Zgoda udzielana jest wyłącznie na pisemny wniosek zainteresowanego – wzór wniosku określa załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 2006r. w sprawie trybu udzielania obywatelom polskim zgody na służbę w obcym wojsku lub w obcej organizacji wojskowej. Do wniosku należy dołączyć zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego – oryginał oraz potwierdzenie wpłaty opłaty lub przelewu na kwotę 10 zł – również oryginał – na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej. Obowiązek zapłaty powstaje z chwilą złożenia wniosku. Zapłaty można dokonać gotówką w kasie organu podatkowego, tj.: Urząd Miasta Stołecznego Warszawy Dzielnica Mokotów, ul. Rakowiecka 25/27, 02-517 Warszawa lub na rachunek Urząd Miasta Stołecznego Warszawy Dzielnica Mokotów Bank Citi Handlowy, nr konta 18 1030 1508 0000 0005 5002 3113; z dopiskiem „opłata skarbowa”. Wypełniony wniosek, oryginał zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego oraz oryginał potwierdzenia dokonania opłaty skarbowej należy przesłać na adres: Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Batorego 5, 02-591 Warszawa, a w przypadku byłych żołnierzy zawodowych na adres: Minister Obrony Narodowej, ul. Klonowa 1, 00-909 Warszawa. Złożenie wniosku nie powoduje obowiązku skierowania obywatela polskiego do komisji lekarskiej w celu określenia kategorii zdolności do czynnej służby wojskowej. Udzielenie zgody na służbę w obcym wojsku lub w obcej organizacji wojskowej nie rodzi odpowiedzialności organów Rzeczypospolitej Polskiej za następstwa podjęcia takiej służby.
Obywatele polscy zamieszkujący lub przebywający czasowo – powyżej trzech miesięcy – za granicą składają wniosek oraz zaświadczenie z KRK do właściwego organu – za pośrednictwem polskiego urzędu konsularnego i tam dokonują stosownych opłat. Obywatelowi polskiemu podlegającemu powszechnemu obowiązkowi obrony może być udzielona zgoda na służbę w obcym wojsku lub w obcej organizacji wojskowej tylko w przypadku, gdy odbył on zasadniczą służbę wojskową lub przeszkolenie wojskowe albo bez odbycia tej służby został przeniesiony do rezerwy, bądź nie posiada przydziału mobilizacyjnego, pracowniczego przydziału mobilizacyjnego lub przydziału organizacyjno-mobilizacyjnego. Zgoda na służbę w obcym wojsku lub w obcej organizacji wojskowej może zostać udzielone w przypadku, gdy wojskowy komendant uzupełnień, właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu obywatela lub pobytu czasowego trwającego ponad dwa miesiące nie planuje nadania temu obywatelowi żadnego z tych przydziałów oraz, gdy spełnione są łącznie następujące warunki: służba nie będzie naruszać interesów Rzeczypospolitej Polskiej, nie jest zakazana przez prawo międzynarodowe i nie wpłynie na zadania wykonywane przez Siły Zbrojne Rzeczypospolitej Polskiej.
Zgoda nie zostanie udzielona obywatelowi polskiemu, który został przeniesiony do rezerwy wskutek uznania przez właściwą komisję lekarską za niezdolnego do czynnej służby wojskowej w czasie pokoju (kat. „D”) lub za trwale i całkowicie niezdolnego do czynnej służby wojskowej w czasie pokoju oraz w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny (kat. „E”) oraz nie spełnił choćby jednego z wymienionych niżej obowiązków:
* nie dopełnił obowiązku zgłoszenia się do rejestracji przedpoborowych,
* nie dopełnił obowiązku stawienia się do poboru,
* nie ma uregulowanego stosunku do powszechnego obowiązku obrony,
* nie dopełnił obowiązku stawienia się przed wojskowym komendantem uzupełnień niezwłocznie po upływie okresu odroczenia,
* w przypadku kobiet posiadających kwalifikacje przydatne do czynnej służby wojskowej, obowiązanych do stawienia się do rejestracji lub poboru, które nie dopełniły tego obowiązku,
* nie zgłosił się na wezwanie właściwych organów w sprawach dotyczących powszechnego obowiązku obrony,
* nie spełnił wojskowego obowiązku meldunkowego,
* będąc do tego zobowiązany nie uzyskał zgody właściwego organy na wyjazd i pobyt za granicą;
* nie dopełnił obowiązku stawienia się do poboru,
* nie ma uregulowanego stosunku do powszechnego obowiązku obrony,
* nie dopełnił obowiązku stawienia się przed wojskowym komendantem uzupełnień niezwłocznie po upływie okresu odroczenia,
* w przypadku kobiet posiadających kwalifikacje przydatne do czynnej służby wojskowej, obowiązanych do stawienia się do rejestracji lub poboru, które nie dopełniły tego obowiązku,
* nie zgłosił się na wezwanie właściwych organów w sprawach dotyczących powszechnego obowiązku obrony,
* nie spełnił wojskowego obowiązku meldunkowego,
* będąc do tego zobowiązany nie uzyskał zgody właściwego organy na wyjazd i pobyt za granicą;
Ponadto zgoda nie zostanie udzielona, gdy obywatel polski nie został powołany i nie odbył służby wojskowej, ćwiczeń wojskowych żołnierzy rezerwy, ćwiczeń w jednostkach zmilitaryzowanych lub służby w obronie cywilnej, z przyczyn leżących po stronie obywatela. W sytuacji, gdy obywatel polski złożył wniosek o przeznaczenie go do służby zastępczej, został przeznaczony do tej służby, został skierowany do odbycia służby zastępczej, odbywał służbę zastępczą, został przeniesiony do rezerwy po odbyciu służby zastępczej lub bez jej odbycia – również nie dostanie zgody na służbę w obcym wojsku lub w obcej organizacji wojskowej. Gdy obywatel polski został skazany prawomocnym wyrokiem sądu na karę co najmniej jednego roku pozbawienia wolności, w tym także z warunkowym zawieszeniem jej wykonania, znajduje się w okresie próby wykonania warunkowego zawieszenia kary pozbawiania wolności, odbywa karę pozbawienia wolności lub oczekuje na jej wykonanie, bądź znajduje się w okresie próby w wykonywaniu warunkowo zawieszonej kary pozbawienia wolności lub odbywa karę ograniczenia wolności – to również nie zostanie mu udzielona zgoda. Zgody nie udziela się także w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny oraz w razie wprowadzenia na całym terytorium Rzeczypospolitej Polskiej stanu wojennego lub stanu wyjątkowego.
