W jakiej formie powinny być składane dokumenty?

Zarówno polscy, jak i zagraniczni wykonawcy powinni składać dokumenty:

• w oryginale lub
• kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.

Dopuszczalne jest składanie dokumentów w formie elektronicznej, jednak dokumenty takie powinny być opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

WAŻNE!

Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości!

PRZYKŁAD:

Wykonawca zagraniczny dołączył do oferty dokument potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Z dokumentu tego nie można jednak odczytać, kto jest uprawniony do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. W tej sytuacji złożony przez wykonawcę dokument nie zawiera błędów. Nieczytelny fragment dotyczy bowiem sposobu reprezentacji wykonawcy, a nie zakresu związanego z otwarciem likwidacji czy ogłoszeniem upadłości, a więc wykazaniem się spełnieniem warunku udziału w postępowaniu. Zamawiający może w takim wypadku poprosić wykonawcę o przedstawienie oryginału dokumentu lub jego notarialnie poświadczonej kopii albo zwrócić się do wykonawcy z prośbą o złożenie wyjaśnień, kto jest uprawniony do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy.

Gdyby zaś kopia dokumentu była nieczytelna w zakresie związanym z otwraciem likwidacji lub ogłoszeniem upadłości, tj. w zakresie wykazania braku podstaw do wykluczenia, to dokument taki będzie uznany za błędny a zamawiający będzie miał obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia błędu w wyznaczonym terminie.

W jakim języku powinny być składane dokumenty?

Zasadniczo dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski. Tłumacze­nie to nie musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Z ORZECZNICTWA:

Nie ma podstaw prawnych, aby żądać od wykonawcy przed­stawienia tłumaczenia dokumentu na język polski sporządzonego przez tłumacza przysięgłego (wyrok KIO z 19 sierpnia 2008 r.; sygn. akt KIO/UZP 801/08).

Tłumaczenie nie jest jednak wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę na ich złożenie w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

Możliwość złożenia wniosków lub ofert w języku obcym zamawiający powinien przewidzieć w ogłoszeniu o zamówieniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W przypadku dopuszczenia innego języka należy uznać, że wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub oferta mogą zawierać dokumenty i informacje złożone w języku polskim i DOPUSZCZONYM PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO JĘZYKU.

PRZYKŁAD:

Zamawiający prowadzący postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę sprzętu komputerowego zażądał, aby wykonawcy wraz z ofertą przedstawili certyfikaty ISO i certyfikaty CE. Zamawiający dopuścił w ogłoszeniu o zamówieniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwość składania wniosków i ofert w języku angielskim jako języku powszechnie używanym w handlu międzynarodowym. Po jawnym otwarciu ofert jeden z wykonawców dokonał wglądu do innych ofert, następnie złożył protest, w którym wykazał, że inne dokumenty złożone przez innych wykonawców są wadliwe, gdyż postępowanie prowadzone jest w języku polskim, a dołączone certyfikaty są w języku angielskim.

W tym przypadku protestujący wykonawca nie ma racji. Dopuszczając w ogłoszeniu o zamówieniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwość składania wniosków i ofert w języku angielskim, zamawiający wyraził bowiem zgodę na składanie niezbędnych dokumentów w tym języku.

Co robić, gdy zakres informacji zawarty w polskich i zagranicznych dokumentach jest różny?

Zakres informacji, jakie powinny zawierać dokumenty składane przez wykonawcę za­granicznego, określa § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów.

W przypadku gdy zakres danych zawartych w dokumentach zagranicznych nie odpowiada zakresowi wymaganemu przepisami rozporządzenia, wykonawca zagraniczny zobowiąza­ny będzie przedstawić dokument zwierający adekwatne oświadczenie złożone przed uprawnionymi podmiotami.

W praktyce najczęściej pojawiają się problemy dotyczące weryfikacji dokumentów zagranicznych składanych na potwierdzenie braku karalności osób fizycznych. Treść tych dokumentów powin­na udowadniać, że określone osoby nie zostały prawomocnie skazane za przestępstwa wskazane w art. 24 ust 1 pkt. 4–8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

PRZYKŁAD:

W Republice Federalnej Niemiec Urząd Sprawiedliwości wydaje zaświadczenie o niekaralności dla osób fizycznych. Natomiast zakres informacji ujawniony w tym zaświadczeniu, jak stwierdziła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 2 marca 2010 r. (sygn. akt KIO/UZP 148/10; 155/10), nie obejmuje skazania za wszystkie przestępstwa wskazane w art. 24 ust. 1 pkt 4–8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dlatego też wykonawcy mający siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Niemiec na potwierdze­nie braku zaistnienia w stosunku do nich okoliczności wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 4–8 ustawy Prawo zamówień publicznych, zobowiązani są przedstawić oświadczenie złożone przed stosownymi podmiotami.

Nie ulega wątpliwości, iż obecność wykonawców zagranicznych w polskim systemie zamówień publicz­nych będzie się stopniowo zwiększać. Ma na to wpływ kilka czynników. Przede wszystkim, z uwagi na dynamiczny wzrost wartości krajowego rynku zamówień publicznych, który w 2009 r. osią­gnął kwotę prawie 127 mld złotych (9,4% PKB Polski z 2009 r.), polski rynek zamówień publicznych staje się coraz bardziej atrakcyjny dla podmiotów zagranicznych. Ponadto, wzrasta popyt zamawiających na zamówienia specyficzne, jak np. zakup praw licencyjnych do oprogramowania bądź baz da­nych, które na obecnym etapie rozwoju gospodarczego mogą być zrealizowane w większości przez wykonawców zagranicznych. Znajomość zasad uczestnictwa podmiotów zagranicznych w postępowaniu o udzielenie zamówienia staje się zatem dla zamawiających szczególnie wartościowa.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228 ze zm.)
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz.U. z 1964.16.93 ze zm.)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz. U. z 2009 r. Nr 224, poz. 1795)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r. Nr 226, poz. 1817)