W wykonaniu swoich obowiązków związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy pracowników pracodawca zakłada i prowadzi kartę ewidencji czasu pracy obejmującą dane wyszczególnione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Przepisy nie zawierają instrukcji technicznych co do prowadzenia kart, więc jej forma i struktura zależy pracodawcy i może być prowadzona także w formie elektronicznej.
Zgodnie z rozporządzeniem, w ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się informacje o:
- pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
- dyżurach,
- urlopach,
- zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy,
- a w stosunku do pracowników młodocianych także o czasie ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Podkreślenia wymaga fakt, że lista obecności, którą prowadzi wielu pracodawców nie jest tożsama z opisaną kartą ewidencji, dlatego ważne, aby pracodawca w sposób zgodny z przepisami ewidencjonował czas pracy swoich podwładnych, ponieważ uchybienia w tej sprawie mogą skutkować nałożeniem grzywny w wysokości nawet do 30 000 zł.
