Poprzez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, iż w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.
Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu tego roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu. Liczba ubezpieczonych – zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych – ustalona zostaje jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja i liczby miesięcy tego roku. Zważywszy na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS, o którym mowa wyżej, przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych w każdym przypadku liczba miesięcy będzie wynosiła 12. Warto wiedzieć, iż jeśli w jakimkolwiek z miesięcy roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, ani jeden ubezpieczony nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, to wówczas płatnik składek nie przekazuje wymienionej informacji za ten rok.
Informację ZUS IWA płatnik składek musi przekazać do dnia 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy, np.:
• do 31 stycznia 2008 r. – za rok 2007
• do 31 stycznia 2009 r. – za rok 2008
Należy pamiętać, iż informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik składek zobowiązany jest do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych to również informacja ZUS IWA powinna być przekazana w tej formie.
Płatnicy uprawnieni do składania informacji ZUS IWA w formie papierowej przekazują informację do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Natomiast w przypadku przekazywania informacji ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej, na opakowaniu powinien być umieszczony napis "ZUS IWA". Płatnicy składek uprawnieni w myśl obowiązujących przepisów do składania więcej niż jednego
kompletu ubezpieczeniowych dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc (np. urzędy pracy, ośrodki pomocy społecznej, banki) składają za dany rok kalendarzowy tylko jedną informację ZUS IWA.
Wypełniając informację ZUS IWA za rok 2008 należy zwrócić szczególną uwagę na pole 01 w bloku IV "Rodzaj działalności według PKD", w którym to polu należy wpisać pięcioznakowy kod PKD wg klasyfikacji PKD „2004” z jakim płatnik był ujęty w rejestrze REGON w dniu 31 grudnia 2008r.
