Instytucja AEO została wprowadzona do porządku prawnego Unii Europejskiej Rozporządzeniem (WE) nr 648/2005 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 kwietnia 2005r. zmieniającym Rozporządzenie Rady (EWG) nr 2913/92 ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Celny, z tym, że jej zastosowanie uzależnione było od opracowania i przyjęcia przepisów wykonawczych. Stało się to możliwe z dniem 1 stycznia 2008r., kiedy to weszły w życie przepisy Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1875/2006 z dnia 18 grudnia 2006r. zmieniającego Rozporządzenie (EWG) nr 2454/93 ustanawiające przepisy w celu wykonania Wspólnotowego Kodeksu Celnego. Z dniem 1 stycznia 2008r. AEO został wprowadzony we wszystkich państwach Unii Europejskiej.
Status AEO może zostać przyznany każdemu przedsiębiorcy mającemu siedzibę na obszarze celnym Wspólnoty Europejskiej.
Działalność przedsiębiorstwa musi być związana z cłami a sam przedsiębiorca musi spełnić odpowiednie warunki i kryteria wskazane we Wspólnotowym Kodeksie Celnym. Pierwszym kryterium jest przestrzeganie wymogów celnych co oznacza, że w ciągu ostatnich 3 lat poprzedzających złożenie wniosku nie doszło do poważnego naruszenia przepisów celnych przez wnioskodawcę, osoby kierujące przedsiębiorstwem wnioskodawcy lub nadzorujące takie przedsiębiorstwo, przedstawiciela prawnego reprezentującego wnioskodawcę w sprawach celnych lub osobę odpowiedzialną w firmie za sprawy celne. Kolejnym warunkiem jest posiadanie odpowiedniego systemu zarządzania ewidencjami handlowymi i transportowymi, który umożliwia właściwą kontrolę celną. Wypłacalność finansowa z kolei oznacza dobrą sytuację finansową, która umożliwia wnioskodawcy regulowanie jego zobowiązań stosownie do prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wypłacalność powinna być udowodniona w odniesieniu do ostatnich 3 lat. Podmiot wnioskujący o status AEO powinien również wykazać się odpowiednimi standardami bezpieczeństwa i ochrony zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i w kontaktach z klientami, dostawcami i usługodawcami zewnętrznymi. Status upoważnionego przedsiębiorcy przyznawany jest przez organy celne na wniosek przedsiębiorcy. Wniosek wraz z załącznikami należy złożyć do Izby Celnej właściwej dla siedziby firmy.
Dowodem posiadania statusu AEO jest świadectwo AEO.
Przepisy wyróżniają 3 rodzaje świadectw AEO:
- świadectwo AEO – uproszczenia celne – dla przedsiębiorców wnioskujących o korzystanie z uproszczeń przewidzianych w przepisach celnych,
- świadectwo AEO – bezpieczeństwo i ochrona – dla przedsiębiorców wnioskujących o korzystanie z ułatwień w zakresie kontroli celnej dotyczącej bezpieczeństwa i ochrony z chwilą wprowadzenia towarów na obszar celny Unii Europejskiej lub opuszczenia tego obszaru,
- świadectwo AEO – uproszczenia celne/bezpieczeństwo i ochrona – dla przedsiębiorców wnioskujących o korzystanie z obydwu powyższych ułatwień.
Podmiot, który posiada status AEO posiada uprawnienia do korzystania z ułatwień odnoszących się do kontroli celnej dotyczącej bezpieczeństwa oraz pozwala na uproszczenia przewidziane w ramach przepisów celnych.
Po pierwsze podlega mniejszej liczbie kontroli fizycznych i kontroli dokumentów niż inni przedsiębiorcy. Jeżeli zostanie wytypowany do kontroli będzie ona przeprowadzana w sposób priorytetowy. Ponadto ma możliwość wnioskowania o przeprowadzenie kontroli w miejscu dla niego najbardziej dogodnym. Może korzystać z uproszczeń celnych przewidzianych w przepisach prawa celnego a umożliwiających skrócenie czasu przeprowadzania operacji gospodarczych i logistycznych. Jest uprawniony do składania przywozowej deklaracji skróconej z ograniczonym zakresem danych bezpieczeństwa. Przedsiębiorca AEO ma także możliwość z korzystania z szeregu ułatwień organizacyjno-technicznych. Wśród nich należy wymienić: priorytetową obsługę zgłoszeń celnych i wniosków, specjalne miejsca obsługi, odrębne pasy ruchu na przejściach granicznych, mailową informację o istotnych zmianach przepisów.
Świadectwo AEO przyznane w jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest uznawane w całej Wspólnocie.
Warto podkreślić, iż w wielu krajach Wspólnoty przedsiębiorcy preferują współpracę z podmiotami AEO a wymóg posiadania AEO od swojego kontrahenta jest powszechną praktyką.
