Umowy o pracę na czas określony 2018 — zmiany, zasady i konsekwencje

Jakie zmiany w umowach na czas określony w 2018?

Nowelizacja Kodeksu pracy z 25 czerwca 2015 r. wprowadziła dwa istotne ograniczenia, które zaczęły obowiązywać od 22 lutego 2016 r.:

• liczba umów na czas określony podpisanych z jednym pracownikiem została ograniczona do trzech,
• łączny czas zatrudnienia na tych umowach nie może przekroczyć 33 miesięcy.

Skutki praktyczne stały się wyraźne dopiero w 2018 roku, gdy pierwszym pracownikom upłynął 33-miesięczny okres zatrudnienia (przykładowe daty to 21 i 22 listopada 2018 r.). Po przekroczeniu tego limitu umowa na czas określony przekształca się automatycznie w umowę na czas nieokreślony. Nowe zasady zmieniły też sposób aneksowania umów — aneksy nie mogą służyć obchodzeniu wprowadzonych ograniczeń, a umowy zawarte przed wejściem w życie przepisów objęte są regułami przejściowymi. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rekomendowało uwzględnianie orzecznictwa sądowego przy stosowaniu tych przepisów. W efekcie nowelizacja z 2015 r., która zaczęła obowiązywać w 2016 r., sprawiła, że rok 2018 był momentem, kiedy limity i mechanizmy automatycznego przekształcania zaczęły realnie oddziaływać na rynek pracy.

Jak liczyć 33-miesięczny okres umów na czas określony?

Limit 33 miesięcy zaczyna biec od 22 lutego 2016 roku — to data wyjściowa dla dalszych obliczeń. Aby ustalić, czy osiągnięto ten próg, postępuj według poniższych kroków:

1. zliczamy wszystkie umowy na czas określony zawarte od 22.02.2016 r.,
2. sumujemy okresy ich trwania w miesiącach i dniach, żeby otrzymać łączny czas zatrudnienia.

Przerwy między umowami mają znaczenie: przerwa krótsza niż 1 miesiąc nie przerywa ciągłości, natomiast przerwa dłuższa niż miesiąc powoduje „zerowanie” biegu limitu. Umowę na okres próbny również wliczamy, lecz tylko w określonych sytuacjach — łączny czas zatrudnienia na umowach na czas określony i na okres próbny nie może przekroczyć 36 miesięcy.

Zasada „33 i 3” oznacza praktycznie dwa ograniczenia: maksymalnie 3 umowy oraz maksymalnie 33 miesiące łącznego zatrudnienia. Przykłady wyjaśniające:

• Przykład A: umowa od 22.02.2016 do 22.11.2018 to 33 miesiące — limit osiągnięty.
• Przykład B: umowa 01.01.2017–30.06.2017 (6 miesięcy), potem przerwa 40 dni, a następna umowa 10.08.2017–09.02.2018 (6 miesięcy). Ponieważ przerwa przekroczyła miesiąc, ciągłość została przerwana i liczymy tylko drugi okres osobno — 6 miesięcy.
• Przykład C: umowa 22.02.2016–21.08.2016 (6 miesięcy), przerwa 20 dni, potem umowa 12.09.2016–11.03.2017 (6 miesięcy). Krótsza przerwa pozwala na zsumowanie obu okresów — razem 12 miesięcy.

Kilka praktycznych uwag: przy obliczeniach warto stosować zasady liczenia terminów wynikające z orzecznictwa sądowego, zwłaszcza gdy pojawiają się wątpliwości co do dat czy przerw. Aneksy nie mogą służyć do omijania limitu — każde przedłużenie wlicza się do łącznego czasu zatrudnienia. W razie sporu dobrze jest dokładnie przeanalizować chronologię umów i przerw oraz rozważyć konsultację prawną.

Kiedy limity umów na czas określony nie obowiązują?

Główne wyjątki od limitów zatrudnienia dotyczą kilku konkretnych sytuacji wymienionych w przepisach:

• Zastępstwo pracownika — umowy zawierane, by zastąpić osobę nieobecną przez dłuższy czas (np. z powodu choroby, ciąży czy urlopu macierzyńskiego), nie są objęte ograniczeniami,
• Praca dorywcza i sezonowa — zatrudnienie na krótki okres lub związane z sezonowym cyklem produkcyjnym również jest wyłączone z ogólnych limitów,
• Umowy na czas kadencji — umowy zawierane na okres pełnienia określonej funkcji, na przykład przez kierownictwo powołane na czas określony, mogą być zawierane bez stosowania limitów przewidzianych dla umów terminowych,
• Obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy — gdy istnieją uzasadnione powody, takie jak finansowanie projektu na określony czas czy wykonanie jednorazowego zadania organizacyjnego, przepisy dopuszczają zatrudnienie na czas określony przekraczające zwykłe limity,
• Inne szczególne uregulowania — przepisy i orzecznictwo mogą wskazywać dodatkowe wyjątki w poszczególnych sektorach lub dla określonych rodzajów umów.

Uznanie danej sytuacji za wyjątek zależy od jej okoliczności, przedstawionych dowodów oraz oceny sądu, który bada zarówno cel, jak i realny charakter zatrudnienia. W razie wątpliwości warto zasięgnąć porady radcy prawnego.

Kiedy umowa na czas określony przekształca się automatycznie?

Umowa na czas określony zamienia się w umowę na czas nieokreślony automatycznie, gdy:

• z pracownikiem zostanie zawarta czwarta umowa terminowa,
• łączny okres zatrudnienia na takich umowach przekroczy 33 miesiące.

