Nowy wzór umowy o pracę 2023 — od kiedy obowiązuje i co zawiera?

Od kiedy obowiązuje nowy wzór umowy o pracę?

Nowe przepisy obowiązują od 26 kwietnia 2023 roku. Wynikają one z nowelizacji Kodeksu pracy, która zmieniła m.in. artykuł 29, oraz częściowo z wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1152. Od tego dnia obowiązuje też nowy wzór umowy o pracę, który musi zawierać określone elementy. W praktyce oznacza to, że umowy zawierane od 26 kwietnia 2023 r. powinny zawierać m.in.:

• adres siedziby lub miejsce zamieszkania pracodawcy,
• miejsce wykonywania pracy,
• dzień rozpoczęcia zatrudnienia.

Ponadto pracodawca ma obowiązek przekazać dodatkowe informacje o warunkach zatrudnienia — na przykład:

• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia,
• istnienie i długość okresu próbnego.

Zmiany koncentrują się głównie na obowiązkach informacyjnych wobec nowych pracowników. Nowe zapisy mają na celu większą przejrzystość warunków zatrudnienia i dostosowanie krajowego prawa do wymogów unijnych.

Co musi zawierać nowy wzór umowy o pracę?

Nowy wzorzec umowy o pracę powinien zawierać konkretne elementy wynikające z znowelizowanego art. 29 Kodeksu pracy. Przede wszystkim trzeba jasno zidentyfikować strony — pełne dane pracodawcy i pracownika oraz adres siedziby lub zamieszkania pracodawcy. Należy wskazać rodzaj umowy: czy jest to umowa na okres próbny, na czas określony, czy na czas nieokreślony, oraz podać datę jej zawarcia i dzień, w którym pracownik ma rozpocząć pracę.

Miejsce wykonywania obowiązków trzeba opisać precyzyjnie — może to być:

• stałe miejsce,
• kilka lokalizacji,
• praca zdalna, z możliwością późniejszych zmian.

Kolejnym elementem jest wynagrodzenie: jego wysokość, składniki, termin i sposób wypłaty oraz informacja o minimalnym wynagrodzeniu, gdy ma to zastosowanie. Umowa powinna też określać wymiar czasu pracy — tygodniowy i dobowy — oraz system i rozkład czasu pracy, jeśli obowiązuje inny niż podstawowy.

Trzeba uwzględnić:

• przysługujący urlop wypoczynkowy w dniach,
• zasady pracy w godzinach nadliczbowych i przyznawania przerw,
• sposób rozliczania nadgodzin.

W dokumencie powinny znaleźć się również regulacje dotyczące rozwiązania stosunku pracy: okresy wypowiedzenia i warunki zakończenia zatrudnienia. Do umowy warto dodać dodatkowe warunki zatrudnienia, takie jak:

• zakaz konkurencji,
• obowiązek zachowania tajemnicy,
• wymagania szkoleniowe,
• zasady oddelegowań.

Powinny się w niej też znaleźć informacje o zabezpieczeniu społecznym — wskazanie odpowiednich instytucji i podstawowych uprawnień pracowniczych. Na koniec należy odnieść się do dokumentów powiązanych z umową, np. regulaminu pracy, instrukcji czy wewnętrznych polityk, i wskazać formę przekazywania zmian (papierowo lub elektronicznie) oraz terminy ich udostępnienia. Wszystkie te zapisy muszą być sformułowane jasno i precyzyjnie — określając np. sposób wypłaty wynagrodzenia, liczbę dni urlopu czy dobowy wymiar czasu pracy.

Jakie zmiany wprowadza nowelizacja Kodeksu pracy?

Nowelizacja wprowadza nowe ograniczenia dotyczące umów na czas określony:

• ich łączny okres nie może przekroczyć 33 miesięcy,
• pracodawca może zawrzeć co najwyżej trzy kolejne kontrakty.

Gdy limity te zostaną przekroczone, umowa automatycznie staje się umową na czas nieokreślony. Okres próbny został ograniczony do 3 miesięcy, z możliwością przedłużenia o czas urlopu wypoczynkowego oraz inne usprawiedliwione nieobecności pracownika. Zmiany wynikają z wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152, co nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki informacyjne. Podstawowe warunki zatrudnienia trzeba przekazać w formie papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy, a informacje związane z zabezpieczeniem społecznym — w ciągu 30 dni.

Nowela doprecyzowuje też zasady zawierania i przedłużania umów oraz reguły przekształcania umowy czasowej w umowę bezterminową. Przepisy formalnie uwzględniają pracę zdalną jako jedną z form wykonywania obowiązków służbowych i wprowadzają mechanizmy zwiększające przewidywalność zatrudnienia oraz równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Dodatkowo ustawodawca wzmocnił prawa pracowników — mają oni prawo poznać przyczynę wypowiedzenia oraz otrzymać przejrzyste zasady rozliczania czasu pracy i wynagrodzenia. Zmiany w Kodeksie pracy z 2023 roku wpisują się w szersze reformy, których celem jest większa przejrzystość warunków zatrudnienia i dostosowanie krajowych przepisów do standardów UE.

