Podnoszenie kwalifikacji zawodowych może nastąpić jedynie na podstawie umowy określanej mianem szkoleniowej. Pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę zawiera się na piśmie. Powyższa umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy zawarte w Kodeksie pracy. Zawarcie omawianej umowy nie jest jednak obowiązkowe w każdej sytuacji podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Pracodawca nie musi bowiem jej podpisywać jeżeli nie zamierza zobowiązać swojego pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji.
Umowa szkoleniowa powinna być sporządzona i odpisana przez pracownika i pracodawcę jeszcze przed rozpoczęciem podnoszenia kwalifikacji zawodowych, czyli np. przed początkiem kursu lub szkolenia. Pamiętajmy, że pisemna forma umowy została zastrzeżona dla celów dowodowych, a zatem zgodnie z treścią art. 74 Kodeksu cywilnego – zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. Jednakże mimo niezachowania formy pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych, dowód ze świadków lub dowód z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, jeżeli żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo jeżeli fakt dokonania czynności prawnej będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma. Przepisów o formie pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.
Strony umowy szkoleniowej powinny dokładnie określić wzajemne prawa i obowiązki, które będą wiązały się z podnoszeniem kwalifikacji danego pracownika. Oczywiście umowa taka nie może zawierać w swej treści postanowień mniej korzystnych dla pracownika, niż obowiązujące przepisy Kodeksu pracy.
Wg M. Włodarczyka „Podstawowa treść tej umowy winna się zatem sprowadzać do określenia dodatkowych świadczeń pracodawcy na rzecz pracownika związanych z odbywaniem szkolenia oraz związanych z tym powinności pracownika. Z zasady uprzywilejowania pracownika wynika natomiast, że w umowie tej nie będzie można ograniczyć przewidzianych w art. 1031 i 1032 KP uprawnień pracownika do urlopu szkoleniowego oraz do zwolnienia z całości lub części dnia pracy, wprowadzić okresu pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przekraczającego 3 lata (art. 1035 pkt 2 KP) oraz zobowiązać pracownika do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę w innych przypadkach niż przewidziane w art. 1035 KP lub w wyższym wymiarze”.
