Zmiana w kodeksie pracy 2023 — od kiedy obowiązują nowe przepisy?

Od kiedy wchodzą zmiany w kodeksie pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy została podpisana 24 marca 2023 r.. Większość przepisów zaczęła obowiązywać 26 kwietnia 2023 r. (czyli 21 dni po ogłoszeniu), choć wybrane regulacje weszły w życie wcześniej lub później. Przepisy dotyczące pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia 2023 r.; wtedy ustawodawca określił zasady świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy. Kontrole trzeźwości pracowników stały się możliwe już od 21 lutego 2023 r..

Część zmian wynika z wdrożenia unijnych dyrektyw, m.in. dotyczących równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, dlatego terminy stosowania są zróżnicowane. Pracodawcy otrzymali okresy przejściowe — na przykład na dostosowanie zasad telepracy mają 6 miesięcy liczonych od 7 kwietnia 2023 r.. W praktyce najistotniejsze nowe regulacje zaczęły obowiązywać w kwietniu 2023 r., natomiast obowiązki informacyjne i obowiązki dostosowawcze będą realizowane jeszcze przez kolejne miesiące.

Jak zmiany w kodeksie pracy chronią przed zwolnieniem?

Nowa ustawa nakłada na pracodawcę obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia, zwłaszcza gdy chodzi o umowy zawarte na czas określony. Pracodawca musi wskazać konkretną przyczynę rozwiązania stosunku pracy; jej brak zwiększa szanse pracownika w ewentualnym sporze przed sądem pracy.

Rozszerzono też ochronę osób korzystających z nowych uprawnień — na przykład elastycznej organizacji pracy oraz urlopów rodzicielskich i opiekuńczych. Nie można zwalniać, karcić ani w inny sposób gorzej traktować pracownika tylko dlatego, że korzysta z tych praw.

Pracownik ma możliwość złożenia wniosku o zmianę rodzaju umowy, np. na umowę na czas nieokreślony; pracodawca musi rozpatrzyć taki wniosek i odpowiedzieć w terminie jednego miesiąca. W razie naruszenia praw przysługuje odszkodowanie, a roszczenia można dochodzić przed sądem pracy.

Uregulowania obejmują także szczególne zasady dotyczące okresu próbnego oraz umów na czas określony. Głównym celem zmian jest poprawa przejrzystości na rynku pracy i zwiększenie stabilności zatrudnienia.

Jak zmiany w kodeksie pracy regulują pracę zdalną?

Przepisy zobowiązują pracodawców do wyraźnego określenia zasad dotyczących pracy zdalnej i telepracy oraz do informowania o nich pracowników. Muszą też zapewnić lub sfinansować niezbędne wyposażenie i koszty eksploatacji — alternatywnie mogą wprowadzić ryczałt na te wydatki. Szczegóły pokrywania kosztów powinny zostać ujęte w regulaminie pracy zdalnej albo w osobnej umowie.

Pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną; w przypadku telepracy prawo to obejmuje także określone grupy, na przykład:

• rodziców dzieci do 4. roku życia,
• osoby z niepełnosprawnościami,
• pracowników opiekujących się osobami starszymi.

Uregulowane zostały też zasady korzystania z okazjonalnych dni pracy zdalnej w ramach stałych ustaleń między stronami. W razie zdarzenia podczas pracy zdalnej obowiązują procedury zgłaszania wypadków oraz kryteria ich uznawania. Regulamin powinien zawierać też wytyczne BHP dotyczące miejsca pracy, sposób rozliczania kosztów oraz procedury kontroli i zgłaszania usterek technicznych.

Nowe przepisy uwzględniają telepracę transgraniczną — Polska przystąpiła do Porozumienia Ramowego dotyczącego tego zagadnienia 1 lipca 2023 r. Ma to znaczenie dla zasad delegowania i kwestii ubezpieczeń społecznych. Ponadto prawo wymaga prowadzenia dokumentacji: należy rejestrować udzielone zgody, przydzielony sprzęt i wypłacone ryczałty.

Jak uzyskać bardziej przewidywalne warunki pracy?

Złóż pisemny wniosek jako pracownik — najlepiej czytelny dokument, w którym podasz swoje dane osobowe, aktualny rodzaj umowy oraz konkretną zmianę, której oczekujesz (np. inny typ umowy lub elastyczna organizacja pracy). Opisz proponowany harmonogram, podaj krótkie uzasadnienie i wskaź preferowaną datę wdrożenia. Dołącz niezbędne załączniki, np. zaświadczenie lekarskie, dokumenty związane z opieką nad dzieckiem oraz proponowany grafik.

Wniosek prześlij e‑mailem z potwierdzeniem odbioru albo listem poleconym i zachowaj swoją kopię. W korespondencji powołaj się na prawo do bardziej przewidywalnych warunków zatrudnienia; jeżeli nie otrzymałeś informacji o warunkach zatrudnienia, formalnie ich zażądaj. Negocjuj konkretne rozwiązania — np.:

• stały miesięczny grafik,
• ustalone godziny pracy (np. 9:00–17:00),
• model hybrydowy (np. 3 dni w biurze, 2 dni zdalnie),
• core hours 10:00–15:00.

Sugeruj okres próbny zmian, na przykład trzy miesiące z późniejszą ewaluacją efektów. Jeśli pracodawca nie odpowie w ustawowym terminie lub rozpatrzy wniosek niewłaściwie, złóż odwołanie. W piśmie określ oczekiwany termin odpowiedzi i przypomnij, że pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć wnioski o elastyczne formy pracy w ciągu miesiąca. Dokumentuj wszystkie odpowiedzi i ich daty.