Kiedy umowa o pracę musi określić dzień rozpoczęcia?

Umowa o pracę powinna wskazywać konkretną datę rozpoczęcia pracy w formacie dzień-miesiąc-rok. Obowiązek ten dotyczy zarówno umów na okres próbny, na czas określony, jak i na czas nieokreślony. Trzeba tu wyraźnie rozróżnić datę zawarcia umowy od jej daty rozpoczęcia — podpisanie kontraktu to inny moment niż start biegu terminów prawnych i finansowych.

To właśnie od dnia rozpoczęcia naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne, od tego momentu przysługują urlopy i zaczynają biec obowiązki informacyjne po stronie pracodawcy. Z tego powodu pracownik musi otrzymać jasne informacje o warunkach zatrudnienia i o dokładnym terminie, a wskazanie jedynie miesiąca czy roku nie wystarczy — potrzebny jest konkretny dzień.

Gdy strony ustalają przedłużenie umowy z powodu urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności, dokument powinien precyzować datę zakończenia oraz ewentualne przesunięcia terminu rozpoczęcia kolejnego okresu zatrudnienia. Dopuszczenie do pracy wiąże się też z potwierdzeniem w dokumentacji ustaleń dotyczących stron umowy i daty startu.

Przykład: umowa podpisana 1 czerwca, z dniem rozpoczęcia 15 czerwca — to 15 czerwca decyduje o naliczaniu składek i o prawach pracowniczych. Informowanie o terminie rozpoczęcia powinno odbywać się równocześnie z przekazaniem pozostałych informacji wymaganych przepisami.

Jak wskazać miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę?

W umowie warto precyzyjnie wskazać adres miejsca wykonywania pracy — może to być siedziba pracodawcy, konkretny oddział lub adres klienta. Zamiast jednego punktu można też zastosować formułę obejmującą kilka lokalizacji albo przewidzieć pracę w różnych miejscach. Przy pracy zdalnej dobrze określić jej status i zakres, np. „praca zdalna stała” lub „hybrydowo: 3 dni zdalnie, 2 dni w biurze (adres: ul. X 10, Warszawa)”. Warto wprowadzić zasady dotyczące wykonywania obowiązków poza tradycyjnym miejscem pracy oraz sposób potwierdzania miejsca wykonywania pracy — na przykład przez wskazanie adresu zamieszkania pracownika.

Jeśli miejsce pracy może ulegać zmianie, pomocne jest określenie katalogu możliwych lokalizacji, np. lista miast czy oddziałów, albo zapis: „miejsce wykonywania pracy wskazywane przez pracodawcę w odrębnych ustaleniach”. W umowie powinien znaleźć się też sposób i termin powiadamiania o zmianie miejsca pracy — na przykład powiadomienie pisemne lub e‑mail na 7 dni przed planowaną zmianą. Trzeba uwzględnić skutki takiej zmiany dla warunków zatrudnienia:

• zasady rozliczania kosztów dojazdu (ryczałt, zwrot na podstawie faktur),
• ewentualne korekty wynagrodzenia,
• reguły dotyczące delegacji.

W przypadku pracy zdalnej warto doprecyzować kwestie wyposażenia stanowiska, odpowiedzialności za BHP oraz sposób ewidencjonowania czasu pracy i przerw. Miejsce wykonywania pracy powinno być też powiązane z zapisami o dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy oraz z wybranym systemem i rozkładem czasu pracy.

Przykładowe sformułowania do umowy:

• „Miejscem wykonywania pracy jest siedziba pracodawcy: ul. X 10, Warszawa.”
• „Miejscem pracy jest miejsce zamieszkania pracownika: ul. Y 5, Kraków — praca zdalna stała.”
• „Miejscem wykonywania pracy są oddziały wskazane przez pracodawcę; wykaz oddziałów stanowi załącznik do umowy.”

Dobre praktyki to precyzyjne zapisy o powiadomieniach przy zmianie miejsca oraz jasne powiązanie zapisów o miejscu pracy z wynagrodzeniem, rozliczeniem kosztów dojazdu i zasadami ewidencji czasu pracy.

Jak określić wymiar czasu pracy w umowie o pracę?

Dobowa norma czasu pracy to 8 godzin, a tygodniowa wynosi przeciętnie 40 godzin w ustalonym okresie rozliczeniowym. W umowie trzeba określić zarówno dobowy, jak i tygodniowy wymiar pracy oraz sposób ich obliczania. Należy jasno zapisać wymiar etatu — czy to pełny (1,0), czy część etatu (np. 1/2) — i podać odpowiadającą temu liczbę godzin tygodniowo lub miesięcznie. Zawrzeć trzeba też dobowy i tygodniowy rozkład czasu pracy (np. 8 h na dobę, 40 h w tygodniu) oraz system czasu pracy: podstawowy, równoważny, przerywany, zmianowy lub zadaniowy wraz z okresem rozliczeniowym.

