Umowa na rok — ile wynosi okres wypowiedzenia i jak go obliczyć?

Ile wynosi wypowiedzenie umowy na rok?

Okres wypowiedzenia umowy na czas określony w Polsce, zgodnie z Kodeksem pracy, wynosi od 2 tygodni do 3 miesięcy i zależy od stażu u danego pracodawcy. Konkretnie:

• 2 tygodnie — gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc — przy stażu co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące — jeśli łączny okres zatrudnienia u tego pracodawcy wynosi co najmniej 3 lata.

Przykładowo, umowa zawarta na rok zwykle podlega dwutygodniowemu okresowi wypowiedzenia, o ile wcześniej nie pracowano u tego pracodawcy; po przekroczeniu 6 miesięcy okres wydłuża się do miesiąca. Warto też pamiętać, że strony mogą zawrzeć w umowie dłuższy termin wypowiedzenia niż przewidziany w przepisach — jest to dopuszczalne. Istnieje także możliwość rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, gdy zaistnieją ustawowe przesłanki do natychmiastowego zakończenia stosunku pracy. Od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca składający wypowiedzenie umowy na czas określony musi podać jego przyczynę.

Jak oblicza się okres wypowiedzenia?

Obliczanie okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy i rodzaju umowy. Najpierw ustala się łączny czas zatrudnienia, bo to on decyduje o długości wypowiedzenia — może to być:

• 2 tygodnie,
• 1 miesiąc,
• 3 miesiące.

Okres wypowiedzenia wlicza się przy tym do stażu, więc po przepracowaniu 6 miesięcy lub po 3 latach jego długość zmienia się automatycznie. Przy kalkulacji trzeba też brać pod uwagę wcześniejsze zatrudnienie u tego samego pracodawcy oraz postanowienia umowne, które mogą przewidywać wydłużenie tego terminu. Umowa nie może jednak skracać okresu poniżej wymogów Kodeksu pracy.

Inaczej wyglądają zasady przy umowie na czas próbny — wtedy standardowe terminy to zwykle:

• 3 dni robocze,
• 1 tydzień,
• 2 tygodnie,

zależnie od długości okresu próbnego. Przerwy między umowami także mają znaczenie; ich wpływ zależy od długości przerwy i zapisów w umowie. W praktyce, żeby poprawnie obliczyć okres wypowiedzenia, ustalamy daty rozpoczęcia i zakończenia poprzednich umów i sumujemy okresy zatrudnienia zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Kiedy zaczyna się i kończy okres wypowiedzenia?

Bieg okresu wypowiedzenia rozpoczyna się pierwszego dnia miesiąca następującego po doręczeniu oświadczenia o wypowiedzeniu, chyba że przepisy stanowią inaczej (np. od dnia doręczenia). Przykładowo: jeśli wypowiedzenie dostarczono 15 marca, okres wypowiedzenia zaczyna się 1 kwietnia. Przy miesięcznym terminie upływa on ostatniego dnia tego miesiąca — w podanym przykładzie będzie to 30 kwietnia.

Dla krótszych terminów, takich jak:

• 2 tygodnie,
• 1 tydzień,
• 3 dni robocze,

kluczowe jest ustalenie, czy liczymy dni kalendarzowe czy robocze, ponieważ różne przepisy mogą przewidywać odmienne metody obliczania. Zasadniczo okres wypowiedzenia kończy się ostatniego dnia miesiąca, w którym upłynął obliczony termin; w przypadku terminów liczonych w dniach lub tygodniach — po upływie określonej liczby dni/tygodni.

W czasie trwania okresu wypowiedzenia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Przy 2-tygodniowym lub miesięcznym okresie przysługują mu również 2 dni robocze na poszukiwanie nowej pracy. Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy, ale nadal wypłacać wynagrodzenie, albo przyznać mu dni wolne na szukanie zatrudnienia. Należy też pamiętać, że rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia powoduje, iż normalny bieg tego okresu nie ma zastosowania.

Jak złożyć wypowiedzenie umowy na rok?

Wypowiedzenie umowy zawartej na rok powinno być złożone na piśmie przez pracownika. Pismo musi zawierać:

• dane obu stron,
• rodzaj umowy (np. umowa na czas określony — rok),
• datę złożenia,
• jasne oświadczenie o wypowiedzeniu z określeniem okresu wypowiedzenia,
• czytelny podpis.

Pracownik nie ma obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia; od 26.04.2023 r. to pracodawca musi ją wskazać, jeśli ma takie obowiązki. Dostarczanie wypowiedzenia ma znaczenie dowodowe, dlatego najlepiej przekazać je osobiście z potwierdzeniem odbioru albo wysłać listem poleconym z potwierdzeniem zwrotnym. Wiadomości elektroniczne — e-mail czy SMS — będą skuteczne tylko wtedy, gdy obie strony wyraźnie się na nie zgodzą.

