Ogólnie rzecz biorąc sąd polubowny ma miejsce, gdy istnieje (sporządzony na piśmie) zapis umowny pozwalający na jego przeprowadzenie, w którym należy wskazać przedmiot sporu lub stosunek prawny, z którego spór wyniknął lub może wyniknąć. Zgodnie z treścią art. 1155 Kodeksu cywilnego, miejsce postępowania przed sądem polubownym wskazują strony, a w razie braku takiego wskazania określa je sąd polubowny, biorąc pod uwagę przedmiot postępowania, okoliczności sprawy i dogodność dla stron. Jeżeli miejsce postępowania przed sądem polubownym nie zostało określone przez strony ani przez sąd polubowny, uważa się, że miejsce tego postępowania znajdowało się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, gdy na tym terytorium wydane zostało orzeczenie kończące postępowanie w sprawie. Kodeks cywilny określa także, kto może być arbitrem w sądzie polubownym.
Zgodnie z art. 1169 i n. KC, strony mogą w umowie określić liczbę sędziów sądu polubownego (arbitrów). W braku takiego określenia powołuje się sąd polubowny w składzie trzech arbitrów. Postanowienia umowy przyznające jednej ze stron więcej uprawnień przy powołaniu sądu polubownego są bezskuteczne. Arbitrem może być osoba fizyczna bez względu na obywatelstwo, mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Arbitrem nie może być sędzia państwowy. Nie dotyczy to sędziów w stanie spoczynku. Strony mogą uzgodnić sposób powołania arbitrów. W braku takiego uzgodnienia arbitrów powołuje się w następujący sposób:
- jeżeli sprawa ma być rozpoznawana przez sąd polubowny składający się z nieparzystej liczby arbitrów, każda ze stron powołuje równą liczbę arbitrów, a następnie arbitrzy powołują arbitra przewodniczącego; jeżeli strona nie powoła arbitra lub arbitrów w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania drugiej strony, aby to uczyniła, lub jeżeli arbitrzy powołani przez strony nie powołali arbitra przewodniczącego w terminie miesiąca od dnia ich powołania, arbitra lub arbitrów lub arbitra przewodniczącego powołuje sąd na wniosek którejkolwiek ze stron;
- jeżeli sprawa ma być rozpoznawana przez jedynego arbitra, a w terminie miesiąca od dnia, w którym jedna ze stron zwróciła się o wspólne powołanie arbitra, strony tego nie uczyniły, arbitra powołuje sąd na wniosek którejkolwiek ze stron;
- jeżeli sprawa ma być rozpoznawana przez sąd polubowny składający się z parzystej liczby arbitrów, każda ze stron powołuje równą liczbę arbitrów, a arbitrzy wybierają ze swego grona przewodniczącego; jeżeli strona nie powoła arbitra lub arbitrów w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania drugiej strony, aby to uczyniła, lub jeżeli arbitrzy powołani przez strony nie wybrali arbitra przewodniczącego w terminie miesiąca od dnia ich powołania, arbitra lub arbitrów lub arbitra przewodniczącego powołuje sąd na wniosek którejkolwiek ze stron.
Strona lub strony mogą powołać także arbitra zastępczego na wypadek śmierci, ustąpienia, odwołania (wygaśnięcia powołania) arbitra przez nie wyznaczonego.
Jeżeli według umowy stron arbitra lub arbitra przewodniczącego ma powołać osoba trzecia, która nie dokonała tego w terminie przez strony określonym, a gdy strony tego terminu nie określiły, w terminie miesiąca od dnia wezwania jej, aby to uczyniła, każda ze stron może wystąpić do sądu z wnioskiem o powołanie arbitra lub arbitra przewodniczącego, chyba że strony postanowiły inaczej. Powołując arbitra, sąd bierze pod uwagę kwalifikacje, jakie arbiter powinien mieć stosownie do porozumienia stron, oraz inne okoliczności, które zapewniają powołanie na arbitra osoby niezależnej i bezstronnej. Powołując jedynego arbitra albo arbitra przewodniczącego w sporze między stronami mającymi miejsce zamieszkania lub siedzibę w różnych państwach, sąd powinien rozważyć potrzebę powołania osoby niezwiązanej z żadnym z tych państw.
Osoba powołana na arbitra powinna niezwłocznie ujawnić stronom wszystkie okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jej bezstronności lub niezależności. Arbiter może być wyłączony tylko wtedy, gdy zachodzą okoliczności, które budzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności lub niezależności, a także wtedy, gdy nie ma kwalifikacji określonych w umowie stron. Wyłączenia arbitra, którego strona sama powołała lub w powołaniu którego uczestniczyła, może ona żądać tylko z przyczyn, o których się dowiedziała po jego powołaniu. Pamiętajmy, że arbiter może ustąpić w każdym czasie. Jeżeli ustąpienie nastąpiło bez ważnych powodów, ponosi on wówczas odpowiedzialność za wynikłą stąd szkodę.
