Czy szkolenia wliczają się do czasu pracy? Obowiązki pracodawcy i zasady

Czy szkolenia wliczają się do czasu pracy?

Zgodnie z art. 94(13) Kodeksu pracy, czas szkoleń zleconych przez pracodawcę albo tych, do których zobowiązuje go prawo, wlicza się do czasu pracy. Oznacza to, że taki czas podlega wynagrodzeniu i powinien być odnotowany w ewidencji czasu pracy. Nawet jeśli szkolenie odbywa się poza standardowymi godzinami, liczy się jako czas pracy, o ile pracownik bierze w nim udział na polecenie przełożonego; gdy w rezultacie dochodzi do przekroczenia dobowych lub tygodniowych norm, traktuje się go jako nadgodziny.

Z kolei kursy inicjowane przez pracownika — na przykład dobrowolne szkolenia czy studia podyplomowe — nie są wliczane do czasu pracy, chyba że pracodawca wyraźnie polecił w nich uczestniczyć. Szczegółowe zasady dotyczące wliczania oraz finansowania szkoleń mogą być określone w umowie o pracę, regulaminie pracy lub układzie zbiorowym. W przypadku niejasności stosuje się obowiązujące przepisy prawne i orzecznictwo, w tym orzeczenia Sądu Najwyższego.

Praktycznie rzecz biorąc, do czasu pracy zazwyczaj zalicza się:

• obowiązkowe szkolenia BHP,
• szkolenia wynikające z przepisów,
• szkolenia zlecone przez pracodawcę.

A wynagrodzenie za udział w nich odpowiada zwykłemu wynagrodzeniu lub zasadom ustalonym wewnątrz firmy.

Jakie szkolenia zalicza się do czasu pracy?

Czas pracy obejmuje siedem rodzajów szkoleń. Po pierwsze — wstępne i okresowe szkolenia BHP, np. instruktaż dla nowo zatrudnionych oraz cykliczne kursy dla pracowników administracji i produkcji. Po drugie — obowiązkowe kursy wynikające z przepisów prawa, takie jak uprawnienia SEP, szkolenia operatorów maszyn czy sanitarno‑epidemiologiczne. Po trzecie — szkolenia zlecone przez pracodawcę lub polecone przez przełożonego; mogą to być zarówno zajęcia wewnętrzne, jak i zewnętrzne związane z zakresem obowiązków. Po czwarte — kursy i dokształcanie konieczne do wykonywania określonego stanowiska, na przykład szkolenia specjalistyczne lub certyfikaty wymagane w umowie czy regulaminie. Po piąte — przedsięwzięcia narzucone przez układ zbiorowy pracy albo regulamin pracy; ich czas wlicza się do czasu pracy, gdy regulacje wewnętrzne obligują do udziału. Po szóste — podnoszenie kwalifikacji na polecenie pracodawcy, np. programy rozwoju kompetencji czy szkolenia produktowe. Po siódme — służbowe wyjazdy związane ze szkoleniem — czas podróży odbyty w godzinach pracy lub podczas wykonywania obowiązków również wlicza się do czasu pracy.

Dodatkowo: jeśli pracodawca finansuje kurs na prośbę pracownika, czas trwania wliczy się do czasu pracy tylko wtedy, gdy jednocześnie wyda polecenie lub nałoży obowiązek uczestnictwa. Dokumentacja prowadzona przy szkoleniach powinna wskazywać podstawę prawną, zakres obowiązków oraz rzeczywisty czas trwania. Kwalifikację konkretnych form kształcenia regulują m.in. art. 128 i art. 237 Kodeksu pracy oraz przepisy dotyczące urlopu szkoleniowego.

Czy szkolenie BHP wlicza się do czasu pracy?

Wstępne szkolenie BHP musi się odbyć zanim pracownik rozpocznie pracę. Czas przeznaczony na to szkolenie jest rejestrowany i wliczany do czasu pracy, a więc podlega wynagrodzeniu. Okresowe szkolenia BHP, realizowane zgodnie z przepisami, również traktuje się jako pracę — za ich organizację i pokrycie kosztów odpowiada pracodawca.

Gdy szkolenie zlecone przez pracodawcę ma miejsce poza zwykłymi godzinami pracy, ten czas też wlicza się do czasu pracy i może skutkować powstaniem nadgodzin. Zwyczajowo pracodawcy organizują obowiązkowe zajęcia w godzinach pracy, by nie naruszać doby i tygodniowego odpoczynku pracownika.

Dokumentacja szkoleniowa powinna zawierać:

• daty,
• zakres tematyczny,
• listy obecności,
• materiały — to dowód wykonania obowiązków z zakresu BHP.

Wynagrodzenie za czas szkolenia odpowiada normalnemu wynagrodzeniu pracownika, o ile umowa lub regulamin nie przewidują lepszych warunków. W razie wątpliwości podstawę prawną stanowią przepisy Kodeksu pracy, rozporządzenia BHP oraz wytyczne Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy szkolenia z inicjatywy pracownika wliczają się?

Szkolenie zainicjowane przez pracownika zwykle nie jest zaliczane do czasu pracy, chyba że wyraźnie wiąże się z zakresem jego obowiązków. Jeżeli udział został zlecony przez pracodawcę, on je zorganizował, sfinansował lub nakazał uczestnictwo — taki czas powinien być wliczony do czasu pracy. Prywatne studia podyplomowe i kursy same w sobie nie wchodzą w ten wymiar, o ile umowa o pracę, regulamin lub układ zbiorowy nie stanowią inaczej.

