Niezależnie od złożenia skargi w trybie odpowiedzialności zawodowej, zarząd wspólnoty mieszkaniowej równocześnie wystąpił z pozwem do sadu przeciwko zarządcy nieruchomości o wydanie dokumentów, które w ocenie zarządu są dokumentami wspólnoty mieszkaniowej. Ostatecznie przed sadem została zawarta ugoda, na mocy, której zarządca nieruchomości zobowiązał się do wydania wspólnocie w ciągu 5 dni dokumentacji finansowej. Wydanie dokumentacji nastąpiło na podstawie protokółu zdawczo – odbiorczego w terminie 5 miesięcy po wypowiedzeniu umowy o zarządzanie nieruchomością wspólna.
Jednakże wyrok sądowy nie miał wpływu na ocenę zasadności zarzutów rozpatrywanych przez Komisje Odpowiedzialności Zawodowej. Komisja w trakcie postępowania wyjaśniającego ustaliła, że umowa o zarządzanie nieruchomością wspólna została wypowiedziana przez zarządcę nieruchomości w terminie umownym. W umowie tej nie został określony termin przekazania dokumentów po zakończeniu wykonywania czynności zawodowych wynikających z zawartej umowy pomiędzy zarządem wspólnoty mieszkaniowej a zarządca nieruchomości.
Komisja Odpowiedzialności Zawodowej uznała, że zarządca nieruchomości, odmawiając wydania dokumentacji finansowej, działał w sprzeczności z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa zgodnie, z którym to na podatniku spoczywa obowiązek prowadzenia ksiąg i ich przechowywanie. Podatnikiem w omawianym przypadku była wspólnota mieszkaniowa i jej własność stanowiły dokumenty dotyczące spraw finansowych, które to zarządca nieruchomości prowadził w okresie, gdy odpłatnie na rzecz wspólnoty świadczył usługę zarządzania nieruchomością wspólna. Tym samym brak było podstaw do odmowy ich wydania przez zarządcę nieruchomości po rozwiązaniu umowy o zarządzanie. Z uwagi na to, że w umowie o zarządzanie nieruchomością wspólna nie określono terminów przekazania dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej, to zwrot tej dokumentacji powinien nastąpić niezwłocznie po zakończeniu wykonywania czynności zarządzania. W przedmiotowej sprawie Komisja stwierdziła, że przez okres 5 miesięcy po rozwiązaniu umowy o zarządzanie nieruchomością wspólna, zarządca nieruchomości przetrzymywał bez podstawy prawnej dokumenty.
Komisja Odpowiedzialności Zawodowej podkreśliła, że nie badała, jakimi intencjami kierował się zarządca nieruchomości, przetrzymując dokumentacje finansowa wspólnoty mieszkaniowej, jak również skutków, jakie zrodziło przetrzymywanie tej dokumentacji. Zarządca nieruchomości, wyjaśniając swoje postępowanie, co do nie przekazania dokumentacji, podnosił, iż w trybie ustawowym złożył do Urzędu Skarbowego wymagane deklaracje w imieniu wspólnoty mieszkaniowej.
Zważywszy na całość materiału dowodowego zgromadzonego w trakcie postępowania wyjaśniającego Komisja Odpowiedzialności Zawodowej stwierdziła, że zarządca nieruchomości nie wykazał należytej staranności w wykonywaniu czynności zarządzania przedmiotowa nieruchomością, czym naruszył art. 186 ust. 1 ustawy nieruchomościami gospodarce nieruchomościami i wnioskowała o udzielenia zarządcy nieruchomości kary dyscyplinarnej określonej w art. 188 ust. 2 pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. kary nagany.
