Do kiedy firmy muszą wdrożyć whistleblowing?
Unijny prawodawca wskazał 17.12.2021 r. jako zasadniczy termin wdrożenia dyrektywy o ochronie sygnalistów. Do tego dnia państwa członkowskie miały obowiązek ustanowienia krajowych ram prawnych w zakresie whistleblowingu, czyli ujawniania nielegalnych, niedopuszczalnych, zachodzących w obrębie danej organizacji praktyk. Brak odpowiednich unormowań w polskim porządku prawnym, choć problematyczny, nie tamuje możliwości rozpoczęcia działań mających na celu stworzenie lub dostosowanie już istniejących w firmach procedur raportowania łamania prawa. Prawo tego nie zabrania, co więcej, stworzenie odpowiedniej wewnętrznej procedury jest pożądane z kilku powodów.
Schemat projektowania procedury whistleblowingowej
Mianowicie, aby procedura mająca funkcjonować w konkretnej firmie była efektywna, a nie tylko pozorna, należy zaprojektować jej założenia na szczeblu organu zarządzającego danego podmiotu (np. zarządu w spółce z o.o.). Następnie ogólne założenia wewnętrznego postępowania powinny zostać przedstawione prawnikowi, który stworzy profesjonalny akt prawa zakładowego. Tak powstały projekt powinien zostać skonsultowany z załogą zakładu pracy, a ewentualne poprawki dostosowane do całości projektu. Jest to tryb właściwy dla tworzenia zakładowego prawa pracy. Taki tryb przewidział polski ustawodawca w ramach projektu ustawy wdrożeniowej. Wspomniane konsultacje mogą zająć dużo czasu – tym więcej, im większa jest firma oraz uzwiązkowienie jej pracowników. Dlatego pomimo nieterminowości polskiego ustawodawcy, nie warto zwlekać. Pocieszające dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników jest jednak to, że obowiązujący je termin ustanowienia ram internal investigations (dochodzeń wewnętrznych) jest nieco bardziej odległy. Powinni oni bowiem wdrożyć whistleblowing do 17.12.2023 r.
Wyzwania na gruncie dyrektywy o ochronie sygnalistów
Dyrektywa o ochronie sygnalistów została pomyślana jako regulacja kompleksowa w zakresie zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych w sprawach dotyczących naruszenia prawa UE, dlatego jej zakres zastosowania jest bardzo szeroki. Rodzi to szereg wyzwań do pokonania,zarówno przez samego ustawodawcę, jak i przez funkcjonujące w obrocie podmioty gospodarcze. Dość wspomnieć o minimalnym rozmiarze zatrudnienia, zobowiązującym do ustanowienia wewnętrznej polityki raportowania. Zobowiązanie zasadniczo dotyczy podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób. Problem polega na określeniu momentu, na który wielkość zatrudnienia należy liczyć oraz konsekwencji ewentualnej późniejszej redukcji zatrudnienia poniżej tego poziomu. Odpowiednia regulacja powinna znaleźć odzwierciedlenie w ustawie implementującej dyrektywę. Nie mniej istotny jest problem interakcji zachodzących pomiędzy procedurą whistleblowingową a zakładowym prawem pracy (regulaminy pracy, wynagrodzeń, procedury antymobbingowe, antydyskryminacyjne, zasady ochrony danych osobowych itp.). Warto zauważyć, że whistleblowing nie wyłącza praw przysługujących sygnaliście na podstawie RODO. Po stronie pracodawcy leży również konieczność podjęcia decyzji o ewentualnym przekazaniu zadań związanych z ujawnianiem naruszeń prawa UE podmiotom zewnętrznym.
Ochrona sygnalistów
To, czym każdy pracodawca powinien szczególnie zainteresować się przygotowując firmę do nowych przepisów, jest potrzeba zapewnienia ochrony sygnalistom. Podejmują oni niekiedy poważne ryzyko w związku z ujawnieniem „niewygodnych” dla organizacji okoliczności. W tej mierze warto uświadamiać, że sygnalista to nie donosiciel, lecz ktoś, kto ujawnia nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji. Mogą one dotyczyć np. ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa produktów, zasad uczciwej konkurencji czy wydatkowania dotacji. Ujawnianie nieprawidłowości jest w tych przypadkach wyrazem dbałości o dobro wspólne. Niedopuszczalne jest zatem stosowanie jakichkolwiek metod odwetu ze strony współpracowników lub samego pracodawcy.
Do obowiązków pracodawców należy też zapewnienie poufności wszelkich informacji płynących od osoby raportującej potencjalnie ryzykowne zdarzenie. W praktyce przedsiębiorcy często próbują stworzyć we własnym zakresie odpowiednie wydziały (tzw. piony compliance), w których upoważnieni pracownicy (Compliance Officers) przyjmują oraz rozpatrują zgłoszenia. Często nie jest to jednak rozwiązanie efektywne, zwłaszcza w mniejszych firmach, gdzie ogromną rolę gra czynnik personalny. Rozwiązaniem może być całkowite wyoutsourcowanie omawianego zadania poza firmę – do podmiotu zewnętrznego, w tym do spółki zależnej. Jednym z najkorzystniejszych narzędzi jest zastosowanie automatycznego systemu do zarządzania raportami i informowaniem wewnątrz firmy. Dzięki niemu pracownicy mogą bezpiecznie zgłaszać problemy, pomagając tym samym pracodawcy reagować szybko i skutecznie.Rozwiązanie to stanowi swego rodzaju organizacyjny oraz kosztowy kompromis pomiędzy stworzeniem przez pracodawcę ram postępowania przy użyciu wyłącznie własnych nakładów, a powierzeniem obsługi zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu.
Podsumowanie
Wdrożenie przepisów dotyczących whistleblowingu nie należy do najłatwiejszych zadań. Pozwala jednak przedsiębiorcy utrzymać prowadzoną działalność w ramach wyznaczonych przepisami prawa. Działalność operacyjna spełniająca wymogi prawne jest efektywna oraz bezpieczna z punktu widzenia wizerunku firmy. Efektywna polityka raportowania nieprawidłowości wchodzi do zakresu kompleksowego systemu etycznego przedsiębiorstwa, obejmującego wewnętrzne formalne regulacje oraz pracę osób nadzorujących ich prawidłowe stosowanie.
