnie przeliczany do czasu pracy, zgodnie z udokumentowanym stażem.

Kiedy można złożyć wniosek urlopowy na okresie próbnym?

Wniosek o urlop można złożyć już na samym początku zatrudnienia, choć jego realizacja zależy od nabycia prawa do dni wolnych i od decyzji pracodawcy. Dokument trafia do przełożonego zgodnie z wewnętrznymi zasadami firmy i planem urlopowym — można go przesłać w formie papierowej lub elektronicznej, a terminy ustala pracodawca.

Przy decyzji brane są pod uwagę zarówno:

• potrzeby zakładu pracy,
• prośba pracownika.

Pracodawca może udzielić urlopu zanim pracownik nabył pełne uprawnienia albo skierować go na urlop w czasie okresu wypowiedzenia, jeśli zachodzą ku temu uzasadnione przesłanki. Nie można natomiast zmusić pracownika do wykorzystania urlopu bez podstawy prawnej. Gdy proponowany termin nie odpowiada zatrudnionemu, pracodawca powinien zaproponować alternatywę, uwzględniając organizację i harmonogram pracy.

W przypadku krótkotrwałych umów — na przykład podczas trzymiesięcznego okresu próbnego — wcześniejsze zgłoszenie wniosku zwiększa szanse na dogodny termin. Procedura składania i rozpatrywania wniosków powinna być opisana w regulaminie zakładu lub w załączniku do umowy. W razie wątpliwości można odwołać się do przepisów Kodeksu pracy dotyczących udzielania urlopu.

Czy urlop wypoczynkowy wydłuża umowę na okres próbny?

Kodeks pracy przewiduje możliwość przedłużenia okresu próbnego o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Takie wydłużenie nie następuje jednak automatycznie — wymagana jest zgoda obu stron lub odpowiednie zapisy w umowie albo regulaminie. Przykładowo, jeśli okres próbny wynosi trzy miesiące, a pracownik wykorzysta 14 dni urlopu, strony mogą uzgodnić przesunięcie terminu zakończenia o ten właśnie czas, by zachować planowany okres oceny.

Aby urlop wpływał na wydłużenie umowy, konieczne jest potwierdzenie na piśmie, np. w formie aneksu lub zmiany umowy, gdzie wskazany zostanie nowy termin zakończenia i ewentualne konsekwencje dla trwania stosunku pracy. Gdy brak takiego porozumienia, wykorzystane dni urlopu są wliczane do okresu próbnego, a data jego zakończenia pozostaje bez zmian.

Zasada ta dotyczy też innych usprawiedliwionych nieobecności, na przykład:

• zwolnień lekarskich,
• urlopów macierzyńskich,
• urlopów wychowawczych.

Warto uwzględnić te ustalenia przy planowaniu urlopów i prowadzeniu dokumentacji kadrowej, by uniknąć późniejszych nieporozumień. Jasne zapisy i komunikacja między pracodawcą a pracownikiem ułatwiają stosowanie tych rozwiązań w praktyce.

Czy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop z okresu próbnego?

Rozwiązanie umowy o pracę wymaga rozliczenia niewykorzystanego urlopu. Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za dni urlopu, których nie wykorzystał — to pracodawca jest zobowiązany do jego wypłaty. Obliczenie ekwiwalentu odbywa się według reguł Kodeksu pracy i zwykle przebiega w kilku prostych krokach:

1. ustala się liczbę dni zaległego urlopu (różnica między przyznanym wymiarem a dniami wykorzystanymi),
2. oblicza się średnie wynagrodzenie z trzech ostatnich miesięcy,
3. wylicza się stawkę dzienną dzieląc sumę wynagrodzeń przez liczbę dni roboczych w tym okresie,
4. mnoży się tę stawkę przez liczbę zaległych dni — wynik to należny ekwiwalent.

Dla jasności: jeśli średnie miesięczne wynagrodzenie wynosi 4 500 zł, suma za trzy miesiące będzie równa 13 500 zł; przy 63 dniach roboczych stawka dzienna wyniesie 13 500 ÷ 63 = 214,29 zł, więc przy 5 dniach zaległego urlopu ekwiwalent to 5 × 214,29 = 1 071,45 zł (brutto). Należy pamiętać, że okresy nieobecności — np. zwolnienia lekarskie czy zasiłek macierzyński — wpływają i na wymiar urlopu, i na średnie wynagrodzenie, a co za tym idzie mogą zmieniać wysokość ekwiwalentu. Jeśli umowa zostaje przedłużona lub zawarta nowa umowa z tym samym pracodawcą, zaległy urlop można przenieść na kolejny stosunek pracy; przy całkowitym zakończeniu zatrudnienia pracodawca wypłaca ekwiwalent podczas rozliczenia końcowego.