W jakich terminach powinny być wystawiane dokumenty od wykonawców zagranicznych?

Dokumenty składane przez wykonawców zagranicznych, tak jak dokumenty podmiotów krajowych, powinny być wystawione w określonym terminie.

I tak, dokumenty potwierdzające:

1. brak zalegania z uiszczaniem podatków i opłat, oraz
2. brak zalegania z uiszczaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

muszą zostać wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków lub ofert.

Wobec pozostałych dokumentów wymagany termin wynosi nie mniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków lub ofert.

WAŻNE!

Wskazane powyżej terminy dotyczą również dokumentów zawierających oświadczenia wykonawcy złożone przed nota­riuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.

PRZYKŁAD:

Wykonawca zagraniczny przedstawił zamawiającemu oświadczenie złożone przed notariuszem, które stanowi dowód braku zalegania przez wykonawcę z opłaceniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz braku orzeczenia wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie. Dokument ten został wystawiony na 4 miesiące przed terminem składania wniosków/ofert. W takim przypadku zamawiający ma obowiązek, zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, we­zwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentu potwierdzającego, że nie zalega on z opłaceniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania wniosków/ofert.

Często zdarza się jednak, że przepisy zagranicznych systemów prawnych przyznają doku­mentom, wydawanych na ich podstawie, inne terminy ważności. Wówczas pojawia się dylemat, czy taki dokument może zostać uznany jako wystarczający dowód wykazania przez wykonawcę braku podstaw do wykluczenia.

Jeśli dokument nie spełnia wymogów rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów co do terminu jego wystawie­nia, zamawiający nie może domagać się, by wykonawca przedłożył oświadczenie np. przed notariuszem, gdyż instytucja ta znajduje zastosowanie tylko i wyłącznie w sytuacji całkowitego braku wydawania określonego dokumentu.

Niestety orzecznictwo w tym zakresie jest niejednolite. Większość wyroków wskazuje, że dokument, który zgodnie z prawem kraju pochodzenia (siedziby) wykonawcy jest ważny, zachowuje również aktualność w ro­zumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów (wyrok KIO z 31 marca 2009 r., sygn. akt KIO/UZP 330/09, wyrok KIO z 22 grudnia 2009 r. sygn. akt KIO/UZP 1791/09).

Niektóre zaś orzeczenia podkreślają, że polskiego i zagranicznego wykonawcę obowiązują te same zasady w zakresie ważności składanych dokumentów (wyrok KIO z 7 września 2009 r., sygn. akt KIO/UZP 1090/09; 1111/09).

Wydaje się, iż kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia tego problemu ma ustalenie (poprzez żądanie wyjaśnienia), czy wykonawca dysponuje lub dysponował możliwościami praw­nymi, by uzyskać nowy dokument, wystawiony w terminach wymaganych przez rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów.

Jeżeli wykonawca miał taką możliwość, to zamawiający powinien wezwać go do uzupełnienia dokumentu wystawionego w terminie 3 lub 6 miesięcy przed upływem terminu składnia wniosków/ofert. Jeśli zaś okaże się, że wykonawca może ubiegać się o nowy dokument wy­łącznie po wygaśnięciu ważności wystawionego już dokumentu, to wówczas należy uznać ten dokument jako wystarczający dowód spełniania warunku braku podstaw do wykluczenia.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228 ze zm.)
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz.U. z 1964.16.93 ze zm.)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz. U. z 2009 r. Nr 224, poz. 1795)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r. Nr 226, poz. 1817)