W artykule 131 § 1 określono zasadę oficjalności doręczeń, czyli dokonywania doręczeń z urzędu przez operatora publicznego lub innego operatora pocztowego, osoby zatrudnione w sądzie, komornika oraz sądową służbę doręczeniową. Doręczenie adresatowi może nastąpić także przez wręczenie mu pisma bezpośrednio w sekretariacie sądu. Artykuł 132 określa wyjątek od zasady oficjalności doręczeń. Od momentu doręczenia odpisu pozwu pozwanemu, aż do zakończenia sprawy – adwokaci, radcy prawni, rzecznicy patentowi, radcy Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa doręczają sobie odpisy pism procesowych z załącznikami wraz z dowodem doręczenia odpisu stronie przeciwnej lub dowodem jego wysłania pismem poleconym.
W sytuacji, gdy stroną jest osoba fizyczna, doręczenia dokonuje się jej osobiście, a gdy nie ma ona zdolności procesowej – jej przedstawicielowi ustawowemu. Jeżeli natomiast doręczeń dokonuje się do rąk osoby niemającej zdolności procesowej, to jest ono bezskuteczne, chyba że zostanie zaakceptowane przez jej przedstawiciela ustawowego. Pisma procesowe lub orzeczenia dla osoby prawnej, jak również dla organizacji, która nie ma osobowości prawnej, doręcza się organowi uprawnionemu do reprezentowania ich przed sądem lub do rąk pracownika upoważnionego do odbioru pism. Natomiast pisma procesowe dla przedsiębiorców i wspólników spółek handlowych, wpisanych do rejestru sądowego na podstawie odrębnych przepisów, doręcza się na adres podany w rejestrze, chyba że strona wskazała inny adres dla doręczeń. Jeżeli ostatni wpisany adres został wykreślony jako niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy i nie zgłoszono wniosku o wpis nowego adresu, adres wykreślony jest uważany za adres podany w rejestrze. W przypadku, gdy ustanowiony został pełnomocnik procesowy lub osoba upoważniona do odbioru pism sądowych, doręczenia należy dokonać tym osobom. Doręczenia żołnierzom zasadniczej służby wojskowej, funkcjonariuszom Policji i Służby Więziennej dokonuje się przez ich organy bezpośrednio przełożone. Doręczenia osobom pozbawionym wolności dokonuje się przez zarząd odpowiedniego zakładu.
W dni ustawowo uznane za wolne od pracy, jako też w porze nocnej doręczać można tylko w wyjątkowych wypadkach za uprzednim zarządzeniem prezesa sądu. Za dni wolne od pracy uznane zostały: niedziele, 1 stycznia – Nowy Rok, pierwszy i drugi dzień Świąt Wielkiej Nocy, 1 i 3 maja, dzień Bożego Ciała, 15 sierpnia – Wniebowzięcie NMP, 1 listopada, 11 listopada, 25 i 26 grudnia. Warto uwypuklić, że Sąd Najwyższy uznał, iż sobota nie jest dniem uznanym ustawowo za wolny od pracy w rozumieniu art. 115 k.c. w zw. z art. 165 § 1 k.p.c. (uchwała składu siedmiu sędziów SN – zasada prawna z dnia 25 kwietnia 2003 r., III CZP 8/03, OSNC 2004, nr 1, poz. 1). Za porę nocną uważa się czas od godziny dwudziestej pierwszej do godziny siódmej.
Artykuł 135 normuje tzw. doręczenie właściwe, czyli do rąk adresata pisma. Doręczenia dokonuje się w mieszkaniu, w miejscu pracy lub tam, gdzie się adresata zastanie. Pierwszeństwo ma doręczenie w mieszkaniu, a dopiero w razie trudności z tym związanych – w miejscu pracy.
Przepisy ustawy nakładają na stronę, a jeśli nie ma ona zdolności procesowej – na jej przedstawiciela ustawowego, obowiązek zawiadamiania sądu o zmianie miejsca zamieszkania. W razie zaniedbania tego obowiązku ustawodawca – w art. 136 § 2 nakłada na strony i ich przedstawicieli ustawowych sankcję w postaci pozostawienia pisma sądowego w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że nowy adres jest sądowi znany.
Artykuł 138 reguluje tzw. doręczenie zastępcze. Polega ono na tym, że jeżeli doręczający nie zastanie adresata w mieszkaniu, może doręczyć pismo sądowe dorosłemu domownikowi, a gdyby go nie było – administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi, jeżeli osoby te nie są przeciwnikami adresata w sprawie i podjęły się oddania mu pisma. Dla adresata, którego doręczający nie zastanie w miejscu pracy, można doręczyć pismo osobie upoważnionej do odbioru pism.
Ponadto, ustawodawca określił dwie sytuację:
- niemożność doręczenia pism ani w sposób zwykły, ani zastępczy
- odmowę przyjęcia pisma.
W pierwszej sytuacji pismo złożone zostanie w placówce pocztowej operatora lub lokalu organu gminy, a awizo umieszcza się na drzwiach mieszkania lub w oddawczej skrzynce pocztowej z pouczeniem o terminie odbioru. W przypadku, gdy adresat nie odbierze pisma w ciągu 7 dni, to po upływie tego terminu następuje powtórna próba zawiadomienia. Pozostawienie zawiadomienia o miejscu złożenia pisma uzasadnia przyjęcie domniemania faktycznego, że zawiadomienie to dotarło do adresata najpóźniej z dniem ustania przyczyny, która uniemożliwiała doręczenie zwykłe. Datą doręczenia pisma sądowego w opisanym przypadku jest data, w której upłynął termin do odbioru złożonego pisma w oddawczym urzędzie pocztowym, jeżeli przed upływem tego terminu adresat nie zgłosił się po odbiór. Dwukrotne wysłanie i awizowanie przesyłki zawierającej odpis wyroku z uzasadnieniem stanowi spełnienie wymagania skuteczności doręczania pism sądowych przez pocztę, zapewniając realizację konstytucyjnej zasady prawa do sądu. Natomiast w drugiej sytuacji pismo zwraca się do sądu ze skutkiem doręczenia.
Pełnomocnikowi procesowemu kilku osób doręcza się jeden egzemplarz pisma i załączników. Natomiast, jeżeli jest kilku pełnomocników jednej strony, sąd doręcza pismo tylko jednemu z nich. Uprawnionemu przez kilku współuczestników sporu do odbioru pism sądowych doręcza się po jednym egzemplarzu dla każdego współuczestnika.