Rozkład dni i godzin pracy powinien być opisany w umowie lub przez odesłanie do harmonogramu, a także warto wskazać, jak będą przekazywane grafiki — papierowo czy elektronicznie. Trzeba ustalić przerwy w pracy i minimalne odpoczynki: odpoczynek dobowy co najmniej 11 godzin i tygodniowy co najmniej 35 godzin. W umowie powinna się znaleźć informacja o zasadach pracy w godzinach nadliczbowych oraz formie rekompensaty — dodatkowym wynagrodzeniu lub czasie wolnym. Konieczne jest też określenie wymiaru płatnego urlopu w dniach i sposobu jego proporcjonalnego naliczania przy częściach etatu.

Przykładowe zapisy, które można umieścić w umowie:

• „Wymiar czasu pracy: 1,0 etatu — 40 godzin tygodniowo, rozkład: pon.–pt. 8:00–16:00.”
• „Wymiar czasu pracy: 1/2 etatu — 20 godzin tygodniowo; szczegółowy harmonogram zgodnie z miesięcznym grafikiem.”
• „System równoważny czasu pracy — dobowy wymiar do 12 godzin; okres rozliczeniowy 4 miesiące; zasady szczegółowo w regulaminie pracy.”

Przykład dotyczący urlopu: pracownik, który ma prawo do 20 dni urlopu (staż pracy krótszy niż 10 lat), otrzymuje urlop proporcjonalny do wymiaru etatu — przy 1/2 etatu będzie to 10 dni rocznie. Wymiar czasu pracy powinien być jednoznaczny, bo wpływa na uprawnienia pracownicze i naliczanie składek. Gdy obowiązują szczególne zasady — np. praca zmianowa, w niedziele i święta czy nieregularne grafiki — warto wskazać odniesienie do regulaminu pracy lub innego aktu wewnętrznego i określić, jak pracownik zostanie o tym poinformowany. Nieprecyzyjne zapisy utrudniają rozliczanie nadgodzin i urlopów, natomiast konkretne liczby i opis systemu czasu pracy zmniejszają ryzyko sporów i ułatwiają prowadzenie ewidencji.

Jakie obowiązki informacyjne ma pracodawca wobec pracowników?

Pracodawca musi przekazać pracownikowi wszystkie istotne warunki zatrudnienia. Informacje te powinny być udostępnione na piśmie lub w formie elektronicznej. Poniżej zestaw kluczowych danych, które powinny się znaleźć w takiej informacji:

• rodzaj umowy — np. okres próbny, na czas określony lub nieokreślony,
• data rozpoczęcia pracy,
• miejsce wykonywania obowiązków — w tym adresy, praca zdalna lub katalog dopuszczalnych lokalizacji,
• wymiar czasu pracy: pełen etat lub część etatu, dobowy i tygodniowy rozkład, system i sposób organizacji czasu pracy,
• wynagrodzenie: wysokość i składniki płacy, termin i sposób wypłaty oraz powiązanie z minimalnym wynagrodzeniem,
• warunki pracy i płacy oraz dodatkowe obowiązki lub ograniczenia, np. zakaz konkurencji czy obowiązek zachowania poufności,
• zasady rozwiązania stosunku pracy, w tym okresy wypowiedzenia oraz możliwość pracownika do domagania się wskazania przyczyny wypowiedzenia,
• regulacje dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych oraz sposób rekompensaty za takie godziny,
• wymiar urlopu w dniach i zasady jego naliczania proporcjonalnie do przepracowanego czasu,
• informacje o podleganiu systemowi zabezpieczenia społecznego (np. ZUS) — w tym dane o składkach i uprawnieniach do zasiłków.

Terminy i forma przekazania informacji są określone przepisami: podstawowe dane należy dostarczyć w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, informacje o zabezpieczeniu społecznym — w ciągu 30 dni, a wszelkie zmiany warunków pracy i płacy trzeba przekazać nie później niż w dniu ich wejścia w życie. Dokumenty można przekazać papierowo lub elektronicznie; warto stosować podpis lub inne potwierdzenie odbioru. Niezachowanie tych obowiązków może skutkować sankcjami administracyjnymi, karą grzywny oraz umożliwić pracownikowi dochodzenie roszczeń przed sądem pracy. Dobrą praktyką jest korzystanie z gotowych wzorów formularzy (np. w PDF), staranne dokumentowanie przekazania informacji (potwierdzenia odbioru, e-maile, załączniki) oraz jasne zapisanie liczb i terminów w umowie lub jej załącznikach — na przykład dokładnej liczby dni urlopu czy stawki wynagrodzenia. Przejrzyste informowanie pracowników nie tylko wypełnia obowiązek prawny, lecz także zmniejsza ryzyko sporów i poprawia klarowność warunków zatrudnienia.