Pracodawca ma jednak obowiązek wspierać podnoszenie kwalifikacji pracowników. Może to wyglądać różnie:

• finansowanie szkoleń,
• refundacja kosztów,
• płatny urlop szkoleniowy,
• ujęcie uprawnień w regulaminie.

W praktyce często spotyka się zapisy o zwrocie kosztów — określają one okresy związania pracownika z firmą, zwykle od 12 do 36 miesięcy, a przy wcześniejszym odejściu obowiązuje proporcjonalny zwrot wydatków. W sporach o to, czy czas szkolenia należy zaliczyć do czasu pracy, kluczowe są zapisy umowne i dowody potwierdzające, kto organizował i finansował szkolenie. Przydatna dokumentacja to:

• program zajęć,
• lista obecności,
• rachunki lub potwierdzenia płatności — wszystko powinno jasno pokazywać, czy szkolenie dotyczyło obowiązków pracowniczych.

Planując kurs na własną rękę, warto wcześniej uzyskać od pracodawcy pisemne porozumienie określające finansowanie, zasady zwrotu kosztów lub wliczanie czasu szkolenia do czasu pracy. Sprawdzenie treści umowy o pracę i regulaminu pozwoli szybko ustalić przysługujące prawa: uczestnictwo w szkoleniach, zasady zwrotu wydatków oraz ewentualny urlop szkoleniowy.

Jakie obowiązki ma pracodawca w sprawie szkoleń i wynagrodzeń?

Kodeks pracy i wewnętrzne regulacje nakładają na pracodawcę konkretne obowiązki dotyczące szkoleń i wynagrodzeń. Przede wszystkim trzeba ustalić, jakie szkolenia są niezbędne ze względu na przepisy i charakter wykonywanej pracy, a następnie zorganizować je i pokryć ich koszty tam, gdzie wymaga tego prawo lub regulamin. Gdy to możliwe, szkolenia powinny odbywać się w godzinach pracy; jeśli jednak zachodzi konieczność odbycia ich poza tym czasem i prowadzi to do nadgodzin, pracownikowi przysługuje odpowiednia rekompensata zgodnie z zasadami dotyczącymi pracy nadliczbowej.

Pracodawca powinien też zapewnić:

• opłacenie wynagrodzenia za czas szkolenia, gdy ten czas jest wliczany do czasu pracy,
• zwrot uzasadnionych wydatków służbowych związanych ze szkoleniem — np. opłaty szkoleniowe, podróż czy nocleg — zgodnie z polityką firmy.

Ważne jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji:

• zakres i czas trwania szkoleń,
• listy obecności,
• inne dowody realizacji obowiązków szkoleniowych.

Zasady dotyczące szkoleń warto ująć w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub w polityce rozwoju zawodowego, by były jasne dla wszystkich. Pracodawca powinien również ułatwiać podnoszenie kwalifikacji, np. poprzez dopuszczenie do kursów, udzielanie zwolnień czasowych lub urlopów szkoleniowych, gdy przepisy lub umowy to przewidują.

Dokumenty finansowe i ewidencja czasu pracy muszą jednoznacznie wykazywać przeznaczony czas i podstawę wypłaty. Brak należytej organizacji lub dokumentacji może skutkować roszczeniami pracowników oraz kontrolami organów nadzoru. Jasne zapisy w regulaminie, pisemne porozumienia dotyczące finansowania szkoleń i staranna ewidencja zmniejszają ryzyko sporów i ułatwiają wypełnianie obowiązków pracodawcy wobec pracowników.

Kiedy czas szkolenia staje się nadgodzinami?

Nadgodziny powstają, gdy szkolenie zlecone przez pracodawcę przekracza 8 godzin na dobę lub 40 godzin w tygodniu. Również naruszenie prawa do 11 godzin odpoczynku dobowego albo 35 godzin odpoczynku tygodniowego może skutkować naliczeniem nadgodzin. Jeśli dojazd na szkolenie odbywa się w czasie pracy lub został polecony przez pracodawcę, czas przejazdu wlicza się do czasu pracy.

Dyżur uważa się za pracę, gdy pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy — wtedy szkolenie podczas dyżuru wlicza się do łącznego wymiaru czasu pracy. Przerwy przewidziane przepisami zaliczają się do czasu pracy; te nieobjęte regulacjami nie zwiększają podstawy godzinowej. Kodeks pracy reguluje zasady pracy nadliczbowej, a rekompensata za nadgodziny odbywa się albo w postaci czasu wolnego, albo jako dodatek do wynagrodzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dokumenty związane ze szkoleniem — polecenie udziału, lista obecności, ewidencja czasu pracy czy dowody dojazdu — powinny jasno wskazywać podstawę oraz liczbę godzin, by poprawnie zakwalifikować nadgodziny. Na przykład:

• przy 8‑godzinnym dniu pracy dodatkowe 2‑godzinne szkolenie po jego zakończeniu to już nadgodziny,
• szkolenie w dniu wolnym zwykle traktuje się jako pracę ponadnormatywną.

Ponadto dyrektywa 2019/1152 zobowiązuje pracodawców do informowania pracowników o warunkach zatrudnienia, w tym o czasie pracy i sposobie rozliczania nadgodzin.