Spółka jawna należy do kategorii osobowych spółek prawa handlowego, jej umowa powinna zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności (nie jest przy tym konieczne zachowanie formy aktu notarialnego). Art. 25 KSH stanowi przy tym, że umowa spółki jawnej powinna zawierać:
- firmę i siedzibę spółki;
- określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość;
- przedmiot działalności spółki;
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Każda spółka, a dokładniej firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko albo firmę (nazwę) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie "spółka jawna". Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu "sp. j. Prawidłowe sporządzenie umowy powyższej spółki jest jednak pierwszym krokiem, aby podmiot ten mógł skutecznie występować w obrocie prawno-handlowym.
Tak naprawdę spółka jawna powstaje dopiero z chwilą wpisu do właściwego rejestru (chodzi oczywiście o Krajowy Rejestr Sądowy). W zgłoszeniu rejestracyjnym należy podać następujące informacje:
- przedmiot działalności spółki,
- nazwiska i imiona osób, które są uprawnione do reprezentowania spółki, i sposób reprezentacji.
- firma, siedziba i adres spółki,
- nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) wspólników oraz adresy wspólników albo ich adresy do doręczeń.
Dodatkowo do wniosku rejestracyjnego musimy dołączyć dowód uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 750 zł, złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki oraz umowę spółki. Pomocną informacją będzie to, że formularz rejestracyjny właściwy dla spółki jawnej nosi sygnaturę KRS-W1. Nie jest to jednak jedyny druk, który zgłaszający spółkę do rejestru powinni wypełnić. Potrzebne będą również formularze KRS-WM oraz KRS-WB. Każde zarejestrowanie spółki podlega również ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Jak zaznacza Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 listopada 2007 r. (sygn. akt IV CSK 281/07), obecna treść art. 26 § 5 KSH stwarza podstawę do przyjęcia, że orzeczenie sądowe o konstytutywnym wpisie do rejestru spółki jawnej, którego podstawę stanowi umowa wspólników dostosowująca umowę spółki cywilnej do przepisów o spółce jawnej, ma moc sprawczą stworzenia nowego podmiotu prawnego, którego ustawa wyposaża, zgodnie z wolą wyrażoną przez wspólników w sposób wyżej zasygnalizowany, w majątek wcześniej stanowiący współwłasność łączną wspólników spółki cywilnej. W tym wypadku przejście następuje w wyniku zachowania formy sądowej, jaką jest orzeczenie o wpisie. Występuje tu, więc jeden z wyjątków, kiedy własność nieruchomości przechodzi bez zachowania formy aktu notarialnego.
Rejestracja spółki jawnej wiąże się także z koniecznością nabycia numeru NIP oraz REGON. Dobrą informacją jest jednak to, że możemy dokonać wszystkich formalności w ramach tzw. jednego okienka, czyli już przy zgłaszaniu spółki do KRS. Wraz z wnioskiem o wpis spółki w KRS wnioskodawca musi złożyć wniosek o wpis albo zmianę wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON); zgłoszenie płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych; zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne NIP-2 wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku. KRS przesyła z urzędu wnioski i zgłoszenia niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu, odpowiednio do urzędu statystycznego województwa, na terenie którego przedsiębiorca ma siedzibę, oraz wskazanego przez przedsiębiorcę naczelnika urzędu skarbowego wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu.