Przykładowa treść dokumentu może wyglądać następująco: „Ja, [imię i nazwisko], niniejszym składam oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej dnia [data] na czas określony (na rok). Okres wypowiedzenia wynosi [dwutygodnie / 1 miesiąc / 3 miesiące]. Proszę o potwierdzenie odbioru.” Nie zapomnij dołączyć daty i własnoręcznego podpisu.

Kilka praktycznych uwag i alternatyw:

• porozumienie stron pozwala rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia — warunki ustalane są w porozumieniu,
• w sytuacji ciężkiego naruszenia obowiązków możliwe jest także rozwiązanie umowy bez okresu wypowiedzenia.

Zachowaj kopię wypowiedzenia oraz dowód jego doręczenia (np. potwierdzenie odbioru lub nadania listu).

Przydatne frazy i pojęcia:

• wypowiedzenie umowy na rok,
• oświadczenie o wypowiedzeniu,
• doręczenie wypowiedzenia,
• wzór wypowiedzenia,
• forma pisemna,
• przyczyna wypowiedzenia,
• porozumienie stron,
• rozwiązanie umowy,
• oświadczenie o rozwiązaniu umowy,
• pracownik.

Czy umowa na rok może mieć wydłużony okres wypowiedzenia?

Umowa zawierana na rok może przewidywać dłuższy niż ustawowy okres wypowiedzenia, o ile obie strony się na to zgodzą lub zapis taki znajdzie się już w momencie podpisywania kontraktu. Taki wydłużony termin można wprowadzić:

• w umowie o pracę,
• w regulaminie pracy,
• w układzie zbiorowym.

Trzeba jednak pamiętać, że nie wolno nim obniżyć okresu wypowiedzenia poniżej minimów określonych przez Kodeks pracy. Praktyka pokazuje, że dłuższe terminy bywają stosowane na stanowiskach obarczonych większą odpowiedzialnością materialną. Okres musi być podany w sposób jednoznaczny — liczbowo, np. 3 lub 6 miesięcy — i wpisany do dokumentów zatrudnienia. Wydłużenie wpływa na sposób liczenia czasu wypowiedzenia oraz na prawa pracownika w tym okresie, w tym na wynagrodzenie i na dni wolne przeznaczone na poszukiwanie nowej pracy. Mimo dłuższego terminu strony zawsze mogą porozumieć się co do wcześniejszego rozwiązania umowy. Aby uniknąć sporów dowodowych, warto sformułować zapis precyzyjnie i przechowywać kopie wszystkich dokumentów.

Czy pracodawca może skrócić okres wypowiedzenia w upadłości?

Kodeks pracy i orzecznictwo dopuszczają możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia w sytuacji upadłości lub likwidacji pracodawcy. Podstawy takiego skrócenia bywają różne — mogą to być ustalenia umowne (np. art. 36 §6 k.p.) albo decyzje podejmowane przez pracodawcę lub syndyka w toku postępowania upadłościowego. Niezależnie od formy, nie można jednak obniżyć ochrony pracowniczej poniżej ustawowych minimów: 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące. Skrócenie okresu wypowiedzenia nie likwiduje obowiązków ani praw wynikających z umowy o pracę. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas wypowiedzenia oraz do otrzymania świadectwa pracy.

W praktyce skrócenie może przybrać różne formy:

• porozumienie stron — natychmiastowe zakończenie stosunku pracy na warunkach uzgodnionych między pracownikiem a pracodawcą,
• jednostronne rozwiązanie przez pracodawcę lub syndyka — musi być przeprowadzone zgodnie z przepisami i udokumentowane w aktach osobowych,
• umowne skrócenie po złożeniu wypowiedzenia — możliwe tylko gdy takie postanowienie przewidziano w umowie.

Decyzja o skróceniu powinna być sporządzona na piśmie i zawierać przyczynę, daty oraz podstawę prawną. Brak rzetelnej dokumentacji zwiększa ryzyko, że pracownik zaskarży skrócenie przed sądem pracy i będzie miał duże szanse na uchylenie takiej decyzji. Pracownikowi przysługują konkretne środki ochronne: wynagrodzenie za okres wypowiedzenia, świadectwo pracy oraz możliwość dochodzenia roszczeń przed sądem pracy, jeśli przepisy zostały naruszone lub skrócenie było bezprawne. W praktyce najbezpieczniejszym rozwiązaniem bywa porozumienie stron lub uzgodnienie warunków ze syndykiem — to zmniejsza ryzyko sporu. Gdy dojdzie do konfliktu, odwołanie się do sądu pracy stanowi skuteczną drogę ochrony praw pracowniczych.