Urlop szkoleniowy 2019 — zasady, wymiar i finansowanie

Co to jest urlop szkoleniowy 2019?

Prawo daje pracownikom możliwość uzyskania zwolnienia z pracy w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Przepis ten, zawarty w Kodeksie pracy, jest świadczeniem ustawowym i dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Urlop obejmuje różne formy kształcenia:

• kursy,
• szkolenia,
• studia podyplomowe,
• naukę dorosłych w trybach dziennym, wieczorowym, zaocznym i mieszanym.

Można go też wykorzystać na przygotowanie do egzaminów eksternistycznych, maturalnych i zawodowych, a także przy pisaniu pracy dyplomowej. Ustawodawca przewiduje, że urlop szkoleniowy ma zastosowanie w określonych sytuacjach i może wiązać się z wynagrodzeniem za czas nieobecności, dofinansowaniem kosztów szkolenia lub innymi świadczeniami pieniężnymi. Skorzystanie z tej formy wsparcia wymaga zawarcia pisemnej umowy szkoleniowej, która precyzuje obowiązki obu stron oraz zasady zwrotu kosztów w przypadku niewywiązania się z umowy. Pracodawca ma obowiązek wspierać rozwój pracowników, a w pewnych przypadkach współfinansować szkolenia — zwłaszcza gdy to on kieruje pracownika na kurs. W praktyce zasady te były stosowane, m.in. w 2019 roku, a pracownicy zachowują prawa wynikające z przepisów o urlopach szkoleniowych.

Komu przysługuje urlop szkoleniowy 2019?

Prawo przysługuje pracownikom, którzy podnoszą lub uzupełniają kwalifikacje związane z wykonywaną pracą. To ustawowe uprawnienie dotyczy osób zatrudnionych na umowę o pracę. Kilka najważniejszych kwestii:

• pracownicy będący w ostatnim roku studiów mogą skorzystać z urlopu na przygotowanie pracy dyplomowej oraz na przystąpienie do egzaminu dyplomowego,
• pielęgniarki i położne podlegają szczególnym zasadom — często muszą przedstawić dokument potwierdzający uczestnictwo w kształceniu,
• gdy to pracodawca kieruje pracownika na szkolenie, przysługuje mu prawo do urlopu; w takim przypadku inaczej kształtują się obowiązki stron i rozliczenia finansowe niż przy samodzielnej inicjatywie pracownika,
• jeśli szkolenie inicjuje sam pracownik, również ma prawo do urlopu, lecz zasady płatności i ewentualnego zwrotu kosztów mogą być odmienne niż przy skierowaniu przez pracodawcę,
• pracodawca może żądać przedstawienia dokumentów potwierdzających udział w kursie, szkoleniu lub studiach.

Odmowa podnoszenia kwalifikacji nie może skutkować negatywnymi konsekwencjami w zatrudnieniu. Szczegółowe zasady przyznawania i finansowania urlopu zależą od konkretnej sytuacji i od tego, kto inicjuje kształcenie, dlatego warto uzgodnić warunki na piśmie.

Jaki jest wymiar urlopu szkoleniowego 2019?

W 2019 roku standardowy wymiar urlopu szkoleniowego wynosi 6 dni roboczych dla pracowników przygotowujących się do egzaminów eksternistycznych, maturalnych lub zawodowych. W ostatnim roku studiów przysługuje 21 dni roboczych na przygotowanie pracy dyplomowej i przystąpienie do egzaminu dyplomowego, a w niektórych formach kształcenia — np. na studiach zaocznych — limit może sięgać nawet 28 dni roboczych.

Dni te liczy się jako robocze, więc weekendy i święta nie są wliczane. Wymiar urlopu zależy od trybu nauki (dzienny, wieczorowy, zaoczny lub mieszany), co powoduje różnice w dostępnych limitach. Podstawą prawną jest art. 103 Kodeksu pracy, natomiast szczegółowe regulacje dotyczące uczelni wyższych, szkół ponadpodstawowych i kształcenia podyplomowego zawierają akty wykonawcze i przepisy branżowe.