W praktyce oznacza to, że to „kolejna” umowa staje się umową bezterminową — czwarta umowa zaczyna obowiązywać jako nieokreślona już od dnia jej rozpoczęcia. Podobnie wygląda sytuacja, gdy przedłużenie umowy powoduje przekroczenie granicy 33 miesięcy: wówczas aneks traktowany jest jak umowa na czas nieokreślony od dnia wejścia w życie przedłużenia.

Przykłady wyjaśniają to najlepiej:

• jeśli trzy wcześniejsze umowy dają łącznie 30 miesięcy, to zawarcie czwartej 1.09.2018 powoduje automatyczne przekształcenie od tej daty,
• gdy dwie umowy łącznie trwają 32 miesiące, a aneks przedłużający o 2 miesiące sprawia, że przekroczony zostaje próg 33 miesięcy, ten aneks zostanie uznany za umowę na czas nieokreślony od momentu jego rozpoczęcia.

Przerwy między umowami też mają znaczenie. Jeżeli przerwa jest krótsza niż miesiąc, bieg 33-miesięcznego okresu nie zostaje przerwany; jeśli trwa dłużej niż miesiąc, licznik się zeruje i trzeba liczyć od nowa. Ani pracodawca, ani pracownik nie mogą jednostronnie uniemożliwić przekształcenia — to skutek automatyczny wynikający z przepisów.

W praktyce pracodawcy często planują przerwy powyżej miesiąca lub korzystają z wyjątków przewidzianych w prawie, by uniknąć automatycznego przekształcenia. Dlatego istotne jest skrupulatne dokumentowanie dat zawarcia umów i okresów między nimi oraz stosowanie zasad wypracowanych w orzecznictwie przy liczeniu okresów — tylko wtedy poprawnie ustalimy moment, w którym zatrudnienie terminowe przechodzi w stosunek pracy na czas nieokreślony.

Jakie są konsekwencje przekształcenia umów?

Przekształcenie umowy na czas określony w umowę na czas nieokreślony znacząco wzmacnia ochronę prawną pracownika i daje mu prawa typowe dla zatrudnienia bezterminowego. Dzięki temu pracownik zyskuje większą stabilność, a rozwiązanie stosunku pracy wymaga uzasadnienia ze strony pracodawcy.

Okresy wypowiedzenia zależą od stażu:

• 2 tygodnie przy mniej niż 6 miesiącach,
• 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do poniżej 3 lat,
• 3 miesiące przy co najmniej 3 latach pracy.

Szczególna ochrona dotyczy określonych grup, na przykład kobiet w ciąży czy osób korzystających z urlopu macierzyńskiego — ich zwolnienie wymaga zgody inspektora pracy, chyba że umowa zostaje rozwiązana za porozumieniem stron. W razie naruszeń przepisów sąd może uznać, że stosunek pracy ma charakter bezterminowy i zasądzić odszkodowanie lub inne należne świadczenia na rzecz pracownika.

Dla pracodawcy konsekwencje są zarówno organizacyjne, jak i finansowe. Trzeba zaktualizować dokumentację kadrową, ewidencję zatrudnienia, zgłoszenia do ZUS oraz politykę wynagrodzeń i świadczeń. Dłuższe okresy wypowiedzenia, ewentualne odszkodowania i obowiązek zapewnienia świadczeń wynikających z umowy na czas nieokreślony mogą podnieść koszty zatrudnienia.

Przekształcenie ogranicza też elastyczność w zakończeniu współpracy, co wymaga planowania kadrowego na dłuższą metę. Nieprzestrzeganie zasad może skutkować roszczeniami pracowniczymi, koniecznością wypłaty zaległych świadczeń oraz sankcjami ze strony inspekcji pracy — ryzyka te warto uwzględnić przy zarządzaniu personelem po zmianie typu umowy.

Jakie obowiązki ma pracodawca wobec umów na czas określony?

Pracodawca musi trzymać się określonych limitów: można zawrzeć maksymalnie trzy umowy, a łączny czas zatrudnienia nie może przekroczyć 33 miesięcy licząc od 22 lutego 2016 roku. Konieczne jest prowadzenie ewidencji umów, w której zapisywane są daty rozpoczęcia i zakończenia każdej umowy. Przy wyliczaniu okresu zatrudnienia brane są pod uwagę również przerwy — jeśli przerwa trwa dłużej niż miesiąc, dotychczasowy licznik resetuje się.

Aneksowanie umowy nie może służyć obejściu limitu 33 miesięcy ani zwiększeniu liczby dopuszczalnych umów. Gdy umowa i tak przekracza dozwolone terminy, pracodawca ma obowiązek zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy.

Pracownik musi otrzymać warunki zatrudnienia na piśmie; dokument powinien określać:

• rodzaj umowy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia,
• datę rozpoczęcia pracy.

Po przekształceniu zatrudnienia na umowę na czas nieokreślony trzeba zaktualizować zgłoszenia do ZUS oraz odpowiednie dokumenty kadrowe. Okres wypowiedzenia zależy od stażu i wynosi odpowiednio:

• 2 tygodnie,
• 1 miesiąc,
• 3 miesiące.

W przypadku osób szczególnie chronionych — np. kobiet w ciąży czy pracowników korzystających z urlopu macierzyńskiego — rozwiązanie stosunku pracy wymaga zgody inspektora pracy, chyba że nastąpi za porozumieniem stron. W praktyce pracodawca powinien audytować umowy już na etapie rekrutacji, dokumentować podstawy korzystania z wyjątków i sięgać po poradę prawną, gdy pojawiają się wątpliwości.