Rozważ także równoległe zatrudnienie jako sposób na większą przewidywalność dochodów — wcześniej sprawdź zapisy swojej umowy dotyczące łączenia etatów i korzystaj z prawa do dodatkowego zatrudnienia tam, gdzie jest to dozwolone. Negocjacje możesz prowadzić także w ramach układu zbiorowego lub przy wsparciu związków zawodowych, aby wypracować stałe zasady dotyczące grafiku.

W przypadku bezpodstawnej odmowy zarejestruj reklamację u pracodawcy; jeśli to nie pomoże, możesz zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy — możliwe jest uzyskanie odszkodowania za naruszenie prawa. Takie działania przyczyniają się do większej przejrzystości rynku pracy i poprawy przewidywalności warunków zatrudnienia.

Jak zmiany w kodeksie pracy wpływają na urlopy rodzicielskie?

Urlop rodzicielski łącznie trwa do 41 tygodni, a szczegółowy podział i zasady korzystania z niego regulują przepisy. Do puli dodano też 9 tygodni dodatkowego urlopu, który jest nieprzenoszalny. Rodzice mają możliwość elastycznego wykorzystania tego czasu, przy czym konkretne zasady dzielenia między nimi wynikają z obowiązujących regulacji.

• Oddzielnie istnieje urlop opiekuńczy — 5 dni w roku,
• Zmiany objęły także urlop ojcowski: od 26 kwietnia 2023 r. skrócono okres, w którym można z niego skorzystać,
• Nowe uprawnienia rodzicielskie wynikają z dyrektywy o równowadze między życiem zawodowym a prywatnym oraz z dyrektywy rodzicielskiej,
• Wnioski o urlop można składać zarówno elektronicznie, jak i na papierze,
• Pracodawca musi informować pracowników o ich prawach i zapewniać ochronę przed niekorzystnym traktowaniem z powodu korzystania z uprawnień rodzicielskich,
• Dodatkowo wprowadzono dni wolne w nagłych sytuacjach związanych z siłą wyższą.

Szczegółowe warunki korzystania z urlopu rodzicielskiego — terminy zgłoszeń oraz sposób jego podziału między rodzicami — warto sprawdzić w aktach wykonawczych i regulaminach wewnętrznych pracodawcy.

Czy rodzic dziecka do 8 lat może odmówić nadgodzin?

Nowe przepisy zakazują kierowania rodzica dziecka do ukończenia 8. roku życia do pracy w nadgodzinach bez jego wyraźnej, dobrowolnej zgody. Osoby wychowujące dzieci do 8 lat mają prawo odmówić wykonywania pracy ponad wymiar etatu — brak zgody uniemożliwia skierowanie ich na nadgodziny. Zmiana wynika z wdrożenia dyrektywy UE 2019/1158 i ma poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Zgoda na nadgodziny musi być jednoznaczna i dobrowolna; jeśli jej nie ma, pracodawca nie może zmuszać do pracy po godzinach. Rodzic może też wnioskować o elastyczny rozkład czasu pracy, powołując się na konieczność opieki nad dzieckiem. Dobrze jest złożyć odmowę na piśmie lub przesłać e-mail z potwierdzeniem odbioru i zachować kopię dokumentu.

Przykładowa treść krótkiego oświadczenia:

„Nie wyrażam zgody na pracę w godzinach nadliczbowych z uwagi na opiekę nad dzieckiem do 8. roku życia.”

W razie naruszeń warto dokumentować wszystkie zdarzenia — przechowywać korespondencję, grafik pracy i zbierać świadków. Prawo do odmowy pracy w nadgodzinach chroni pracownika; odmowa nie może być powodem wypowiedzenia ani innych sankcji. Jeśli pracodawca działa sprzecznie z przepisami, przysługują środki prawne i możliwość zgłoszenia naruszeń do odpowiednich instytucji.

Jakie są zasady kontroli trzeźwości pracowników?

Nowe przepisy z 2023 roku wprowadzają zasady dotyczące kontroli trzeźwości pracowników, które powinny być jasno określone w dokumentach wewnętrznych, regulaminach lub umowach o pracę. Pracodawca ma obowiązek poinformować załogę o tym, jak będą przeprowadzane badania, w jakim trybie i w jakim celu.

Kontrole muszą szanować ochronę danych osobowych i godność pracownika — wyniki testów traktuje się jako dane wrażliwe i dostęp do nich mają tylko uprawnione osoby, przy czym okres ich przechowywania powinien być ograniczony do niezbędnego minimum. W procedurach wewnętrznych powinno się też precyzować rodzaj stosowanych testów oraz sytuacje, w których się je wykonuje, np.:

• badania przesiewowe,
• w przypadku uzasadnionego podejrzenia.

Należy wskazać, kto wykonuje pomiar i jak dokumentuje się jego wyniki. Bezpieczeństwo pracy pozostaje priorytetem, dlatego w razie stwierdzenia nietrzeźwości pracownik może zostać czasowo odsunięty od obowiązków. Konsekwencje takiego stanu obejmują środki przewidziane w prawie pracy, w tym ewentualne sankcje dyscyplinarne, przy jednoczesnym prawie pracownika do obrony i dochodzenia roszczeń. Zasady kontroli muszą być stosowane niedyskryminująco, zgodnie z obowiązkami pracodawcy w zakresie BHP, a wszelkie działania powinny zachowywać proporcjonalność.