Gdy formy podnoszenia kwalifikacji trwają dłużej niż standardowe okresy, to pracodawca ustala wymiar urlopu szkoleniowego — dobrze, by takie ustalenia znalazły się na piśmie.

W jakich dniach udziela się urlopu szkoleniowego?

Urlop przysługuje w dniach, które dla pracownika są dniami pracy — może to być zwolnienie z całego dnia lub tylko z jego części, gdy obowiązkowe zajęcia, egzaminy końcowe lub konsultacje odbywają się w godzinach pracy. Na przykład, jeśli ktoś pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00, a zajęcia zaplanowano we wtorek między 14:00 a 18:00, otrzyma zwolnienie z części wtorkowego dnia pracy.

Gdy natomiast zajęcia lub egzamin wypadają w dniu wolnym od pracy, nie przysługuje dodatkowy dzień roboczy. Tryb kształcenia — dzienny, wieczorowy, zaoczny czy mieszany — wpływa na rozkład zwolnień oraz na liczbę wymaganych godzin lub dni do udokumentowania.

Wniosek pracownika powinien zawierać harmonogram zajęć lub terminy egzaminów, na podstawie których pracodawca określa konkretne dni i ewentualne zwolnienia z całych dni pracy. Pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu, gdy obecność na obowiązkowych zajęciach lub egzaminie jest konieczna i pracownik przedstawi odpowiednie dokumenty potwierdzające te terminy.

W praktyce możliwe są jednak rozwiązania alternatywne:

• przesunięcie grafiku,
• odpracowanie,
• zwolnienie tylko z części dnia, gdy zajęcia kolidują z rozkładem czasu pracy.

W jednostkach budżetowych harmonogramy i środki na takie zwolnienia planowane są z wyprzedzeniem w budżecie i grafikach służbowych.

Czy urlop szkoleniowy 2019 jest płatny?

Istotne znaczenie ma, kto inicjuje szkolenie oraz w jaki sposób pracownik zostaje na nie skierowany. Gdy to pracodawca wysyła pracownika na kurs lub organizuje zajęcia, pracownikowi przysługuje płatne zwolnienie na czas szkolenia, czyli zachowuje wynagrodzenie za ten okres. Natomiast jeśli szkolenie jest wynikiem wyłącznie decyzji pracownika, prawo nie gwarantuje mu automatycznie płatnego urlopu — często kończy się to bezpłatnym urlopem lub innym porozumieniem z pracodawcą, o ile przepisy nie stanowią inaczej.

Dla niektórych zawodów, na przykład pielęgniarek czy położnych, zasady wypłaty podczas urlopu szkoleniowego mogą być uregulowane odrębnie; w praktyce wynagrodzenie może być liczone podobnie do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Ważne jest, by kwestie finansowe zostały jasno określone w umowie o podnoszeniu kwalifikacji lub w wewnętrznej polityce firmy — mowa tu o:

• dofinansowaniu,
• dodatkowych świadczeniach,
• warunkach zwrotu kosztów, gdy umowa zostanie rozwiązana przed zakończeniem określonego okresu.

Źródła finansowania to m.in. Krajowy Fundusz Szkoleniowy, dlatego przed rozpoczęciem szkolenia warto dokładnie sprawdzić zasady finansowania i ewentualne obowiązki zwrotu kosztów. Podstawą prawną uprawnień jest art. 103 Kodeksu pracy, a szczegółowe reguły dotyczące płatności i rozliczeń wynikają z umowy stron lub przepisów szczególnych.

Jak złożyć wniosek o urlop szkoleniowy?

Wniosek o urlop szkoleniowy musi być złożony na piśmie. Powinien zawierać dane pracownika oraz szczegółowe informacje o planowanym kształceniu, takie jak:

• nazwa kursu lub uczelni,
• forma nauki (np. przygotowanie pracy dyplomowej),
• terminy zajęć lub datę egzaminu,
• liczba dni wolnych,
• proponowany rozkład nieobecności.

Do dokumentu dołączamy zaświadczenie potwierdzające potrzebę zwolnienia — może to być harmonogram zajęć, potwierdzenie terminu egzaminu, decyzja o przyjęciu na studia lub skierowanie. Wniosek należy dostarczyć pracodawcy z odpowiednim wyprzedzeniem; zaleca się 7–14 dni roboczych przed planowaną nieobecnością. Po otrzymaniu wniosku pracodawca informuje o decyzji na piśmie — akceptuje go lub wskazuje uzasadnienie odmowy. Gdy strony się porozumieją, sporządzana jest pisemna umowa szkoleniowa określająca prawa i obowiązki, w tym zasady zwrotu ewentualnych kosztów. Pracownik powinien zachować kopię wniosku i wszystkich załączników. Dane osobowe zawarte we wniosku będą przetwarzane zgodnie z polityką prywatności obowiązującą u pracodawcy. W razie sporu dotyczącego odmowy lub naruszeń przysługujące prawa można zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy.

Kiedy pracodawca musi finansować szkolenie i co wtedy zrobić?

Gdy pracodawca formalnie kieruje pracownika na szkolenie albo sam inicjuje jego kształcenie, ma obowiązek pokryć koszty takiego szkolenia. W praktyce oznacza to prawo do płatnego urlopu szkoleniowego i zachowanie wynagrodzenia za czas nieobecności. Szczegóły dotyczące finansowania i rozliczeń zwykle zapisuje się w pisemnej umowie szkoleniowej lub w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych — dokument ten powinien jasno określać zakres wsparcia, zasady zwrotu kosztów oraz ewentualne dodatkowe świadczenia.

Możliwe formy finansowania to na przykład:

• bezpośrednie opłacenie kursu przez pracodawcę,
• zwrot kosztów po przedstawieniu rachunków lub faktur,
• pokrycie opłat egzaminacyjnych,
• dofinansowanie z zewnętrznych źródeł (np. Krajowy Fundusz Szkoleniowy).

Warto w umowie określić konkretne kwoty albo procent refundacji, terminy rozliczeń oraz warunki zwrotu środków — na przykład w sytuacji rezygnacji z kursu lub rozwiązania umowy. Jako pracownik warto zadbać o formalności i dokumenty. Konkretnie:

1. Uzyskaj od pracodawcy skierowanie lub pisemne potwierdzenie, że to on inicjuje szkolenie.
2. Wynegocjuj i podpisz umowę szkoleniową — powinna określać, kto i za co płaci, sposób rozliczenia oraz ewentualny okres obowiązywania zobowiązania do zwrotu kosztów.
3. Przekaż harmonogram zajęć oraz zaświadczenia o terminach egzaminów, niezbędne do uzyskania urlopu szkoleniowego.
4. Gromadź rachunki i faktury i dostarczaj je do księgowości w formie przewidzianej w umowie; dowody płatności są podstawą zwrotu.
5. Uzgodnij z pracodawcą terminy zajęć oraz sposób rozliczania czasu pracy, jeśli kształcisz się w trybie zaocznym lub wieczorowym.

Jeżeli pracodawca bezprawnie odmówi finansowania albo nie wywiąże się z zapisów umowy, masz prawo zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy — najlepiej po wcześniejszych próbach wyjaśnienia sytuacji wewnętrznie. Zachowuj kopie wszystkich istotnych dokumentów: umowy, skierowania, rachunków i korespondencji. Pełna dokumentacja, z jasnymi zapisami o pokryciu opłat i zasadach zwrotu, znacząco zmniejsza ryzyko sporów i nieporozumień.